ZARZĄDZANIE ADMINISTRACYJNE: FUNKCJE I PROCESY - DUDAS - 2026

Zarządzanie administracyjne jest zbiorem form, działań i mechanizmów, które pozwalają na korzystanie z zasobów ludzkich, finansowych spółki i materiałów w celu osiągnięcia celu. Opiera się na czterech podstawowych zasadach; kolejność jest pierwsza, według każdego pracownika musi zajmować stanowisko, do którego jest przeszkolony.

Brak porządku prowadzi do mniej wydajnej pracy i niewłaściwego wykorzystania zasobów. Druga zasada to dyscyplina; W zarządzaniu administracyjnym dyscyplina jest ważnym aspektem, ponieważ zasady i przepisy muszą być przestrzegane i szanowane przez wszystkich.

Trzecią zasadą jest jedność dowodzenia. Pracownik musi wiedzieć, komu zgłosi swoją pracę i od kogo będzie otrzymywał zlecenia, aby uniknąć błędnych komunikatów, które szkodzą jakości pracy. Wreszcie, zachęcanie pracowników do podejmowania inicjatyw i docenianie ich ma kluczowe znaczenie dla motywacji; Będzie to miało pozytywny wpływ na środowisko pracy i osiągnięcie celów.

Zarządzanie administracyjne jest dla organizacji istotne, ponieważ stanowi podstawę realizacji zadań własnych grupy, a także tworzy sieć ukierunkowaną na realizację celów biznesowych.

cechy

Realizacja procesów zarządczych

Procesy zarządzania muszą być przeprowadzane właściwie, tak aby każda z funkcji administracyjnych była skuteczna.

Muszą one obejmować planowanie, organizację, kierowanie i kontrolę, a wszystko to w oparciu o realizację celów.

Rekrutacja

Odnosi się do doboru, szkolenia, stażu i wynagrodzenia personelu. Osiągnięcie celów organizacji zależy od posiadania odpowiedniego personelu, dla którego należy zachować zainteresowanie zaspokajaniem potrzeb pracowników, a jednocześnie być lojalnym wobec organizacji.

Ochrona aktywów

Majątek organizacji musi być chroniony przed niewłaściwym wykorzystaniem, utratą lub szkodą spowodowaną kradzieżą, pożarem lub innymi środkami.

Z tego powodu konieczne jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji dla każdego rodzaju aktywów, pociągając personel do odpowiedzialności za jego prawidłowe użytkowanie i ochronę.

Public relations

Jedną z ważnych funkcji zarządzania administracyjnego jest tworzenie i utrzymywanie różnych linii komunikacji między organizacją a jej otoczeniem (klienci, udziałowcy, pracownicy, dostawcy, konsumenci).

Ustal sekwencje pracy

Aby zapewnić stabilne i nieprzerwane wykonywanie pracy administracyjnej, należy opracować określone rutynowe systemy i procedury. Jest to motywowane naturą współzależności i współzależności między określonymi zadaniami każdego działu.

Zakup środków trwałych

W każdym dziale istnieje potrzeba posiadania odpowiedniego majątku trwałego, aby móc efektywnie i ekonomicznie wykonywać wykonywane tam prace. Dlatego przy wyborze i zakupie każdego rodzaju wymaganego środka trwałego należy postępować zgodnie ze standardową procedurą.

Ważnym aspektem jest przeprowadzenie wykrywania i oceny rzeczywistego zapotrzebowania na aktywa, dzięki czemu można uniknąć niepotrzebnych wydatków, które mają wpływ na finanse firmy.

Projektowanie i kontrola kształtu

Ponieważ praca administracyjna ma szczególne cechy, używane formularze muszą być zaprojektowane tak, aby dostarczać wymaganych informacji w odpowiedni sposób.

Obowiązkiem administracji jest zaprojektowanie tych formularzy i próba ujednolicenia ich stosowania w celu obniżenia kosztów.

Zakup materiałów piśmiennych i biurowych

Artykuły te muszą odpowiadać potrzebom użytkowników, gdyż wpłyną na systematyczne i szybkie wykonanie wykonywanej pracy.

