PROTOKÓŁ BIZNESOWY: CHARAKTERYSTYKA, DO CZEGO SŁUŻY, PRZYKŁADY - DUDAS - 2025

Protokół firma jest zbiorem norm społecznych i formalnych przyjętych przez spółkę do jej zgodności. Jej zadaniem jest wyznaczanie standardów postępowania i ograniczeń, którymi kierują się wszyscy członkowie firmy.

Ten organ normatywny, zwykle zawarty w instrukcji lub dokumencie, ogólnie reguluje wewnętrzne i zewnętrzne zachowanie firmy. To kodeks postępowania utrwalony w kulturze organizacyjnej firmy.

Protokół biznesowy określa zasady współistnienia różnych poziomów zatrudnienia w przedsiębiorstwie oraz kryteria komunikacji, które muszą panować poza nim.

Protokoły biznesowe zawierają zasady i kroki, których należy przestrzegać podczas planowania, opracowywania i kontroli działań prowadzonych przez firmę. Standardy te mogą obejmować zasady ustalone przez państwo.

Przykładem protokołu biznesowego jest sposób, w jaki sekretarka w przyjazny sposób odpowiada na telefon. Również pełne szacunku traktowanie kierowcy firmy transportowej podczas zabierania pasażera na lotnisko.

Cechy protokołu biznesowego

Przed zacytowaniem cech protokołu biznesowego należy wyraźnie wskazać pochodzenie terminu, aby lepiej określić jego treść.

Protokół pochodzi od łacińskiego „protos”, co oznacza „to, co jest przed czymś”, oraz „kollos”, co odnosi się do czynności przyklejania lub sklejania czegoś.

Słownik Królewskiej Akademii Języka Hiszpańskiego w jednym ze znaczeń definiuje go jako „zbiór zasad ustanowionych przez normę lub zwyczaj dla ceremonii i aktów oficjalnych lub uroczystych”.

Protokół to opis standardów zachowania, które muszą być przestrzegane w firmie lub instytucji. Opisuje wytyczne dotyczące postępowania i procedury do wykonania czynności lub w określonej sytuacji.

Protokół biznesowy musi przekazywać klientom istotę firmy, dlatego jest częścią jej filozofii i wizerunku. Istnieją różne rodzaje protokołów: biznesowe, religijne, oficjalne, sportowe, towarzyskie itp.

Cechy dobrego protokołu biznesowego to

1- Nie jest to regulowane prawem, ale jest ściśle egzekwowane w firmie przez jej członków.

2- Jest praktyczny , ponieważ reguluje typowe sytuacje występujące w firmie. W ten sposób unika się, że jest to dokument banalny bez przestrzegania przepisów prawa pracy.

3- Jest dostępny dla wszystkich członków organizacji, ponieważ ustala wytyczne behawioralne dla każdej sytuacji w pracy.

4- Jest to zrozumiałe, ponieważ musi być napisane jasnym językiem, aby wszyscy pracownicy firmy mogli się przyswoić i przestrzegać bez wymówek.

5- Zasadniczo jest elastyczny , ponieważ ustalone zasady muszą być dostosowane do każdej sytuacji przedsiębiorstwa, nawet w czasach kryzysu. Ale także dlatego, że mogą się zmieniać w czasie i dostosowywać do zmian.

Do czego służy protokół biznesowy?

Ustal standardy postępowania

Ustalenie wytycznych postępowania w firmie w podręczniku protokolarnym służy regulowaniu postępowania jej członków i budowaniu kultury organizacyjnej.

Bez protokołu stosunki pracy i komunikacja między firmą a klientami byłyby w całkowitym chaosie. Nie byłoby szacunku dla hierarchii, a brak kodeksu postępowania skutkowałby ciągłym brakiem szacunku i wewnętrznymi konfrontacjami.

Bez protokołu biznesowego nie można było spełnić hierarchicznego porządku, zmieniając strukturę organizacyjną firmy.

Przewodnik po działaniach społecznych

Z punktu widzenia etykiety protokół jest również niezbędny do organizacji i realizacji działań społecznych istotnych dla firmy.

