11 GŁÓWNYCH ZASAD KONTROLI ADMINISTRACYJNEJ - DUDAS - 2025

Te zasady kontroli administracyjnych są ogólne zasady, których należy przestrzegać w procesie analizy, czy działania prowadzone są zgodnie z planem i podejmuje niezbędne środki naprawcze w celu potwierdzenia planowania.

Zarządzanie oznacza próbę jak najlepszego wykorzystania dostępnych zasobów, aby osiągnąć cel biznesowy. Dlatego administracja obejmuje całą działalność firmy.

Kontrole administracyjne to zbiór procedur niezbędnych do zapewnienia efektywności administracyjnej i ekonomicznej. Jako integralna część systemu kontroli wewnętrznej organizacji, jej celem jest zapewnienie pełnej i terminowej realizacji polityk i planów kierownictwa.

Niektóre przykłady kontroli administracyjnych obejmują zmiany proceduralne, szkolenie pracowników i instalację znaków ostrzegawczych.

Podstawowe zasady kontroli administracyjnej można podzielić na jedenaście kategorii, odzwierciedlających jej cel i charakter, strukturę i proces. Te zasady kontroli administracyjnej są szczegółowo opisane poniżej.

Podstawowe zasady kontroli administracyjnej

Zasada zapewnienia celu

Podstawowym celem kontroli administracyjnej jest osiągnięcie celów. Odbywa się to poprzez wykrywanie błędów w planach.

Potencjalne lub rzeczywiste odchylenia od planów muszą być dostatecznie wykrywane, aby umożliwić skuteczne działania naprawcze.

Zasada wydajności kontroli

System kontroli administracyjnej musi wykrywać i podkreślać przyczyny odstępstw od planów przy minimalnych możliwych kosztach.

Zasada wydajności jest szczególnie ważna w kontroli, ponieważ techniki są drogie i uciążliwe.

Menedżer może być tak pochłonięty kontrolą, że może wydać więcej, niż jest to konieczne, aby wykryć odchylenie. Kontrole, które poważnie kolidują z władzą podwładnych lub z motywacją tych, którzy wykonują plany, są nieefektywne.

Zasada odpowiedzialności za kontrolę

Główna odpowiedzialność za sprawowanie kontroli spoczywa na menedżerze odpowiedzialnym za wykonanie planów. Jej odpowiedzialności nie można uchylić ani odwołać bez zmiany struktury organizacji.

Odpowiedzialność za kontrolę należy powierzyć określonym osobom na każdym etapie operacji.

Ta prosta zasada wyjaśnia rzadko rozumianą rolę kontrolerów i jednostek sterujących.

Agencje te działają jako usługi dostarczające informacji kontrolnych. Nie mogą jednak sprawować kontroli, jeśli nie otrzymają uprawnień zarządczych i odpowiedzialności za kontrolowane rzeczy.

Zasada zapobiegania

Kontrola, podobnie jak planowanie, musi być wybiegająca w przyszłość i zapobiegawcza. Często zaniedbywano tę zasadę, głównie dlatego, że kontrola opierała się bardziej na danych statystycznych i księgowych niż na prognozach i prognozach.

Chociaż prognozy nie są dokładne, są lepsze niż zapisy historyczne. W idealnym przypadku system sterowania powinien zapewniać natychmiastową informację zwrotną w celu korygowania odchyleń od pożądanej wydajności, gdy tylko się pojawią.

Jeśli nie jest to możliwe, sterowanie powinno opierać się na prognozach, aby przewidywać odchylenia w czasie. Więcej uwagi należy poświęcić zapobieganiu brakom, niż ich usuwaniu po ich wystąpieniu.

Na przykład prognozy gotówkowe pomagają przedsiębiorstwom w dobrej kondycji poprzez przewidywanie i zapobieganie niedoborom gotówki.

Zasada bezpośredniego sterowania

Zdecydowana większość stosowanych obecnie kontroli opiera się na fakcie, że ludzie popełniają błędy. Są często używane jako pośrednie kontrole w celu wykrycia błędów, często po fakcie.

