ZASADY KONTROLI PRZEDSIĘBIORSTWA: ZASADY I PRZYKŁADY - DUDAS - 2026

Zasady kontroli przedsiębiorstwa to regulacje, które wymagają istnienia procedur i procesów ustanowionych w systemach księgowych, aby pomóc menedżerom w nadzorowaniu i regulowaniu działalności gospodarczej, zapewniając w ten sposób ochronę majątku firmy.

Celem zasad kontroli jest zapewnienie prawidłowego działania systemu księgowego oraz dokładnej ewidencji zdarzeń biznesowych. Oczywiście menedżerowie nie mogą nadzorować wszystkich pracowników, więc istnieje możliwość, że wystąpią błędy lub oszustwa.

Aby zidentyfikować i ustanowić skuteczne mechanizmy kontrolne, kierownictwo musi stale oceniać ryzyko, monitorować wdrażanie kontroli i modyfikować kontrole w razie potrzeby.

Posiadanie tak istotnej funkcji biznesowej zapewnia rozsądne bezpieczeństwo, zmniejszając prawdopodobieństwo błędów i chroniąc aktywa organizacji. Ze względu na jego znaczenie firmy muszą uwzględniać podstawowe zasady kontroli.

Główne zasady kontroli

Kontrolować środowisko

Styl kierowania i oczekiwania kierowników wyższego szczebla, w szczególności ich polityka kontroli, determinują środowisko kontroli.

W środowisku kontroli istnieje dodatkowy nadzór sprawowany przez komitet zarządzający, który zapewnia integralność administracyjną, wartości etyczne, dobrze zdefiniowaną strukturę organizacyjną oraz kompetentnych i rzetelnych pracowników, przydzielających uprawnienia i obowiązki.

Działania kontrolne

Są to określone zasady i procedury, które kierownictwo stosuje do osiągnięcia swoich celów. Należą do nich:

Rozdział zadań

Wymaga to przypisania różnym osobom odpowiedzialności za wykonywanie różnych zadań związanych z czynnościami pokrewnymi, w szczególności w zakresie upoważnienia, opieki lub prowadzenia rejestrów.

Wymagając od różnych osób wykonywania tych funkcji, tworzony jest zrównoważony system kontroli.

Zatwierdzenie transakcji i działań

Pomaga zapewnić, że wszystkie działania firmy są zgodne z ustalonymi zasadami i wytycznymi.

Wymaganie od niektórych menedżerów, aby zatwierdzali określone typy transakcji, dodaje dodatkowe zobowiązanie do zapisów księgowych, wykazując, że transakcje zostały przeanalizowane i zatwierdzone przez odpowiedni organ.

Standaryzacja dokumentów

Obejmuje to tworzenie łatwych w użyciu i dostatecznie informacyjnych faktur i innych dokumentów, stosowanie wstępnie numerowanych i kolejnych dokumentów oraz terminowe przygotowywanie dokumentów.

Standaryzacja ułatwia przeglądanie starych rekordów, szukając źródła wszelkich rozbieżności w systemie. Brak standaryzacji może spowodować przeoczenie lub błędną interpretację niektórych elementów w takiej recenzji.

Kontrola fizyczna i kontrola dostępu do aktywów i zapisów

Są to elektroniczne lub mechaniczne kontrole (sejfy, karty identyfikacyjne, ogrodzenia, kasy fiskalne, kamery wideo, zamki) lub kontrole komputerowe, związane z uprawnieniami dostępu lub ustalonymi procedurami tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania.

Technologia jest ogólnie dostępna tam, gdzie ludzie nie mogą, a Ty możesz pracować 24 godziny na dobę bez konieczności dodatkowego wynagrodzenia.

Kontrolowanie dostępu do systemu księgowego za pomocą haseł, blokad i elektronicznych dzienników dostępu zapobiega przedostawaniu się nieupoważnionych użytkowników do systemu, a także umożliwia audyt użytkowania systemu w celu identyfikacji źródeł błędów.

Niezależne recenzje

Firmy powinny okresowo przeglądać swoje systemy kontroli. Powinien to zrobić ktoś, kto nie wykonał żadnej pracy do zweryfikowania.

Przeglądy te pomagają zapewnić wiarygodność informacji księgowych i efektywność operacji.

Przydział obowiązków

Firma musi jasno określić obowiązki. Przydzielanie ludziom określonych obowiązków gwarantuje, że rozumieją oni swoją rolę w utrzymywaniu kontroli.