Protokół pomaga utrwalać prestiż firmy wśród jej pracowników i osób z nią związanych: klientów, akcjonariuszy, dostawców, władz itp.

Stwórz wizerunek firmy

Jest częścią korporacyjnego wizerunku firmy, ponieważ kieruje i ukierunkowuje pozytywne działania członków firmy. Wizerunek firmy nie zależy tylko od produktu lub usługi jako takiej, którą dostarcza; ale z całością elementów, które się wokół niej obracają.

Protokół jest przydatny i niezbędny dla firm, ponieważ przyczynia się do poprawy relacji międzyludzkich i wzmacnia ich wizerunek korporacyjny. Obejmując wszystkie obszary organizacji, pomaga osiągnąć zdrowe i harmonijne środowisko pracy.

Stwórz kulturę firmy

Tworzy również kulturę biznesową i pracy, edukując pracowników i menedżerów w zakresie potrzeby integracji i współpracy z celami organizacyjnymi. Pomaga również kierować relacjami przedstawicieli firmy z ich współpracownikami i klientami.

Przykłady protokołu biznesowego

Protokół biznesowy obejmuje procedury ustalone w organizacji biznesowej dotyczące organizacji wydarzeń: spotkań, wizyt, konferencji, negocjacji, aktów formalnych itp.

Ale dotyczy to także sposobu komunikacji (komunikacja wewnętrzna) między członkami organizacji oraz z klientami i podmiotami powiązanymi (komunikacja zewnętrzna). Obejmuje to wszystko, od sposobu, w jaki odbierasz telefon, po sposób noszenia munduru lub sposobu ubierania się.

Podobnie, zawiera / rozumie styl pisania listu lub e-maila oraz wszystkie niezbędne elementy do wzmocnienia wizerunku firmy.

Przykładem protokołu biznesowego jest odbieranie połączenia telefonicznego. W sposobie odpowiadania, witania się i przedstawiania się istnieje domniemana kultura korporacyjna. Jest więc elementem ściśle związanym z biznesem czy wizerunkiem marki.

Protokół w rozmowie telefonicznej

- Dzień dobry panie / pani

- Jestem Judith, jak mogę ci pomóc / służyć?

- Rozpatrzę sprawę, proszę nie wycofywać się.

- Dzięki za telefon, jesteśmy do twoich usług.

- życzę szczęśliwego dnia, panie / pani

Protokół w prezentacji, powitaniu i pożegnaniu

• Wstań na powitanie.
• Podaj subtelnie dłonie i uśmiechnij się.
• Unikaj wylewnych uścisków i pocałunków.
• Podczas mówienia patrz osobie w oczy.
• Unikaj tuteo i używania potocznych terminów.
• W swoich działaniach bądź serdeczny i przyjazny.
• Spróbuj zadzwonić do osoby po imieniu, jeśli ją znasz.
• Unikaj nadmiernej pewności siebie.
• Unikaj nadmiernego mówienia o sobie i swoim życiu osobistym.

Protokół ubioru

• Nie należy nosić nieodpowiedniej odzieży ani części garderoby, która przyciąga zbyt wiele uwagi.
• Noś ubrania, które uzupełniają Twoją osobowość.
• Noś odpowiednie rozmiary odzieży.
• Noś krawat / marynarkę / spódnicę / bluzkę.
• Mężczyźni muszą odpowiednio się golić i dbać o swój wygląd.
• Kobiety dobrze się układają.
• Utrzymuj ręce i paznokcie czyste i zadbane.
• Używaj dyskretnych perfum lub balsamów.

Bibliografia

1. Martínez, Julián Mesa: Podręcznik protokołu biznesowego: zawartość i etapy przygotowania. Pobrane 14 lutego 2018 z blog.grupo-pya.com
2. Co to jest protokół i do czego służy w firmie? Skonsultowano się z gestiopolis.com
3. Dlaczego protokół jest ważny w firmach? Skonsultowano się z gadebs.es
4. Protokół. Królewska Akademia Hiszpańska. Słownik zwyczajowy. Skonsultowano się z dle.rae.es
5. Protokół biznesowy. Skonsultowano się z cevents.es
6. Znaczenie protokołu biznesowego. Konsultowane z telesup.edu.pe