INWENTARYZACJA ZASOBÓW LUDZKICH: ELEMENTY I PRZYKŁAD - DUDAS - 2026

Inwentaryzacja zasobów ludzkich jest szczegółowy zapis podstawowych informacji o osoby, które pracują w organizacji. Daje to firmie poznanie potencjału ludzkiego, jakim dysponuje, a tym samym umożliwia podejmowanie decyzji, które pozwalają na efektywne wykorzystanie tych zasobów.

W dzisiejszych czasach inwentaryzacja ta stała się bardzo ważnym narzędziem, ponieważ systematycznie dostarcza danych o wiedzy i umiejętnościach pracowników. Stanowiłoby to podstawę szkoleń, awansów lub ewentualnych możliwości otwarcia nowych miejsc pracy.

Z tych powodów priorytetem jest, aby inwentaryzacja zasobów ludzkich aktualizowała informacje, aby zagwarantować, że zawarte w nich dane są istotne i użyteczne. W firmie najważniejszym kapitałem są pracownicy, od nich w dużej mierze zależy jej funkcjonowanie i ewolucja.

Dzięki dobrej inwentaryzacji zasobów ludzkich firma zwiększy zdolności i umiejętności pracowników, z powodzeniem zmierzając do osiągnięcia swoich celów.

Elementy inwentaryzacji zasobów ludzkich

Wygodne jest wdrożenie niestandardowej inwentaryzacji zasobów ludzkich w firmie. Ideałem jest zaprojektowanie własnego instrumentu, który może dostarczyć informacji potrzebnych firmie. Oto niektóre z przedmiotów, które zawiera ten ekwipunek:

Ogólne dane

Umożliwiają one posiadanie informacji indywidualnych i rodzinnych związanych z pracownikiem, co pozwoli na globalną wizję pracownika w tych aspektach. Ten element jest podzielony na dwie sekcje:

Informacje osobiste

Dane w tej sekcji składają się na identyfikację pracownika, takie jak numer identyfikacyjny, imię i nazwisko pracownika, miejsce i data urodzenia, wiek, narodowość, płeć, stan cywilny, adres domowy, numer telefonu w pokoju i telefon komórkowy.

Informacja rodzinna

Ta sekcja zawiera dane dotyczące członków najbliższej rodziny pracownika. Na przykład pełne imiona ojca i matki, wiek rodziców, pełne imię małżonka, wiek współmałżonka, liczba dzieci, imiona i nazwiska dzieci, data urodzenia dzieci, wiek dzieci.

Doświadczenie zawodowe

Historia zatrudnienia pracownika ma ogromne znaczenie. Dzięki tym informacjom możesz stworzyć profil dotyczący ich rozwoju zawodowego.

Wszystkie firmy, w których pracowałeś, powinny być wymienione, zaczynając od najnowszej. Dla każdej firmy należy wskazać:

- Nazwa firmy.

- Telefon i adres.

- Data wejścia i data zakończenia.

- Pełnione stanowiska i pełnione funkcje.

- Nazwisko i stanowisko ostatniego bezpośredniego szefa.

- Przyczyna wyjścia.

Dane dotyczące zdrowia

Składa się ze szczegółowego raportu i jego zbiorów, w których odzwierciedla się integralny stan zdrowia pracownika, takich jak:

- Badania lekarskie i laboratoryjne przeprowadzane przed zatrudnieniem.

- Egzaminy lekarskie przed wyjazdem i po wakacjach.

- Alergie.

- Fizyczne ograniczenia w wykonywaniu jakiejś pracy.

Umiejętności i zdolności

Tutaj wszystkie umiejętności i zdolności, które posiada pracownik, zostaną odzwierciedlone, niezależnie od tego, czy są one bezpośrednio związane ze stanowiskiem, które zajmuje pracownik w organizacji. Podano również ich mocne i słabe strony.

Szkolenie akademickie

Odnosi się do wszystkich informacji dotyczących poziomu wykształcenia pracownika.

- Podstawowa edukacja.

- Wyższa edukacja.

- Studia podyplomowe (specjalizacja, magisterskie, doktoranckie).

- Odbyte kursy i warsztaty.

- Znajomość języków obcych.

- Inne doświadczenia programowe (publikacja prac, podziękowania od podmiotów publicznych lub prywatnych).

Wykonywanie pracy w firmie

Ten element obejmuje wyniki wszystkich ocen wyników ich pracy w odniesieniu do pracownika na każdym z zajmowanych przez niego stanowisk w firmie.

