PROCES ADMINISTRACYJNY: KONCEPCJA, ZNACZENIE, ETAPY, PRZYKŁADY - DUDAS - 2026

Proces administracyjny to procedura zarządzania, planowania i analizy przeprowadzana w celu osiągnięcia wszystkich celów organizacji. Jest to sposób patrzenia, a następnie kontrolowania procesów zachodzących w firmie, dążenia do sformalizowania i ustalenia lepszych sposobów wykonywania pracy.

Oznacza to, że odnosi się do dostosowania różnych procesów do strategicznych celów firmy, ustanowienia systemów pomiarowych dla tych procesów oraz szkolenia i organizacji menedżerów w celu skutecznego zarządzania procesami.

Źródło: pixabay.com

W związku z tym proces administracyjny obejmuje sposób badania, identyfikacji, zmiany i monitorowania procesów przedsiębiorstwa, aby zapewnić ich płynny przebieg i możliwość ulepszenia w czasie.

Jest to skuteczna metodologia zapewniająca, że ​​procesy są wydajne i efektywne, ponieważ zaowocuje lepszą i bardziej dochodową organizacją. W rzeczywistości oznacza to szereg działań lub operacji przeprowadzanych w celu osiągnięcia określonego celu. To systematyczny sposób robienia rzeczy.

Na przykład w fabryce odbywa się proces produkcyjny. Podobnie w procesie administracyjnym zasoby i wysiłki ludzkie są wykorzystywane w sposób uporządkowany, aby osiągnąć określone cele. Ten proces sugeruje role, które powinni pełnić menedżerowie.

Koncepcja procesu administracyjnego

Proces administracyjny można zdefiniować jako organizację i koordynację działań firmy w celu osiągnięcia założonych celów. Jest włączony jako czynnik produkcji, wraz z materiałami, maszynami i pieniędzmi.

Zakłada udział i połączenie funkcji tworzenia polityki, planowania, organizacji, kierowania i kontroli zasobów w celu osiągnięcia celów tych polityk.

W dzisiejszym konkurencyjnym i złożonym świecie biznesu koncepcja ta zyskała szczególne znaczenie. Dlatego efektywne zarządzanie tym procesem jest absolutnie niezbędne dla przetrwania jednostki biznesowej.

Ogólne zarządzanie firmą

Proces administracyjny jest szeroko stosowany w każdej firmie lub jednostce. To element, który ożywia biznes. Oczekuje się, że jednostka biznesowa będzie efektywnie zarządzana. Dokładnie to się robi w zarządzaniu.

Jest to niezbędne do prowadzenia działalności w sposób uporządkowany. Jest to ważna funkcja związana z wszystkimi aspektami pracy firmy.

Pojęcie procesu administracyjnego ma charakter ogólny i obejmuje wszystkie aspekty działalności. Innymi słowy, jest to dynamiczny proces, którego celem jest jak najlepsze wykorzystanie różnych dostępnych zasobów w celu osiągnięcia dobrze zdefiniowanych celów.

Zasoby to ludzie, materiały, pieniądze, maszyny, metody i rynki. Wynik pojawia się w postaci osiągnięcia celu. Jest to końcowy efekt zarządzania nakładami, dostępny poprzez sprawny proces administracyjny.

cechy

Poprawa

Proces administracyjny nie powinien być jednorazowy. Powinien obejmować ciągłą ocenę procesów i działania mające na celu poprawę ich całkowitego przebiegu. Wszystko to pociąga za sobą ciągły cykl oceny i doskonalenia organizacji.

Istniejące procesy ulegają zmianie

Zamiast wprowadzać absolutnie nowe lub „doskonałe” procesy, istniejące procesy powinny zostać ulepszone, aby uniknąć zepsucia osiągniętych korzyści.

Proces ciągły

Jest to proces ciągły, wykonywany przez różnych menedżerów, którzy pracują na różnych poziomach. To inny proces, w którym menedżerowie planują, organizują, kierują, koordynują i kontrolują ludzkie wysiłki w celu osiągnięcia dobrze zdefiniowanych celów.