Jeśli jakakolwiek odpowiedzialność zostanie przeoczona, skuteczny system monitorowania pokaże jasno, kto nie wykonuje przydzielonego zadania.

Przykłady

Wszystkie te kontrole spełniają cele zasady kontroli. Po wprowadzeniu kontroli menedżerowie nie muszą monitorować aktywności każdego pracownika. Mogą okresowo przeglądać kontrole, aby upewnić się, że działają prawidłowo i skupić się na prowadzeniu firmy.

Rozdział zadań

Jest to dobry sposób na zapewnienie, że funkcje prowadzenia ewidencji są oddzielone od faktycznej obsługi gotówki.

Z tego powodu kasjer odpowiada za odbiór gotówki od klientów, z możliwością jej zdeponowania w banku, a za rejestrację tych wpływów i uzgadnianie bankowych odpowiada dział księgowości.

W ten sposób pojedyncza osoba nie może wziąć pieniędzy klienta i sprzeniewierzyć ich, a później zatuszować oszukańczą księgowość.

Jeśli dwie osoby wykonują te prace, oszustwo może zadziałać tylko wtedy, gdy każda z nich jest wspólnikiem drugiej. Oczywiście dwóch współpracowników jest znacznie mniej skłonnych do kradzieży niż jeden pracownik.

Aprobaty

Wymaganie zgody w celu opłacenia dużych wydatków może uniemożliwić pozbawionym skrupułów pracownikom dokonywanie dużych oszukańczych transakcji z funduszami firmy.

Oficjalny cennik służy sprzedawcom jako zezwolenie na sprzedaż po tych cenach. Ponadto może istnieć kontrola, która pozwala kierownikowi sprzedaży autoryzować rozsądne zmiany w cenniku.

Rotacja personelu i urlopy

Obowiązkowa rotacja pracowników lub okres urlopowy są wdrażane w celu wykrywania oszukańczych systemów, w których wymagany jest regularny system do ich utrzymania.

Jeśli księgowy zmienia obowiązki co dwa miesiące, dana osoba nie będzie w stanie konsekwentnie prowadzić fałszywego systemu.

Audyty fizyczne

Audyty fizyczne obejmują ręczne liczenie gotówki i wszelkich innych aktywów rzeczowych zarejestrowanych w systemie księgowym, takich jak zapasy.

Fizyczne liczenie może ujawnić ukryte rozbieżności w saldach kont, całkowicie pomijając elektroniczne zapisy. Liczenie gotówki w punktach sprzedaży może odbywać się codziennie lub nawet kilka razy dziennie.

Większe projekty, takie jak inwentaryzacja fizyczna, muszą być wykonywane rzadziej, być może corocznie lub kwartalnie.

Okresowe uzgodnienia księgowe

Gwarantują, że salda systemu księgowego pokrywają się ze stanami rachunków innych podmiotów, takich jak banki, dostawcy i klienci.

Różnice stwierdzone między tymi typami rachunków uzupełniających mogą ujawnić rozbieżności na rachunkach własnych lub to, że błędy wynikają z innych podmiotów.

Sterowanie automatyczne

Są to prawdopodobnie najpowszechniejsze kontrole wewnętrzne, ponieważ nie tylko chronią firmę, ale zwiększają jej efektywność.

Dobrym przykładem są automatyczne zegary czasu. Pracownicy są sprawdzani przez te zegary po przybyciu, a następnie sprawdzani pod koniec zmiany.

Automatyczny zegar eliminuje możliwość oszukiwania pracowników w godzinach pracy.

Bibliografia

1. MyAccountingCourse (2018). Jakie są zasady kontroli wewnętrznej? Zaczerpnięte z: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Jaka jest zasada kontroli? Zaczerpnięte z: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Jakie jest siedem zasad kontroli wewnętrznej? Bizfluent. Zaczerpnięte z: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Podstawowe zasady kontroli wewnętrznej. Zaczerpnięte z: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Kontrola wewnętrzna. Zaczerpnięte z: cliffsnotes.com.
6. Administrator (2015). 17 Zasady kontroli wewnętrznej. Rzecznik etyki. Zaczerpnięte z: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Jakie jest siedem procedur kontroli wewnętrznej w księgowości? Small Business-Chron. Zaczerpnięte z: smallbusiness.chron.com.