ZWROT DROBNYCH ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH: CO TO JEST, DOKUMENTY I PRZYKŁADY - DUDAS - 2026

Zwrot drobnej gotówki jest zwrot, który jest wykonany z ustalonym funduszu przypisanej do działu firmy, na kwotę płatności dokonanych przez tych środków, zgodnie z tym co jest wskazane w fakturach i paragonach prezentowanych, w celu zakończenia Twoja początkowa kwota w gotówce ponownie.

Firmy zazwyczaj przechowują mniejsze ilości gotówki w swoich obiektach, aby pokryć drobne różne płatności, takie jak żywność i materiały biurowe.

Źródło: pixabay.com

W większej firmie może istnieć wiele punktów sprzedaży drobnych gotówki, prawdopodobnie jedna na budynek lub nawet jedna na dział. Oddzielny system księgowy służy do śledzenia drobnych transakcji gotówkowych.

Takie płatności są zazwyczaj obsługiwane za pośrednictwem systemu niewielkich zaliczek gotówkowych, do którego przypisana jest kwota „zmieniających się pieniędzy”. Jest to maksymalna kwota gotówki, jaka może być przechowywana w dowolnym momencie.

Preferowaną metodą zwrotu pieniędzy jest czek, wymagany za pośrednictwem należycie autoryzowanego i udokumentowanego wniosku o czek.

Co to jest zwrot pieniędzy za drobną gotówkę?

Aby założyć kasę kasową, tworzy się czek na kwotę funduszu przeznaczoną na daną kasę.

Początkowy zapis w dzienniku kas kasowych jest obciążeniem rachunku kasowego i uznaniem rachunku gotówkowego lub bankowego.

Depozytariusz następnie wypłaca różne kwoty z funduszu kasowego w zamian za pokwitowania związane z jakimikolwiek wydatkami.

W tym momencie nie ma wpisu do dziennika. Zamiast tego saldo gotówki w funduszu drobnej gotówki maleje, podczas gdy liczba wpływów wzrasta.

Pozostała gotówka plus całkowite wpływy muszą przez cały czas być równe początkowej kwocie środków w dolnym polu. Jednak kradzież lub błędy rejestracyjne mogą spowodować zmianę początkowej kwoty finansowania.

Zwrot

Gdy saldo kasowego funduszu kasowego spadnie do wystarczająco niskiego poziomu, powiernik prosi kasjera o zwrot gotówki.

W ten sposób uzyskuje się sumę wpływów, które się kumulowały. Kasjer wypisuje nowy czek na pełną wartość paragonów i wymienia ten czek na paragony.

Wpis do dziennika drobnej gotówki to obciążenie rachunku kasowego i uznanie rachunku gotówkowego lub bankowego.

Podmiot przechowujący gotówkę wprowadza pieniądze do szuflady drobnych pieniędzy, która powinna teraz zawierać pierwotną kwotę pieniędzy przydzieloną funduszowi.

Kasjer tworzy zapis księgowy, aby rejestrować drobne wpływy gotówkowe. Jest to kredyt na rachunku drobnej gotówki i obciążenie kilku różnych rachunków wydatków, w zależności od tego, co zostało zakupione za gotówkę.

Sterownica

Konieczne jest ustanowienie silnych kontroli wewnętrznych wpływów lub wypłat gotówki, aby zapobiec niewłaściwemu zarządzaniu funduszami i zabezpieczyć się przed stratami.

- Mniejsze pudełko należy przechowywać w bezpiecznym miejscu. Na przykład w kasie.

- Kasjer musi być odpowiedzialny za przechowywanie faktur odpowiadających płatnościom gotówką.

- Zliczanie gotówki z niespodzianką powinno być przeprowadzane od czasu do czasu, aby zapewnić dokładność salda gotówki wskazanego na kasie.

- Ilość gotówki w kasie nie powinna być zbyt wysoka.