Znaczenie procesu administracyjnego Po co to jest?

Kierunek, koordynacja i kontrola

Wiele osób pracuje razem w biznesie i potrzebuje odpowiednich wskazówek, aby zwiększyć swoją efektywność. Jeśli nie są prowadzeni, ludzie będą pracować zgodnie ze swoimi życzeniami i uporządkowana praca firmy nie będzie możliwa.

Dlatego też proces administracyjny jest niezbędny, aby zaplanować działania biznesowe, poprowadzić pracowników we właściwym kierunku, a wreszcie skoordynować ich wysiłki w celu osiągnięcia jak najkorzystniejszych wyników.

Uporządkowana realizacja celów biznesowych

Aby osiągnąć cele biznesowe w uporządkowany i szybki sposób, potrzebny jest skuteczny proces administracyjny.

Optymalne wykorzystanie zasobów

Ułatwia optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów ludzkich i fizycznych, co prowadzi do rozwoju i dobrobytu firmy. Eliminuje się lub minimalizuje nawet wszelkiego rodzaju odpady.

Siła konkurencyjna

Rozwija się siła konkurencyjna. Pozwala to firmie rozwijać się i zwiększać swoje aktywa i zyski.

Motywacja pracowników

Aby mieli większe zainteresowanie i inicjatywę w powierzonej pracy i pomogli zwiększyć produktywność i rentowność firmy.

Również koordynowanie wysiłków w celu szybkiej realizacji celów biznesowych, rozwijanie ducha pracy zespołowej.

Efektywne zarządzanie

Społeczeństwo uzyskuje korzyści w zakresie rozwoju przemysłowego, sprawiedliwości dla różnych grup społecznych, satysfakcji konsumentów i dobrobytu.

Zapewnia efektywne wykorzystanie menedżerów

Efektywne wykorzystanie menedżerów gwarantuje, że korzyści płynące z ich doświadczenia, umiejętności i dojrzałości są dostępne dla firmy.

Zapewnia bezawaryjną pracę

Gwarantuje uporządkowane i ciągłe działanie firmy przez długi czas. Zwiększa również wydajność, produktywność i rentowność firmy.

Zbuduj silną organizację

Gwarantuje rozwój solidnej organizacji, która z łatwością i pewnością może stawić czoła każdej sytuacji, korzystnej lub niekorzystnej.

Etapy procesu administracyjnego

Planowanie

Polega ona na określeniu sposobu działania, aby osiągnąć pożądane rezultaty lub cele. Wszystkie inne funkcje zarządzania są powiązane i zależne od tego etapu.

Działa jako narzędzie do rozwiązywania problemów. Pomaga wizualizować przyszłe problemy i skupia kierownictwo na możliwych rozwiązaniach.

Organizacja

Oznacza to gromadzenie zasobów i odpowiednie ich wykorzystywanie do osiągania celów. Jest to zarówno proces, jak i struktura.

Oznacza ustalenie sposobów i środków realizacji biznesplanu. Ponadto zapewnia odpowiednią strukturę administracyjną, ułatwiającą wykonanie planu.

Obejmuje różne aspekty, takie jak podział na działy, zakres kontroli, delegowanie uprawnień, ustanowienie relacji szef-podwładny oraz zapewnienie mechanizmów koordynacji różnych działań przedsiębiorstwa.

Adres

Ten etap jest dość zakończony, ponieważ obejmuje kierowanie i podnoszenie morale podwładnych. Obejmuje również komunikowanie się, przewodzenie i motywowanie.

Ma na celu kierowanie i instruowanie ludzi, aby wykonywali pracę we właściwy sposób. Za kierowanie odpowiedzialni są menedżerowie wszystkich szczebli.

Jasny plan i silna organizacja wyznaczają scenę, ale do osiągnięcia celów potrzebny jest menedżer.

Koordynacja

Integracja działań różnych działów jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania organizacji.

Kierownik musi koordynować pracę, za którą jest odpowiedzialny. Stanowi istotę zarządzania i daje jasny kierunek działaniom jednostek.

