JAKI JEST CYKL ŻYCIA DOKUMENTÓW? - SŁOWNICTWO KULTUROWE - 2024

Cyklu życia dokumentów składa się z kolejnych etapów, przez który przechodzi przez plik jego użytkowania. Fazy ​​te obejmują tworzenie dokumentu, poprzez wszystkie jego zastosowania i modyfikacje, aż do zniszczenia lub trwałej archiwizacji.

Koncepcja cyklu życia dokumentów powstała w Stanach Zjednoczonych po II wojnie światowej. Wynikało to z potrzeby znalezienia odpowiedniego sposobu obsługi dużej liczby zgromadzonych plików.

Źródło obrazu: Wikimedia.org.

Każda dyscyplina inaczej podchodzi do cyklu życia dokumentów, biorąc pod uwagę jej przedmiot zainteresowania i charakter archiwum. Na przykład cykl życia dokumentu prawnego może mieć inne etapy niż etapy dokumentu akademickiego.

W każdym przypadku rozważania na temat tego, jak długo dokument powinien być przechowywany, jak powinien być przechowywany lub jakie powinno być jego prawidłowe użycie, są różne. Podobnie, różne są podejścia do etapów jego cyklu życia.

Na przykład mogą istnieć dokumenty bez wartości dla firmy lub instytucji rządowej ze względu na ich wiek. Jednak te same archiwa mogą mieć dużą wartość historyczną dla muzeum.

Kolejną zasadniczą różnicą jest różnica między dokumentami analogowymi i cyfrowymi. Chociaż znaczenie ma treść dokumentów, istnienie plików cyfrowych implikuje szczególne cechy dotyczące ich obsługi i etapów ich cyklu życia.

Trzy wieki dokumentów

Obraz: odtwarzacz slajdów

W 1972 roku historyk Carlos Wyffels zaproponował teorię trzech wieków. Zgodnie z tym dokumenty są przedmiotami, które mają istotny proces, podczas którego zmienia się ich zastosowanie.

Ogólnie rzecz biorąc, dokumenty są intensywnie wykorzystywane natychmiast po utworzeniu i przez określony czas. Jednak z biegiem czasu to użycie jest ograniczone do momentu, w którym całkowicie ustaje, albo z powodu archiwizacji, albo zniszczenia.

Według Wyffelsa ten cykl, przez który przechodzą wszystkie dokumenty, dzieli się na trzy epoki: wiek administracyjny lub aktywny, wiek średni lub półaktywny oraz wiek nieaktywny lub historyczny.

Administracyjny lub aktywny wiek (plik zarządzania)

Odnosi się do aktywnego okresu dokumentu. Rozpoczyna się w momencie powstania i przechodzi przez różne etapy, na których jest często konsultowany, przekazywany i udostępniany.

Na przykład wiek administracyjny rachunku za media rozpoczyna się w momencie jego wygenerowania. Następnie idź dalej przez ograniczony czas - podczas dostarczania lub wysyłania e-mailem przez listonosza, podczas sprawdzania i podczas płatności.

Wiek średni lub półaktywny (plik centralny)

Jest to okres, w którym dokument stracił użyteczność, do jakiej został stworzony. Dlatego nie jest tak aktywny w użyciu, jak w wieku administracyjnym. Jest jednak zachowany i rzadko można się z nim zapoznać.

Na przykład pośredni wiek rachunku za media rozpoczyna się, gdy po jego zapłaceniu zostaje on umieszczony w folderze. Jest bardzo prawdopodobne, że nigdy nie zostanie ponownie skonsultowany, jednak jest przechowywany w aktach na wypadek pojawienia się obaw.

Półaktywny okres życia dokumentów może być różny w zależności od typu dokumentu i kontekstu. Na przykład dokument prawny może mieć dłuższy okres aktywności niż rachunek za media.

Wiek nieaktywny lub wiek historyczny (archiwum historyczne)

Odnosi się do ostatniego okresu archiwizacji. Jednak nie wszystkie pliki mają to samo miejsce docelowe. W zależności od ich charakteru można je uczynić historycznymi lub zniszczonymi.

Archiwa historyczne to takie, które mają wartość kulturową lub naukową. Dlatego na tym etapie poszukuje się metod konserwacji, aby zachować je w jak największym stopniu.

Etapy w cyklu życia dokumentów

Teoria trzech wieków w sposób ogólny określa podstawowe fazy, przez które przechodzą wszystkie dokumenty. Istnieją jednak inne, bardziej szczegółowe etapy, które określają użyteczność i sposób postępowania z dokumentami.

Etapy, przez które przechodzi dokument, zależą od jego wartości, sposobu użycia i kontekstu. Na podstawie tych cech określa się, przez które fazy musi przejść i jakie są przepisy techniczne i administracyjne dla każdego z nich.

Oto niektóre z głównych etapów, przez które przechodzi dokument przez cały okres jego użytkowania:

1-Tworzenie: polega na utworzeniu dokumentu w formacie drukowanym lub cyfrowym.

2-Storage: zgodnie z formatem, w jakim dokument został utworzony, jest przechowywany fizycznie lub cyfrowo. W niektórych przypadkach brany jest również pod uwagę etap digitalizacji, gdy jest on częścią procesu.

3-Kategoryzacja: odnosi się do organizacji, klasyfikacji lub indeksowania dokumentów zgodnie z parametrami ustalonymi w każdym kontekście.

4-przelew: odnosi się do wysłania i / lub dostarczenia dokumentu zgodnie z jego charakterystyką. Obecnie może to odnosić się do dostawy pocztą tradycyjną lub pocztą elektroniczną, w zależności od przypadku.

5-Rozpowszechnianie: ten etap dotyczy dokumentów, które mają charakter publiczny lub są potrzebne, dlatego po utworzeniu należy je udostępnić określonej grupie osób.

6-Wspólne użytkowanie: obecnie pliki można organizować do wspólnego użytku i edycji. Ten etap pojawił się niedawno i dotyczy wyłącznie dokumentów cyfrowych.

7-Konsultacje: odnosi się do etapu, na którym dokumenty są układane z zamiarem zapoznania się z nimi. Podczas tego procesu bardzo ważne są przepisy dotyczące bezpieczeństwa i / lub dostępności, w zależności od społeczeństwa, od którego oczekuje się dostępu do informacji.

8-Archiwizacja lub zniszczenie: jest to ostatni etap cyklu życia wszystkich dokumentów. Odpowiada momentowi, w którym decyduje się, czy ma wystarczającą wartość historyczną, aby ją zachować, czy wręcz przeciwnie, ulega zniszczeniu.

Znaczy

1. Darmouth College. (SF). Cykl życia dokumentu: definicje, technologie pomocnicze i aplikacje. Odzyskany z: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Cykl życia dokumentów: Teoria 3 wieku. Odzyskany z: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Co to jest cykl życia elektronicznego zarządzania dokumentami? Odzyskane z: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Cykl życia dokumentu. Odzyskany z: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Cykl życia dokumentów - Hiszpański system archiwalny. Odzyskany z: normadat.es.