FUNKCJE ADMINISTRACYJNE FIRMY: ZNACZENIE I PRZYKŁADY - DUDAS - 2024

Funkcje administracyjne to te obowiązki lub czynności, które każdy menedżer powinien wykorzystać, aby osiągnąć znakomite wyniki w krótkim i długim okresie w firmie. Funkcje te mają charakter uniwersalny, więc każdy menedżer może je wdrożyć w swojej pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, administratorzy uczestniczą we wspólnym zestawie funkcji, aby osiągnąć cele firmy. Te funkcje administracyjne zostały opisane przez Henri Fayola w jego książce „Industrial and General Administration” w 1916 roku.

Źródło: pixabay.com

Administracja, zwana również administracją biznesową, to zarządzanie biurem, firmą lub organizacją. Obejmuje sprawną organizację ludzi, informacji i innych zasobów w celu osiągnięcia celów firmy.

Informacje mają kluczowe znaczenie dla operacji biznesowych, a ludzie są zasobami, które wykorzystują informacje, aby zwiększyć wartość firmy. Oznacza to, że firmy będą miały trudności, jeśli nie będą miały jakiegoś rodzaju zarządzania administracyjnego.

Proces administracyjny

Gdy proces administracyjny jest realizowany w sposób systematyczny, korzystne wyniki generowane są w zarządzaniu przedsiębiorstwami. Proces ten zakłada, że ​​administracja wykonuje określone czynności zwane funkcjami administracyjnymi: planowanie, organizacja, koordynacja, kierowanie i kontrola.

Jest ceniony jako proces, ponieważ organizacja nie może być prowadzona, jeśli planowanie nie zostało ustalone, nie może być koordynowane, jeśli nie zostało zaplanowane i zorganizowane wcześniej itd., Dopóki nie może być kontrolowane, jeśli nie zostało zaplanowane, zorganizowane, skoordynowane i ukierunkowane działania.

5 funkcji administracyjnych w firmie

Funkcje te mają na celu wskazanie, w jakich dziedzinach będą prowadzone prace i gdzie zostaną podjęte wysiłki, oprócz rozwiązania problemu, jak wykonać zadania w każdym z tych obszarów, aby osiągnąć założone cele.

Funkcje te obejmują istotne elementy struktury firmy, pomagając organizacji efektywnie zarządzać zasobami i ludźmi.

Planowanie

Oznacza to możliwość decydowania z wyprzedzeniem, co robić, kiedy i jak to zrobić, a także kto powinien to zrobić. Nakreśl ścieżkę od miejsca, w którym znajduje się firma, do miejsca, w którym chce się znaleźć.

Funkcja planowania polega na wyznaczaniu celów i organizowaniu ich w logicznej kolejności. Ustal także strategie, których należy przestrzegać, aby je osiągnąć. Kierownictwo uczestniczy zarówno w planowaniu krótko-, jak i długoterminowym.

W planowaniu jedność musi rządzić i musi być precyzyjna, a także elastyczna i ciągła w określony sposób. Należy wziąć pod uwagę wcześniejsze doświadczenia, aby uniknąć wszelkich problemów przedstawionych wcześniej.

Organizacja

Obejmuje określenie obowiązków do wykonania, pogrupowanie ich w działy lub oddziały oraz określenie relacji organizacyjnych.

Celem jest osiągnięcie skoordynowanych wysiłków wszystkich elementów organizacji. Organizacja musi wziąć pod uwagę przekazanie uprawnień i odpowiedzialności oraz zakres kontroli w jednostkach nadzorczych.

Dobra organizacja pracy jest niezbędna, ponieważ w ten sposób można uporządkować czynności do wykonania tak, aby struktura firmy była solidna.

Koordynacja

Chodzi o powiązanie procedur z zadaniami realizowanymi w firmie w celu ich uzupełnienia i pomocy w pracy każdego z pracowników.

Jego celem jest konsolidacja wszystkiego, co się robi, aby osiągnąć cele i cele ogólne, jakie proponuje firma.

Adres

Prowadzi ludzi w sposób, który realizuje cele firmy. Oznacza to odpowiednią alokację zasobów i zapewnienie skutecznego wsparcia.

Przywództwo wymaga wyjątkowych umiejętności interpersonalnych i zdolności motywowania ludzi. Należy znaleźć właściwą równowagę między naciskiem na potrzeby personelu a naciskiem na produkcję ekonomiczną.

Musi być przeprowadzony przez kierownika, aby pracownicy mogli podjąć określone działania i osiągnąć zaplanowane cele.

Kontrola

Jest to funkcja, która ocenia jakość we wszystkich obszarach i wykrywa potencjalne lub rzeczywiste odchylenia w planie organizacji.

Gwarantuje to wysoką jakość wykonania i zadowalające wyniki, przy zachowaniu uporządkowanej i bezproblemowej kontroli środowiska, w tym informacji do pomiaru zarządzania wydajnością i realizacji działań naprawczych.

Sprawdza i ocenia, czy zadania do wykonania w firmie są wykonywane prawidłowo. Ponadto musisz być świadomy poprawiania wygenerowanych błędów, a także tego, że istnieje jakiekolwiek odchylenie od celów.