Unika również marnotrawstwa i dryfu, zapewniając jedność działań w organizacji.

Kontrola

Konieczne jest unikanie niewłaściwych działań u osób. Kontrola obejmuje trzy ogólne aspekty:

- Ustal standardy wydajności.

- Mierz prace w toku i interpretuj osiągnięte wyniki.

- W razie potrzeby podejmij działania naprawcze.

Biznesplany nie przynoszą automatycznie pozytywnych rezultatów. Menedżerowie muszą sprawować skuteczną kontrolę, aby osiągnąć sukces biznesplanu. Kontrola jest czynnością ciągłą o charakterze nadzorczym.

Przykłady etapów

- W firmie

Firmy mają cele do spełnienia i cele do osiągnięcia. Może to być dostawa produktów do użytkowników końcowych lub świadczenie usług w celu zapewnienia satysfakcji klienta.

Może to być przekształcenie surowców na kawałki, które są później składane w celu stworzenia produktu końcowego. Może to być również właściwy zapis wszystkich transakcji finansowych firmy.

Osiągnięcie tych celów wymaga wykonania szeregu zadań i działań. Ten zestaw działań lub zadań, powiązanych logicznie i następujących po logicznym przepływie, nazywa się procesami administracyjnymi.

Na codzienne funkcjonowanie firm, niezależnie od ich charakteru, struktury, a nawet branży, do której należą, w zasadzie składają się procesy administracyjne.

Produkcja jako taka jest uważana za proces administracyjny, ale jest bardzo szeroka, jeśli weźmie się pod uwagę również, w jaki sposób obejmuje inne procesy administracyjne, takie jak montaż produktu i zapewnienie jakości.

Finanse są równie szerokie i obejmują drobne, ale istotne procesy, takie jak fakturowanie i budżetowanie.

- W pielęgniarstwie

Proces administracyjny jest bardzo gorączkowy, obejmujący wiele ról roboczych i współpracę kilku zespołów roboczych.

Planowanie

Należy organizować spotkania z lekarzami, aby pomóc w ustalaniu polityki pielęgniarskiej, tworzeniu środków bezpieczeństwa i przeprowadzaniu programów szkoleniowych dla personelu.

Organizacja

Posiadanie zróżnicowanych zespołów ułatwia pracę, a także oszczędza dużo czasu. Zespoły mogą być personelem pomocniczym, pielęgniarkami, lekarzami, izbą przyjęć itp.

Wspólne wysiłki tych zespołów wpływają na prawidłowe funkcjonowanie całej izby chorych.

Adres

Należy zachęcać pracowników do wprowadzania pozytywnych zmian w pielęgniarstwie. Zachęta może mieć formę nagród, zachęt, a nawet oceny werbalnej.

Koordynacja

Musisz zadbać o prawidłowe funkcjonowanie szpitala, a także zadbać o udzielenie odpowiedzi na wszystkie pytania.

Jest to praca wymagająca wielozadaniowości. Ważne jest zaangażowanie pracowników.

Kontrola

Proces administracyjny zapewnia, że ​​kierownicy poszczególnych działów okresowo przedstawiają swoje raporty.

Pomaga to w utrzymaniu budżetów, omawianiu błędów popełnianych przez pacjentów i podejmowaniu działań przeciwko tym błędom.

- W prawo

Kancelarie mają bardzo jasne procedury. Procedury te obejmują przepływ pracy oferowanych usług, a także metodologię ich okresowego przeglądu w celu znalezienia możliwości poprawy.

Dzięki ugruntowanym procesom administracyjnym, właściwemu zarządzaniu i otwartości na automatyzację, praktyka prawnicza może być skutecznie wykonywana.

Od dokumentów klientów po procesy wewnętrzne i księgowe, niezbędny jest system zarządzania dokumentacją.

Dobry system będzie bezpieczny, aktualny, łatwy w nawigacji i łatwo dostępny. Pracownicy muszą mieć dostęp do wszystkiego, co jest związane z ich pracą, bez względu na to, gdzie i kiedy tego potrzebują.