Dokumenty

Każda firma definiuje formaty, które mają być użyte i procedurę, której należy przestrzegać w przypadku wniosku o zwrot kosztów, ale zasadniczo proces polega na zestawieniu wszystkich dokonanych płatności z dołu dolnej skrzynki i odpowiednich podpór.

Ważne jest, aby każda płatność, nawet minimalna, była poparta odpowiednią fakturą lub, jeśli ma to zastosowanie, równoważnym dokumentem, w którym firma lub osoba, na rzecz której dokonano płatności, może być wyraźnie zidentyfikowana, w przypadku istotnych kwestii, takich jak obsługa podatków i księgowości.

Format zwrotu

Opiekun odpowiedzialny za obsługę drobnej gotówki musi wypełnić bon „Zwrot drobnej gotówki”, który wyszczególnia wydatki poniesione w danym okresie, aby otrzymać zwrot poniesionych kosztów.

Pracownik musi złożyć wszystkie oryginalne pokwitowania wydatków dołączone do wypełnionego formularza zwrotu drobnych pieniędzy:

Suma wszystkich faktur i rachunków w formacie zwrotu oraz pozostałej dostępnej gotówki w gotówce musi być równa kwocie pierwotnego funduszu zaliczkowego.

Format sumarycznego zwrotu drobnych pieniędzy, z sumą wszystkich indywidualnych płatności, jest wysyłany do kontrolera w celu ostatecznego przeglądu i autoryzacji.

Kupon wypłaty

W celu zwrotu wartości poniesionych wydatków zgodnie z paragonami i fakturami drobnej gotówki, które są wymienione w dokumencie „Zwrot drobnych środków pieniężnych”, generowany jest dowód wydatku lub płatności, jak pokazano poniżej .

Wszystkie te dokumenty należy dołączyć do rekordu księgowego załącznika dziennika.

Formularz zwrotu i oryginały całej dokumentacji są wysyłane do działu rozliczeń w celu przetworzenia.

Dowód zwolnienia wystawiany jest w imieniu depozytariusza drobnej gotówki, aby czek można było wystawić na jego nazwisko na żądaną kwotę. Czek zwrotny może zostać zrealizowany prywatnie przez depozytariusza.

Przykłady

Firma ABC decyduje się przeznaczyć 100 USD w gotówce jako niewielki fundusz gotówkowy na swój dział operacyjny, aby mogła bezpośrednio przetwarzać swoje niskie koszty.

Dlatego 1 marca dostarczane są pieniądze w wysokości 100 dolarów. Początkowa alokacja drobnych środków pieniężnych zostanie zarejestrowana w rachunkowości w następujący sposób:

W marcu dział operacyjny dokonał następujących drobnych płatności gotówką:

- 3 stycznia: zakup herbaty za 10 USD.

- 15 stycznia: zakup artykułów piśmiennych za 50 USD.

- 27 stycznia: płatność dla hydraulika za 20 USD.

Płatności dokonywane za pomocą drobnej gotówki zostaną zapisane w rachunkowości w następujący sposób:

Mniejsze pudełko musi zostać zwrócone 31 marca Ponieważ całkowity koszt za miesiąc wyniósł 80 USD, kwota do zwrotu będzie to kwota do zwrotu:

Dlatego od 1 kwietnia w dolnej skrzynce ponownie będzie znajdować się początkowo przypisane 100 USD.

Bibliografia

1. Uniwersytet Fordham (2019). Pieniężne fundusze zaliczkowe i zwroty kosztów. Zaczerpnięte z: fordham.edu.
2. Uniwersytet Stanforda (2019). Instrukcje: zwracanie pracownikowi pieniędzy Petty Cash. Zaczerpnięte z: web.stanford.edu.
3. Uproszczona rachunkowość (2019). Rozliczanie Petty Cash. Zaczerpnięte z: account-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Księgowość drobna. Narzędzia księgowe. Zaczerpnięte z: accounttools.com.
5. Gerencie (2017). Zwrot drobnych środków pieniężnych. Zaczerpnięte z: gerencie.com.