PODRĘCZNIK PROCEDUR FIRMY: DO CZEGO SŁUŻY, PRZYGOTOWANIE - DUDAS - 2025

Podręcznik procedur spółki jest napisany dokument, który opisuje krok po kroku instrukcje dotyczące sposobu , aby zakończyć zadanie pracy lub w jaki sposób do czynienia z sytuacją, w konkretnym przypadku , że pojawia się w miejscu pracy. Zawiera najlepsze praktyki firmy oraz opisy głównych procesów biznesowych.

Niniejsza instrukcja zawiera również metody i standardy dotyczące oczekiwanego wykonania pracy. Stworzenie podręcznika procedur pomaga ukierunkować firmę na rozwój, upraszczając szkolenia i ułatwiając skalowanie.

Ten podręcznik może być segregatorem z trzema pierścieniami, folderem na dysku współdzielonym w sieci lub wersją zautomatyzowaną opublikowaną online przy użyciu oprogramowania do zarządzania procedurami. Każdy powinien rozumieć, z czego wykonany jest podręcznik procedur i gdzie można go znaleźć, gdy ktoś go potrzebuje.

Pisanie podręcznika procedur wymaga jasnego zrozumienia etapów każdego konkretnego procesu. Wraz z rozwojem firmy potrzebne będą nowe procedury. Podręcznik procedur można również traktować jako bibliotekę procedur.

Podręcznik zawiera przykładowe procedury, które można wykorzystać jako szablon dla nowych procedur operacyjnych. Wszyscy pracownicy organizacji muszą zostać przeszkoleni w zakresie zasad i procedur firmy; powinni zawsze mieć natychmiastowy dostęp do instrukcji postępowania.

Po co to jest?

Korzystając z dobrze napisanego podręcznika procedur, firma może skuteczniej ułatwiać szkolenie nowych pracowników.

Poza szkoleniem podręcznik procedur zapewnia obecnym członkom zespołu źródło informacji o rzadziej stosowanych procedurach, zapewniając, że są one wykonywane z odpowiednią formalnością, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli jakości.

Pracownicy muszą rozumieć, czego się od nich oczekuje. Przełożeni potrzebują podręcznika procedur do zarządzania procesami biznesowymi. Dokumentując standardy, przekazujesz, co jest ważne dla wzrostu, jakości i satysfakcji klienta.

Dzięki politykom i procedurom, które mają wpływ na obszar funkcjonalny, pracownicy pierwszej linii mogą podejmować skuteczne, oszczędzające czas decyzje.

Podręcznik skutecznych procedur zapewnia odpowiednie metody komunikacji między departamentami, umożliwiając pracownikom wspólną pracę w celu rozwiązywania codziennych problemów biznesowych bez niepotrzebnego zaangażowania nadzoru.

Celem podręcznika procedur powinno być uporządkowanie różnych treści w celu odzwierciedlenia zarówno form, jak i środków komunikacji przedsiębiorstwa, aby móc wykonać usługę lub wytworzyć produkt po najniższych kosztach i w jak najkrótszym czasie.

Dodatkową korzyścią jest utrzymanie wysokiego poziomu satysfakcji z pracy i motywacji pracowników.

Jak to zrobić?

Przed opracowaniem podręcznika procedur ważne jest, aby zrozumieć różnicę między polityką, podstawowym procesem i procedurą.

- Polityka to zbiór podstawowych zasad i związanych z nimi wytycznych, formułowanych i stosowanych przez kierownictwo organizacji, służących do kierowania i ograniczania jej działań w dążeniu do długoterminowych celów.

- Proces podstawowy to sekwencja współzależnych i powiązanych ze sobą procedur, które na każdym etapie pochłaniają jeden lub więcej zasobów (czas pracownika, energię, maszyny, pieniądze) w celu zamiany nakładów na produkty. Wyniki te służą jako dane wejściowe do następnego etapu, aż do osiągnięcia znanego celu lub wyniku końcowego.

- Procedura to sekwencja czynności lub ustalony sposób działania, zdefiniowany przez kroki (zawierające jasno określone punkty początkowe i końcowe), które muszą być wykonane w tej samej kolejności, aby pomyślnie zakończyć zadanie.

Zdefiniuj podstawowe procesy

Należy wziąć pod uwagę wszystkie centralne procesy, które posiada firma. Rozpoczyna się od zdefiniowania, które procesy zostaną opisane i zmapowane w podręczniku procedur, tworząc podsumowanie wszystkich procedur, które chcesz uwzględnić.

Chociaż nie każdy proces może być wymieniony, ważne jest, aby ustalić te najbardziej podstawowe i najważniejsze. Na przykład restauracja może zdefiniować podstawowe procesy związane z przygotowaniem określonego dania, ale równie ważny jest proces czyszczenia restauracji.

Należy stworzyć listę głównych procesów, które należy uwzględnić, tak aby każdy z nich mógł zostać włączony do podręcznika procedur po zmapowaniu. Zarys będzie służył jako przewodnik, aby upewnić się, że żadne z zadań nie zostanie pominięte, gdy podręcznik zacznie się pisać.

Napisz wprowadzenie

Dołącz krótki opis tego, co jest zawarte w instrukcji, który trafi bezpośrednio do osób, które będą z niej korzystać, czego mogą się spodziewać czytelnicy podczas korzystania z instrukcji oraz jak najlepiej z niej korzystać (tj. Przeczytaj ją od deski do deski) koniec ”lub„ użyj jako odniesienia, aby znaleźć potrzebne procedury ”).