Najlepiej jest stworzyć proces, który weryfikuje poprawność wypełnionych dokumentów lub zapewnia, że ​​pracownicy posiadają wszystkie niezbędne dokumenty przed stawieniem się w sądzie.

Egzekwuj zasady

Ważne jest, aby upewnić się, że pracownicy przestrzegają ustalonych zasad. Konsekwentne podejście do wszystkiego jest niezbędne, aby przedstawić jednolity front, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.

- W edukacji

Odnosi się do określania celów akademickich, organizowania wysiłków, polityk wewnętrznych i zewnętrznych, a także tworzenia i stosowania odpowiednich przepisów dla studentów i pracowników dydaktycznych, technicznych i administracyjnych.

Ma to na celu stworzenie warunków edukacyjnych do rozwoju skutecznego zarządzania, a także odpowiedniego procesu nauczania-uczenia się. Aby to osiągnąć, wymagane są następujące działania:

- Sprawdź, czy proces nauczania-uczenia się jest rozwijany poprzez połączenie praktyki z teorią, a także biorąc pod uwagę środowisko, w którym znajduje się szkoła i przebywa uczeń.

- Ocena wdrożenia procedur i metod, które umożliwiają osiągnięcie celów.

- Zastosuj najwygodniejsze strategie, aby zoptymalizować wykorzystanie programów studiów dla każdej klasy.

- Ustanowić procedury oceny pracy nauczycieli i uczniów.

Organizacja

Ci, którzy tworzą społeczność wychowawczą, muszą znać swoje atrybucje i funkcje, a także działać zgodnie z nimi.

Harmonogramy pracy i prowizje muszą być tak określone, aby każdy członek personelu jednostki administracyjnej wykonywał swoje określone funkcje.

- W marketingu / marketingu

Przeprowadź badania rynku

Jeśli produkt jest nowy, firma prawdopodobnie nie jest świadoma przyszłych perspektyw produktu.

Nie będziesz też wiedział jakiego produktu potrzebuje rynek, jaki będzie spodziewany wzrost obrotów nowym produktem itp. Na te pytania odpowiadają badania rynkowe.

Opracuj strategię

Segmentacja, targetowanie i pozycjonowanie są częścią strategii marketingowej. Jednak są również zaangażowani w decydowanie o strukturze marketingu i prawidłowej strategii pozycjonowania.

Przygotuj plan marketingowy

Sporządzany jest plan, aby przeanalizować, gdzie znajduje się firma, a także dokąd chce się udać w danym okresie.

Sprzedawca musi mieć możliwość wglądu do planu w dowolnym momencie, aby przeanalizować, czy jest na dobrej drodze, czy też nie.

Kontrola

Gdy produkt jest już na rynku, klienci mogą zgłaszać więcej pomysłów na jego ulepszenie.

Pomysły te są rozpatrywane przez dział marketingu, który przeprowadza badania rynku w celu ustalenia ich zasadności.

Bibliografia

1. Gaurav Akrani (2010). Funkcje zarządzania i proces, myśl zarządzania. Kalyan City. Zaczerpnięte z: kalyan-city.blogspot.com.
2. Iedunote (2019). 4 Funkcje procesu zarządzania: planowanie, organizowanie, kierowanie, kontrolowanie. Zaczerpnięte z: iedunote.com.
3. Studious Guy (2019). Zarządzanie i proces zarządzania. Zaczerpnięte z: studiousguy.com.
4. Azjatyckie szpitale i zarządzanie opieką zdrowotną (2016). 8 postulowanych kroków do skutecznego zarządzania szpitalem. Zaczerpnięte z: blog.asianhhm.com.
5. Hitesh Bhasin (2018). Proces zarządzania marketingiem. Marketing91. Zaczerpnięte z: marketing91.com.
6. Vanessa Maradiaga (2019). Administracja edukacyjna. Administracja edukacyjna. Zaczerpnięte z: administraccedu.blogspot.com.
7. Martin (2017). Cykl życia zarządzania procesami biznesowymi. Cleverism. Zaczerpnięte z: cleverism.com.