SCHEMAT ORGANIZACYJNY FIRMY: DO CZEGO SŁUŻY, RODZAJE, PRZYKŁADY - DUDAS

Schemat organizacyjny firmy to diagram, który graficznie odzwierciedla strukturę organizacyjną firmy, określając obowiązki, role i relacje między ludźmi, którzy pracują w korporacji.

Ogólnie reprezentują firmę jako całość lub zagłębiają się w konkretną jednostkę lub dział. Składa się z pól zawierających pozycje lub nazwiska, połączonych liniami wskazującymi ich relacje. Może być bardzo prosta lub bardzo szeroka, w zależności od tego, co chcesz przedstawić.

Źródło: pixabay.com

Jest również nazywany diagramem hierarchii, ponieważ może pokazać linie podległości w firmie. Niektóre organizacje idą o krok dalej, dodając zdjęcia swoich członków lub obrazy przedstawiające różne działy.

Czasami schemat organizacyjny odtwarza przejrzystą organizację firmy. Innym razem odtwarza sztywność odgórnych systemów hierarchicznych.

Narzędzie biznesowe

Firmy zawsze szukają sposobów na pokazanie swojej struktury, łącząc klasyczne komponenty, dzięki którym schematy organizacyjne są przydatne, z nowymi pomysłami, które lepiej komunikują styl lub kulturę organizacji.

Firmy często rezygnują ze swoich schematów organizacyjnych, a później powodują ich ponowne pojawienie się, gdy potrzebują konsultacji w sprawie ich struktury i organizacji.

Schemat organizacyjny firmy łączy ludzi w oparciu o hierarchię. Z tego powodu przez lata był niezwykle trudny. Tego narzędzia nie można wymienić, ponieważ rozwiązuje ważną potrzebę firmy.

Do czego służy schemat organizacyjny?

Jest to niezwykle przydatne, gdy firma rozważa zmianę zespołu zarządzającego lub restrukturyzację personelu. Ponadto pozwala pracownikom w przejrzysty sposób zobaczyć, jak ich role wpisują się w ogólną strukturę firmy.

Zatrudnianie nowych pracowników

Kiedy firma zatrudnia nowego pracownika, szybka integracja może być trudna, ponieważ nie wiedzą, kto jest kim w różnych działach. Może to powodować zamieszanie i popełniać błędy podczas rozmowy z właściwą osobą.

Schemat organizacyjny firmy pokazuje nowym pracownikom, jak pasują do organizacji w momencie dołączenia. Dzięki niemu mogą szybko dowiedzieć się, kto jest kim, kto co robi, kto gdzie pracuje i kogo powinni wiedzieć.

Angażowanie pracowników zdalnych

Coraz więcej firm umożliwia pracownikom pracę zdalną. Ci pracownicy otrzymujący pensję rzadko wchodzą do biura firmy, przez co trudno im poczuć się częścią zespołu. Firmom może być trudno pomóc im nawiązać kontakt ze współpracownikami.

Schemat organizacyjny to jeden ze sposobów, w jaki firmy mogą zebrać wirtualny zespół. Ponieważ każdy pracownik ma szczegółowe informacje o współpracownikach, możesz szybko znaleźć potrzebne osoby i nawiązać z nimi kontakt.

Zwiększ produktywność

Pracownicy spędzają codziennie godziny na poszukiwaniu ludzi i informacji. Ma to znaczący wpływ na produktywność i efektywność.

Schemat organizacyjny jest używany, aby każdy mógł zlokalizować kogokolwiek jest potrzebny, nawet jeśli nie jest bardzo jasne, kogo szuka.

Znalezienie możliwości rozwoju zawodowego

Schemat organizacyjny służy do odkrywania pewnych umiejętności, których nie można znaleźć u pracowników Twojego działu. W ten sposób pula talentów rozszerza się, dając pracownikom elastyczność w wykorzystywaniu ich talentów i umiejętności we wszystkich działach i w całej firmie.