Dlatego ważne jest zapewnienie standaryzacji, selekcji i zakupu tych materiałów, a także ich dystrybucji do innych działów, gdy jest to konieczne.

Procesy zarządzania administracyjnego

Planowanie

Planowanie jest kamieniem węgielnym tego procesu, ponieważ na jego podstawie zostaną wyprowadzone kolejne działania. Aby przeprowadzić efektywny proces, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

- Miej jasne cele.

- Zbadaj otoczenie, w którym będą wykonywane prace.

- Zidentyfikuj i przypisz zadania, które pomogą osiągnąć cele.

- Sporządź kompleksowy plan osiągnięć, w którym zostaną wyeksponowane elementy kreatywne, które pomagają w efektywnym wykonywaniu pracy.

- Określić zasady, metody i procedury wymagane do wykonania pracy.

- Twórz systemy ostrzegawcze, które pozwalają przewidywać działania w przypadku przyszłych problemów.

- Stale aktualizować plany, uwzględniając wyniki przeprowadzanych na nich kontroli.

Organizacja

Aby odnieść sukces, wszystkie zasoby ludzkie, finansowe i materialne, które są związane z wykonywaną pracą, muszą być skoordynowane.

Obejmuje to ustalenie zestawu reguł i przydziałów zadań, które muszą być ściśle przestrzegane przez zaangażowane osoby. Niektóre z tych działań to:

- Podziel pracę biorąc pod uwagę jednostki operacyjne.

- Zadania grupowe według zadań.

- Strukturyzacja jednostek operacyjnych według kryteriów łatwości zarządzania i powinowactwa pracy.

- Wybierz personel, który posiada umiejętności wymagane do wykonywania określonej pracy.

- Ustalenie korekt w przeprowadzonych działaniach na podstawie wyników ich kontroli.

Kierunek lub wykonanie

Aby zachować zgodność z zaplanowanymi i zorganizowanymi strategiami, konieczne jest podjęcie działań, które je inicjują i zapewniają ciągłość.

Wśród tych działań są takie działania, jak kierowanie działalnością i promowanie rozwoju pracownika w sprawach zawodowych i osobistych, tak aby ta motywacja przełożyła się na skuteczne osiągnięcie celu. Te strategie mogą być:

- Prowadzić i zachęcać grupę do osiągnięcia celu.

- Ustanowić bezpośrednią, otwartą i przejrzystą komunikację z każdą z osób zaangażowanych, bezpośrednio lub pośrednio, w pracy.

- Rozwijaj potencjał każdego członka.

- Stwórz zachęty dla pracowników, którzy wyróżniają się określonymi z góry kryteriami, takimi jak między innymi kreatywność, szybkość realizacji.

- Ustanowić mechanizmy stałej oceny procesu realizacji, aby w razie potrzeby korygować działania.

Kontrola

Ważne jest, aby wdrażać strategie weryfikujące, czy to, co zostało zaplanowane, zorganizowane i wykonane, postępuje w sposób zadowalający i efektywny w kierunku osiągnięcia celu.

Umożliwi to podjęcie decyzji o zastąpieniu czynności lub przeorientowaniu procesu, pozwalając na jego optymalizację. Oto niektóre z działań, które należy wykonać:

- Dokonać porównań wyników z ogólnymi planami firmy.

- Oceń produkt pracy w oparciu o jego standardy wykonania.

- Podaj do publicznej wiadomości środki, które mają być użyte w pomiarach.

- Przekaż sugestie odpowiedzialnemu personelowi w celu skorygowania niezbędnych działań.

Bibliografia

1. Money Matters (2018). Funkcje zarządzania administracyjnego nowoczesnego biura. Nauka konta. Zaczerpnięte z: accountlearning.com.
2. Mój przewodnik MBA (2018). Funkcje administracyjne lub zarządcze biura. Zaczerpnięte z: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Zarządzanie administracyjne. Zaczerpnięte z: manage-net.com.
4. ABCM (2018). Dowiedz się, jak ważne jest zarządzanie administracyjne w biznesie. Zaczerpnięte z: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Pięć funkcji zarządzania (Fayol). Toolshero. Zaczerpnięte z: toolshero.com.