W miarę możliwości należy stosować bezpośrednie kontrole mające na celu zapobieganie błędom. Poprawa jakości menedżerów może zminimalizować potrzebę kontroli pośrednich. Wysokiej jakości menedżerowie popełniają bardzo mało błędów i wykonują wszystkie swoje funkcje z jak największą korzyścią.

Zasada odzwierciedlania planów

Kontrola jest zadaniem zapewniającym skuteczne wykonanie planów. Dlatego techniki kontroli muszą odzwierciedlać specyficzny charakter i strukturę planów.

Im jaśniejsze i bardziej kompleksowe plany organizacji i im więcej kontroli zaprojektowanych w celu odzwierciedlenia tych planów, tym skuteczniejsze będą kontrole w zaspokajaniu potrzeb.

Na przykład kontrola kosztów musi opierać się na planowanych kosztach określonego i określonego typu.

Piramida Pri ncipio

Dane zwrotne należy najpierw zgłosić na dole piramidy; to znaczy przełożonym, a nawet personelowi operacyjnemu na najniższych szczeblach.

Da to pracownikom możliwość kontrolowania własnej sytuacji, a także przyspieszy działania naprawcze.

Zasada odpowiedniości organizacyjnej

System kontroli administracyjnej odpowiada obszarowi władzy administracyjnej i powinien odzwierciedlać strukturę organizacji.

Dostosowanie systemu kontroli administracyjnej do struktury organizacji określa odpowiedzialność za działanie i ułatwia korektę odchyleń planów.

Podobnie informacje służące do oceny wyników w stosunku do planów muszą być dostosowane do stanowiska kierownika, który będzie z nich korzystał. Innymi słowy, wszystkie dane liczbowe i raporty używane do celów kontrolnych muszą odnosić się do organizacji.

Zasada indywidualności kontroli

Kontrole stają się skuteczne, kiedy są spójne ze stanowiskiem, odpowiedzialnością operacyjną, kompetencjami i potrzebami danej osoby.

Zakres i wymagane szczegółowe informacje różnią się w zależności od poziomu i funkcji kierownictwa.

Podobnie różni menedżerowie preferują różne formy i jednostki raportowania informacji. Dlatego kontrole muszą spełniać indywidualne wymagania każdego kierownika.

Zasada kontroli punktów krytycznych

Wszystkie operacje mają pewne wrażliwe lub krytyczne punkty. To właśnie te powodują najwięcej problemów i prowadzą do dużych odchyleń.

Kierownik, sprawując kontrolę, musi skupić się na czynnikach, które są krytyczne dla oceny wyników.

Weryfikowanie każdego szczegółu wykonania przez menedżera byłoby niepotrzebne i nieekonomiczne. Dlatego musisz skupić swoją uwagę na krytycznych punktach wydajności.

Zasada działania

Kontrola okazuje się stratą czasu, jeśli nie zostaną podjęte działania naprawcze. Działania naprawcze mogą obejmować przemyślenie planów, reorganizację, wymianę lub szkolenie podwładnego, motywację personelu itp.

Kontrola jest uzasadniona tylko wtedy, gdy wskazane odstępstwa od planów są korygowane poprzez odpowiednie planowanie, organizację, personel i kierowanie.

Bibliografia

1. Baza wiedzy MBA (2018). Zasady kontroli zarządczej. Zaczerpnięte z: mbaknol.com.
2. Słownik biznesowy (2018). System kontroli administracyjnej. Zaczerpnięte z: businessdictionary.com.
3. Wikicytaty (2016). Zasady administracji. Zaczerpnięte z: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 najważniejszych zasad kontroli w zarządzaniu. Zachowaj artykuły. Zaczerpnięte z: preservearticles.com.
5. Diksza (2018). Kontrola: znaczenie, natura i zasady. Pomysły na zarządzanie biznesem. Zaczerpnięte z: businessmanagementideas.com.