Znaczenie

Utrzymywanie zdrowych finansów

Jeśli nie kontrolujesz wydatków, nie ograniczasz marnotrawstwa i nie masz zaufania do swoich danych, nie możesz utrzymać swoich finansów w dobrym stanie. Jeśli zorganizowane są wszystkie obszary firmy, w tym dział finansowy, o wiele łatwiej jest zarządzać przepływem gotówki.

Bardzo pomocne jest ustalenie częstotliwości i metod utrzymania tej kontroli. Informacje powinny być również scentralizowane, aby uniknąć powielania i błędów podczas wysyłania ich do innych lokalizacji.

Dlatego musisz zastąpić wiele arkuszy kalkulacyjnych jednym niezawodnym systemem, który jest aktualizowany przez niewielką liczbę osób.

Zwiększ produktywność

Możesz określić, które zespoły najlepiej wykonują określone zadania i pozwolić im skupić się na mocnych stronach. Zidentyfikowanie błędów w procesie i ich poprawienie zaowocuje wydajniejszą metodologią, która będzie marnowała mniej czasu, a także mniej zasobów.

Identyfikując i korygując błędy, można produkować więcej w krótszym czasie i zużywać mniej zasobów w procesie, zapewniając lepsze wyniki.

Pomóż osiągnąć cele

Zarządzanie administracyjne umożliwia osiągnięcie wymaganych wyników. Dzieje się tak, ponieważ koncentruje się na realizacji bardziej efektywnych procesów, które świadczą o osiągnięciu celów.

Generuj satysfakcję klientów

Najbardziej wydajne procesy znajdują odzwierciedlenie w jakości i terminowości, dzięki czemu klienci spełniają ich potrzeby. Relacje z klientami mogą być bliższe, pomagając lepiej zrozumieć ich potrzeby, aby oferować produkty i usługi, które ich satysfakcjonują.

Promuj decyzje oparte na danych

Decyzje podejmowane są na podstawie wyników. Oznacza to, że jeśli wszystko, co się dzieje, jest monitorowane, zostanie to zapisane w danych. Na podstawie tych danych można podejmować bardziej precyzyjne decyzje, analizując przeszłe i obecne scenariusze, aby planować na przyszłość.

Przykłady

Funkcja komercyjna

To funkcja, która łączy firmę z otoczeniem zewnętrznym. Odpowiada za wszystkie działania wymagane, aby wyprodukowane towary i usługi dotarły do ​​klientów.

Poprzez analizę rynku stara się ustalić, jaki produkt lub usługa jest wymagana do wyprodukowania, do jakich osób chcesz kierować reklamy, w jaki sposób będzie promowana, gdzie będzie sprzedawana, jaka będzie jej cena itp.

Działanie to ma na celu sprawienie, aby klient czuł się zadowolony z dostarczonego produktu lub usługi, a nie z innych, które inne firmy wprowadziły na rynek.

Księgowość

Utrzymuje kontrolę nad zasobami, którymi dysponują firmy, aby efektywnie nimi zarządzać. Najpierw należy ustalić proces księgowy, przeprowadzając etapy automatyzacji, wyceny i rejestracji.

Ponadto informuje poprzez sprawozdania finansowe o prowadzonej przez firmę działalności. Musi wskazywać, jakie są zasoby i ile jest długów, produktów, wydatków i aktywów, dokonując również oceny wyników przedsiębiorstwa.

Informacje oferowane przez księgowość firmy są niezbędne, aby móc podejmować decyzje zarówno właścicieli, jak i menedżerów.

Finanse

Zaplanuj zasoby gospodarcze w taki sposób, aby ich wykorzystanie było jak najbardziej optymalne. Ponadto bada źródła finansowania, aby przyciągnąć zasoby, gdy firma ich potrzebuje.

Ma na celu zmniejszenie niepewności związanej z inwestycją w celu osiągnięcia maksymalnej rentowności firmy lub zysku na akcję.

Higiena

Jest definiowana jako działanie mające na celu ochronę nietykalności cielesnej pracowników i zapobieganie wypadkom w przyszłości. Kontroluje i zapobiega zagrożeniom środowiskowym dla ludzi w firmie, które mogą powodować choroby.

Odpowiada za zminimalizowanie istniejących zagrożeń dla pracowników i zespołów roboczych we wzajemnych relacjach.

Bibliografia

1. Kursy online (2020). Funkcje administracyjne. Zaczerpnięte z: ecoursesonline.iasri.res.in.
2. Referencje (2020). Co to jest funkcja administracyjna? Zaczerpnięte z: reference.com.
3. Instytut Zarządzania Administracyjnego (2020). Zarządzanie administracyjne. Zaczerpnięte z: instam.org.
4. Encyklopedia ekonomiczna (2020). Funkcje administracyjne. Zaczerpnięte z: encyclopediaeconomica.com.
5. Sabino Ayala Villegas (2006). Proces administracyjny i jego podstawowe funkcje. Zaczerpnięte z: gestiopolis.com.
6. Mój Abcm (2020). Dowiedz się, jak ważne jest zarządzanie administracyjne w biznesie. Zaczerpnięte z: myabcm.com.