ZASADY DOTYCZĄCE ZAPASÓW: RODZAJE, SPOSÓB ICH TWORZENIA I PRZYKŁAD - DUDAS - 2026

Zasady inwentaryzacji to pisemne instrukcje od kierownictwa wyższego szczebla dotyczące poziomu i lokalizacji zapasów musi mieć firmę. Zapasy to termin używany w produkcji i logistyce do opisania materiałów, które są materiałami wejściowymi do produkcji, gotowych produktów lub produktów znajdujących się w procesie produkcyjnym.

Głównym celem polityki zapasów jest zwiększenie zysków firmy, dążenie do zapewnienia stałego poziomu zapasów. Procedury stosowane w tym celu będą się różnić w zależności od rodzaju działalności.

Źródło: pixabay.com

Najcenniejszym zasobem firmy jest zwykle wartość posiadanych zapasów. Zasady i procedury służą do ochrony tych aktywów przed wygaśnięciem, kradzieżą lub innymi rodzajami utraty.

Oprócz ochrony zapasów firmy chcą mieć pewność, że mają wystarczającą ilość zapasów, aby zaspokoić popyt, w przeciwnym razie mogą stracić sprzedaż. Z drugiej strony przechowywanie zbyt dużej ilości zapasów jest kosztowne, nie tylko ze względu na ryzyko uszkodzenia lub utraty, ale ze względu na przestrzeń wymaganą do ich przechowywania.

Rodzaje

Przepływ kosztów

Strumień kosztów FIFO (First In First Out) zakłada, że ​​najstarsze zapasy są sprzedawane jako pierwsze.

Ponieważ koszty zwykle rosną w czasie, FIFO wykorzystuje najniższe koszty do obliczenia kosztu sprzedanego towaru. To maksymalizuje zyski, a zatem tworzy wyższe zobowiązanie podatkowe.

Strumień kosztów LIFO (Last In First Out) ma odwrotny skutek: minimalizuje dochody podlegające opodatkowaniu w przypadku wzrostu cen.

Wycena zapasów

Polityka ta ma na celu zapewnienie, że zapasy są kontrolowane i odpowiednio obliczane, co pozwala uniknąć strat lub niedoborów, zarówno w produkcji w toku, jak i gotowych produktów.

Podobnie, aby te nabyte zapasy zostały zamienione jako część sprzedawanego towaru.

Ta polityka analizuje metodę najniższych kosztów lub wyceny rynkowej, ustalając, że należy ją zastosować do rzeczywistych ilości zapasów, aby określić wartość każdej pozycji.

Rezerwa zapasów

Zasady rachunkowości wymagają, aby wydatki odpowiadały osiągniętemu dochodowi i okresowi rozliczeniowemu.

Można to zrobić z wydatkiem na utratę zapasów, tworząc konto przeciwstawne rezerw zapasów.

Kwota strat i szkód, które zostaną poniesione w okresie, jest obliczana, amortyzowana na początku okresu. Odbywa się to poprzez obciążenie kosztów sprzedanego towaru i uznanie rezerwy zapasów.

Po zrealizowaniu strat konto rezerwowe jest obciążane, a zapasy są uznawane.

Wieczyste a okresowe

Jeśli używany jest system ciągłej inwentaryzacji, zapisy są stale aktualizowane przy zmianie stanu zapasów przy użyciu systemu komputerowego. Koszt sprzedawanych towarów jest zawsze aktualny.

System okresowy oparty jest na zliczeniach fizycznych. Jest łatwiejsze i tańsze, ale nie dostarcza informacji w czasie rzeczywistym. Aktualizuje koszty sprzedanych towarów jako kwota ryczałtowa na koniec okresu.

Jak ustalane są zasady dotyczące zapasów?

Należy ocenić wymagania każdego obszaru firmy, szukając między nimi równowagi. Zmienne, które należy wziąć pod uwagę, to:

Koszty

Pierwszy aspekt dotyczy kosztów przechowywania produktów w magazynie. Należy sprawdzić kwotę do zapłaty za magazyn oraz personel zarządzający i monitorujący stan magazynowy.

Druga kwestia to koszty starzenia się, które odnoszą się do łatwo psujących się produktów spożywczych lub leków. Mają krótką żywotność, ponieważ wygasają po pewnym czasie i nie można nimi handlować.