Stwórz schemat blokowy każdego procesu

Każdy proces jest określony przez kroki lub zadania niezbędne do jego ukończenia. Brak kroku może oznaczać utratę lub opóźnienie zamówienia lub wadliwy produkt końcowy. Utworzenie schematu blokowego definiuje przepływ pracy.

Aby ukończyć podręcznik, musisz zacząć od jednego procesu na raz: zacznij od pierwszego procesu w zarysie. Przedstawiamy kroki wymagane do zakończenia procesu, a następnie cofasz się i zapisujesz szczegóły każdego kroku.

Upewnij się, że każdy krok jest jasny i zwięzły. Każdy krok powinien zawierać wystarczająco szczegółowe informacje, aby każdy mógł postępować zgodnie z instrukcjami.

Na przykład załóżmy, że tworzysz procedurę procesu sprzedaży na podstawie zapotrzebowania w Internecie. Najpierw tworzony jest schemat przedstawiający początkowy kontakt z potencjalnym klientem po zażądaniu informacji: telefonicznie, e-mailem lub SMS-em.

Jeśli początkowo nie można było skontaktować się z potencjalnym klientem, oblicza się, ile razy zespół sprzedaży kontynuuje działania, z określonymi skryptami dla każdego kontaktu.

Podczas kontaktu z klientem przypisywany jest inny skrypt, a także zestaw follow-upów w zależności od tego, czy klient kupił produkt, czy zdecydował się poczekać.

Daj procedurę komuś do przeczytania

Ważne jest, aby współpracownik lub ktoś, kogo znasz, przeczytał to i postępował zgodnie z zapisanymi instrukcjami. Ta osoba może przekazać cenne uwagi, jeśli są kroki, których nie możesz wykonać lub których nie rozumiesz.

Procedura jest debugowana na podstawie komentarzy. Konieczne może być przepisanie, edycja lub dodanie czegoś do instrukcji.

Twórz listy kontrolne i formularze

W przypadku każdego procesu członkom zespołu łatwiej jest wypełnić formularz lub listę kontrolną. Dlatego należy opracować szczegółowy szablon w oparciu o zmapowany proces.

Jeśli potrzebujesz zebrać określone informacje, gdy klient wchodzi, musisz upewnić się, że szablon zawiera wszystkie wymagane informacje, przedstawione w zwięzły sposób.

Nie należy zakładać, że członkowie zespołu pamiętają wszystko, co wskazuje procedura, zwłaszcza gdy klient siedzi naprzeciw nich. Listy kontrolne i formularze należy zintegrować jako dodatek do schematu blokowego i etapów procesu.

Zintegruj go z podręcznikiem procedur

Po przypisaniu schematu blokowego do każdego procesu i utworzeniu wszystkich szablonów dokumentów pomocniczych są one integrowane w kompletny podręcznik procedur. Podręcznik jest zorganizowany według działów.

Na przykład podręcznik procedur może zawierać sekcje „Sprzedaż”, „Operacje” i „Dystrybucja”. Każda sekcja jest podzielona na podstawowe procesy tego działu, ogólnie w kolejności, w jakiej każdy podstawowy proces jest wykonywany w ramach ogólnej dostawy produktów.

W sekcji „Dystrybucja” możesz mieć kilka głównych procesów, takich jak „Odbierz zamówienie”, „Pakiet do dostawy”, „Wysyłka” i „Śledzenie”.

Podręcznik procedur jest zorganizowany ze spisem treści, a każda procedura jest wyraźnie wymieniona z pogrubionym nagłówkiem.

Dołączona jest strona tytułowa z nazwą podręcznika, spisem treści, wstępem i procedurami w kolejności spisu treści.

Można nawet umieścić zakładki, aby członkowie zespołu mogli łatwo przejrzeć podręcznik, aby pomóc im zlokalizować odpowiednie procedury w ich działach.

Wreszcie kopie są wykonywane i rozpowszechniane. Zachęcaj do ciągłej informacji zwrotnej i aktualizuj instrukcję w razie potrzeby. Podręcznik powinien być dostępny w wyznaczonym obszarze każdej lokalizacji funkcjonalnej, wykorzystujący zasady i procedury.

Przykłady

-Ręczne gotowanie hamburgerów w określony sposób.

-Podręcznik postępowania w przypadku pożaru, trzęsienia ziemi lub klęski żywiołowej.

-Instrukcja postępowania w przypadku reklamacji lub agresywnego klienta.

-Instrukcja przeprowadzania procesu selekcji personelu.

-Ręcznie wiedzieć, jak pracować w restauracji.

Bibliografia

1. Kimberlee Leonard (2017). Jak napisać podręcznik standardowych procedur operacyjnych? Mała firma - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Co to jest podręcznik zasad i procedur? Bizmanualz. Zaczerpnięte z: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definicja podręcznika procedur. Zaczerpnięte z: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Jaki jest cel podręcznika zabiegowego? Bizmanualz. Zaczerpnięte z: bizmanualz.com.
5. Template Lab (2018). 37 szablonów najlepszych standardowych procedur operacyjnych (SOP). Zaczerpnięte z: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-KROKOWY PRZEWODNIK BUDOWY STANDARDOWEJ INSTRUKCJI OBSŁUGI. Lern. Zaczerpnięte z: blog.lern.org.