Ocena

Zrozum informacje dostarczane przez testy postaw, logiki i osobowości, które składają się na te oceny.

Jak to jest zrobione?

Dane mogą być zapisywane i przechowywane na dwa sposoby: ręcznie lub cyfrowo. Oba oferują pozytywne i negatywne aspekty zapasów, a ich użycie będzie zależało od wielkości i cech struktury organizacyjnej.

Najlepiej byłoby zbierać i przechowywać informacje o zasobach kadrowych, łącząc najlepsze z nich.

Aby przygotować wykaz zasobów ludzkich, należy wykonać szereg kroków, które opisano szczegółowo poniżej.

Poznaj pracowników

Znajomość personelu ma ogromne znaczenie. Idealnie byłoby móc określić, jaki rodzaj komunikacji (ustnej lub pisemnej) jest mocną stroną pracownika, ponieważ pomogłoby to w określeniu idealnego narzędzia do zbierania informacji.

Jeśli kwestionariusz zostanie zastosowany do kogoś, kto ma trudności z pisaniem lub wywiad z osobą bardzo wycofaną, wyniki nie będą całkowicie wiarygodne.

Wszystkim informacjom zawartym w spisie zasobów ludzkich muszą towarzyszyć odpowiednie wsparcie i środki ostrożności, które pozwolą zagwarantować te informacje.

Rozmowa kwalifikacyjna przed zastosowaniem narzędzia jest kluczem do stworzenia komfortowego środowiska, w którym może odbywać się dana czynność, a jednocześnie uzyskania informacji, które pozwolą na dobór narzędzia do zebrania wymaganych informacji.

Zbieranie informacji

Do zbierania danych można wykorzystać następujące instrumenty:

Wywiady indywidualne

Polega na zbieraniu informacji za pomocą już ustrukturyzowanych pytań. Tu nawiązuje się bezpośrednią komunikację z pracownikiem, którą można wykorzystać do obserwacji innych aspektów pracownika, w tym języka niewerbalnego.

Kwestionariusze

Stanowią zestaw pytań, których celem jest uzyskanie danych niezbędnych do przeprowadzenia inwentaryzacji zasobów ludzkich.

W tym konkretnym przypadku kwestionariusze typu otwartego są bardziej odpowiednie niż kwestionariusze typu zamkniętego lub kwestionariusze wielokrotnego wyboru, ponieważ pracownik może w ten sposób swobodnie odpowiadać na pytania.

Bezpośrednia obserwacja

Technika ta jest bardzo przydatna, ponieważ pozwala nam zobaczyć zachowanie pracownika w codziennych sytuacjach zawodowych, będąc w stanie zidentyfikować takie aspekty, jak zarządzanie konfliktem, rodzaj używanej komunikacji, przywództwo i wartości.

Opinia eksperta

Wiernym przykładem tego typu obserwacji są oceny, jakie pracownik otrzymał na temat jego pracy na stanowisku. W tych przypadkach ocena eksperta stanowi ważną podstawę do ewentualnych wewnętrznych awansów.

Ocena informacji

Dane znalezione w inwentarzu są bardzo cenne przy dokonywaniu oceny pracownika.

Z prawidłowej interpretacji tych danych można uzyskać, które odzwierciedlają zarówno potrzebę szkolenia pracowników, jak i pomysł na doskonałe strategie rozwoju firmy.

Przykład

Poniżej znajdują się przykłady formularzy i zautomatyzowanych systemów niezbędnych do skomponowania inwentaryzacji zasobów ludzkich.

Bibliografia

1. Mbaskool (2018). Inwentaryzacja zasobów ludzkich. Zaczerpnięte z: mbaskool.com.
2. Wisenepali (2018). Znaczenie systemu informacji o zasobach ludzkich, spis zasobów ludzkich. Zaczerpnięte z: wisenepali.com.
3. Innowacje w zarządzaniu (2008). HR: podstawy rekrutacji. Zaczerpnięte z: managementinnovations.wordpress.com.
4. Społeczeństwo zarządzania zasobami ludzkimi (2016). Planowanie strategiczne: jak można wykorzystać spis umiejętności do strategicznego planowania zasobów ludzkich? Zaczerpnięte z: shrm.org
5. Joseph MacCafferty (2005). Ludzki ekwipunek. Zaczerpnięte z: cfo.com.