Po trzecie, koszty zamówienia, dotyczące organizacji administracyjnej odpowiedzialnej za dokonywanie zakupów.

Poziom usług

Ta zmienna bierze pod uwagę, jakie oczekiwania mają klienci w stosunku do usługi, jaki procent kompletnych zamówień trafia do klienta oraz jaki jest obiecany czas dostawy, który firma spełniła.

Ograniczenia dostawcy

Weź pod uwagę warunki, jakie należy spełnić, aby otrzymać produkt. Na przykład, jeśli dostawca wymaga minimalnej ilości do zakupu, jeśli jest firmą elastyczną i niezawodną, ​​jeśli oferuje rabaty w zależności od wielkości zamówienia.

Podobnie, jeśli dostawca ma dostępną wymaganą ilość i jeśli produkty są wysyłane z zapasów lub rozpoczynają proces produkcji po złożeniu zamówienia.

Czas uzupełnienia

Odpowiada okresowi, od którego okazuje się, że produkt należy zamówić, oraz momentowi, w którym produkt ten jest dostępny do wykorzystania przez firmę.

Proces ten obejmuje pięć okresów: sprawdzenie zapasów, zarządzanie zakupami, zarządzanie zamówieniami dostawców, transport i wprowadzenie do systemu firmy.

Wzorce popytu

Jest to związane z liczbą klientów, którzy regularnie kupują produkty w celu oceny częstotliwości ich sprzedaży i składania zamówień na podstawie średniej sprzedaży.

Schematy te nie są rozstrzygające i mogą ulec zmianie w dowolnym momencie. Dlatego należy prowadzić inwentarz bezpieczeństwa.

Przykład

Poniżej przedstawiono przykład modelu polityki zapasów dla uniwersytetu.

Zasady prywatności

Zapasy definiuje się jako artykuły papiernicze, części zamienne, materiały laboratoryjne, produkty chemiczne, towary konsygnacyjne i drobny sprzęt, sprzedawane studentom lub ogółowi społeczeństwa.

Zarządzanie zapasami

Każdy obszar, który posiada inwentarz, musi mieć system ewidencji w celu rejestrowania:

- Dodatki.

- Sprzedaż lub transfery.

- Zwroty.

Ewidencja zapasów powinna być prowadzona przez osoby, które nie są odpowiedzialne za fizyczną obsługę zapasów w magazynie.

Fizyczną kontrolę i inwentaryzację należy przeprowadzać corocznie w celu zweryfikowania i potwierdzenia zapisów inwentaryzacyjnych. Należy zidentyfikować niedobory, nadwyżki, przestarzałe i uszkodzone zapasy.

Elementy przestarzałe należy zutylizować, uzyskując zgodę urzędnika upoważnionego w drodze procedury delegacji finansowej.

Gdy inwentaryzacja ujawni rozbieżność między teoretycznym i fizycznym poziomem zapasów, zapisy inwentaryzacyjne należy zmodyfikować natychmiast po zweryfikowaniu spisu z natury.

Wszystkie wpisy korygujące muszą zostać zatwierdzone przez oficjalnie upoważnionego przedstawiciela w ramach procedury delegacji finansowej.

Jednostki organizacyjne muszą zapewnić bezpieczne przechowywanie zapasów, w tym ochronę przed kradzieżą, pożarem i innymi uszkodzeniami. Dostęp do magazynów jest ograniczony.

Oszacowanie

Wszystkie zapasy, które są wyceniane w celu ujęcia w sprawozdaniu finansowym, muszą być wyceniane według co najmniej kosztu i możliwej do uzyskania wartości netto. Jeśli to możliwe, koszt zapasów dla poszczególnych pozycji będzie alokowany na podstawie FIFO.

Bibliografia

1. Eric Bank (2019). Zasady księgowania zapasów. Mała firma - Chron. Zaczerpnięte z: smallbusiness.chron.com.
2. Uniwersytet Queensland (2019). Biblioteka zasad i procedur UQ. Zaczerpnięte z: ppl.app.uq.edu.au.
3. Badanie (2019). Kontrola zapasów: zasady i procedury. Zaczerpnięte z: study.com.
4. Adriana Carolina Leal (2018). Polityka zapasów w firmie. Podążam. Zaczerpnięte z: siigo.com.
5. Szkolenie JSW (2019). Zasady i procedury kontroli zapasów. Zaczerpnięte z: jsw.org.au.