Firmy muszą ustalić ścieżki rozwoju kariery i tym samym zaoferować pracownikom coś, do czego mogą aspirować.

Typy schematów organizacyjnych

- Hierarchiczne

Jest to najpopularniejszy model schematu organizacyjnego. Umieść osoby o najwyższej randze na górze, a osoby o najniższej pozycji poniżej.

Zapewnia to dużą przejrzystość firmom, które działają według hierarchii i potrzebują przejrzystego łańcucha dowodzenia, aby działać szybko.

Pracownicy są pogrupowani w taki sposób, aby każdy miał wyraźnego przełożonego. To grupowanie jest przeprowadzane na podstawie kilku czynników:

Funkcjonować

Grupowanie pracowników odbywa się zgodnie z pełnioną przez nich funkcją. Na przykład grupy zasobów ludzkich, technicznych, finansowych i administracyjnych.

Geografia

Grupowanie pracowników następuje według obszaru geograficznego, na którym pracują w kraju. Jeśli jest to firma zglobalizowana, grupowanie można przeprowadzić według krajów.

Produkt

Jeśli firma produkuje kilka produktów lub oferuje różne usługi, pracowników można pogrupować według produktu lub usługi.

- Mieszkanie

Aby uniknąć wrażenia odgórnego hierarchicznego schematu organizacyjnego, niektóre firmy dosłownie zmieniają go na poziomy.

Obracając hierarchiczny schemat organizacyjny, przekształca go w płaski schemat organizacyjny. W tym przypadku szef organizacji nie znajduje się na górze, ale jest skrajnie po lewej stronie, a stamtąd wypływa cały personel.

Płaski schemat organizacyjny umieszcza ludzi na tym samym poziomie, wskazując na zdolność do niezależnego podejmowania decyzji i równiejszą władzę.

Najważniejszą rzeczą w tej strukturze jest to, że wyeliminowano wiele poziomów średniego zarządzania.

- Matrix

Jest to ewolucja hierarchicznego schematu organizacyjnego, aby umożliwić wizualną formę raportu kilku przełożonym.

Ta struktura organizacyjna wygląda trochę jak stół. Grupuje ludzi według ich wspólnych umiejętności, działów, w których pracują i osób, którym mogą podlegać.

Pracownicy są często połączeni z więcej niż jednym menedżerem, na przykład analitykiem systemowym pracującym nad dwoma projektami, jednym z ich zwykłym kierownikiem, a drugim z oddzielnym kierownikiem produktu.

W tym kontekście diagram macierzowy łączyłby analityka systemów pionowymi liniami z każdym menedżerem, z którym pracuje.

Zapewnia to elastyczność, aby móc reprezentować tego rodzaju organizację.

Jak tworzysz schemat organizacyjny?

- Zaprojektuj konstrukcję

Obserwuj, jak podejmowane są decyzje

Większość firm jest ogólnie zorganizowana poziomo lub pionowo.

W strukturze poziomej pracownicy są upoważnieni do podejmowania decyzji. W strukturze pionowej musisz wspiąć się po strukturze hierarchicznej, aby podjąć decyzję.

Organizuj według działów lub pracowników

Jednym ze sposobów tworzenia schematu organizacyjnego jest podział według działu. Nie ma przy tym znaczenia, czy działy firmy są podzielone według funkcji, produktów czy lokalizacji.

Możesz wziąć główne działy, a następnie podzielić je na sekcje w ramach tych działów.

Innym sposobem tworzenia schematu organizacyjnego są pracownicy. Stosowane są nazwiska pracowników, a diagram jest uporządkowany według powiązań, jakie mają między nimi.

Zbierz niezbędne informacje

Jeśli tworzysz schemat organizacyjny oparty na pracownikach, będziesz potrzebować nazwisk pracowników, ich tytułów i relacji między nimi.

W przypadku schematu organizacyjnego opartego na działach zbierane są nazwy wszystkich działów i relacje między nimi.

- Pracuj nad projektem

Zrób szkic

Tworzony jest obraz organizacji, zaczynając od głównych części struktury, takich jak główne działy.

Jeśli korzystasz z diagramu pracowniczego, możesz również zacząć od najwyższego kierownictwa.

Celem jest ustalenie, jak należy postrzegać schemat organizacyjny oraz ilość informacji, które mają być zawarte.

Zdecyduj, ile szczegółów chcesz

W dużej korporacji prawdopodobnie nie jest możliwe uwzględnienie wszystkich pracowników. Może nawet nie być możliwe uwzględnienie wszystkich działów. Dlatego należy zdecydować, ile szczegółów ma zostać uwzględnionych.

Wybierz układ

Jednym z rodzajów projektu schematu organizacyjnego jest upodobnienie go do drzewa genealogicznego. Masz Prezesa w górnym segmencie diagramu, a pod nim są linie do kierowników lub głównych działów, również zamknięte w ramkach. Ten układ działa dobrze w hierarchicznej firmie.

Z drugiej strony, w mniej hierarchicznej firmie projekt przypominający bańkę może działać lepiej. Jeśli masz cztery podobne działy bez dyrektora, można je połączyć, pozostawiając każdy dział z pola lub centralnego dymka z nazwą firmy.

- Korzystanie z oprogramowania

Microsoft Office okazuje się dobrym oprogramowaniem startowym do tworzenia schematu organizacyjnego, ponieważ jest łatwy w obsłudze i do nabycia. Za pomocą programów Excel, Word i PowerPoint możesz utworzyć diagram.

Programy i szablony umożliwiające tworzenie schematów organizacyjnych można również znaleźć w Internecie.

Dodaj niezbędne pola

Po wybraniu diagramu zarysowane informacje zaczynają być dodawane do schematu organizacyjnego. Wszystkie skrzynki i linie łączące, które będą potrzebne, zostaną dodane.

Dodane linie nie tylko pokażą połączenia od góry do dołu, ale będą również mogły łączyć różne działy.

Uzupełnij informacje

Dodaj informacje w każdym polu. Łatwiej jest zacząć od góry, zwłaszcza jeśli masz firmę w dużej mierze zhierarchizowaną. Następnie przechodzisz przez każdy dział.

Używając stylu bąbelkowego, zaczynasz od środka i wypracowujesz wyjście.

Przykłady schematów organizacyjnych

Coca cola

Jest to prawdopodobnie najbardziej rozpoznawalny produkt spożywczy na całej planecie. Liczba krajów, w których konsumowany jest flagowy produkt tej firmy to praktycznie suma. Coca-Cola nie zna barier kulturowych ani ideologicznych.

Część jego sukcesu wynika ze sposobu, w jaki jest zorganizowana. Jego schemat organizacyjny jest wart przestudiowania, aby wprowadzić w życie skuteczne schematy organizacyjne na świecie.

Bimbo

Ma bardzo szeroki schemat organizacyjny, na który składa się 196 pięter. Grupa Bimbo to meksykańska korporacja, której udało się osiągnąć pozycję światowego lidera w branży piekarniczej.

Robią m.in. ciasteczka, świeże i mrożone pieczywo, tortille czy ciasta. Na światowym rynku ma ponad siedemdziesiąt lat.

Więcej w: Schemat organizacyjny Bimbo.

Mapfre

Międzynarodowa firma ubezpieczeniowa zatrudniająca ponad 34 000 pracowników i ponad 85 000 brokerów, której zwrot netto w 2018 roku wyniósł ponad 528 mln euro.

30 milionów klientów, którzy ufają tej firmie, cieszy się ogromnym zainteresowaniem w ponad 5000 biur Mapfre na całym świecie.

Interesujące tematy

Schemat organizacyjny hotelu.

Schemat organizacyjny firmy usługowej.

Schemat organizacyjny przedsiębiorstwa przemysłowego.

Schemat organizacyjny firmy budowlanej.

Schemat organizacyjny firmy handlowej.

Schemat organizacyjny firmy odzieżowej.