ZGŁOSZENIE ZAPOTRZEBOWANIA: RODZAJE, SPOSÓB WYKONANIA I PRZYKŁADY - DUDAS - 2026

Formularz zapotrzebowania na zakup to dokument generowany przez dział użytkownika lub personel magazynu w celu powiadomienia działu zakupów o zamówieniach, ilości i terminie dostawy. Kupowanie od firmy zaczyna się od zebrania wymagań.

Po ich opracowaniu należy poinformować dział zakupów. Zgłoszenie zapotrzebowania to dokument, który będzie zawierał listę tych wymagań. Aby zapobiec oszustwom, kierownicy działów generalnie nie mogą zamawiać bezpośrednio od dostawców ani dokonywać zakupów w imieniu firmy.

Zamiast tego jest to inny dział zwany działem zakupów, który faktycznie składa zamówienia u dostawców zewnętrznych. Menedżerowie różnych działów używają formularzy zapotrzebowania na zakup, aby poinformować ten dział, jakie materiały należy zakupić.

Zgłoszenia zapotrzebowania i zamówienia są kluczowymi dokumentami w procesie pozyskiwania towarów potrzebnych firmie do działania, standaryzacji procesu zamawiania zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.

Rodzaje

Kluczowe punkty dotyczące zapotrzebowania na zakup są następujące:

- Jest to prośba skierowana do działu zakupów o pozyskanie określonej listy materiałów.

- Potrzebujesz zgody organizacji zakupowej.

- Jest to dokument wewnętrzny; to znaczy pozostaje w organizacji.

Można utworzyć zgłoszenie zapotrzebowania dla następujących typów zamówień:

Standard

Pozyskiwanie dostaw i materiałów od dostawców, zarówno do procesów produkcyjnych, jak i materiałów biurowych i innych aktywów.

Outsourcing

Dostarczenie surowca dostawcy, a tym samym uzyskanie gotowego produktu.

Przesyłka

Uzyskanie materiału, który jest przechowywany w zakładach firmy i dostawca jest za to opłacany.

Transfer

Aby uzyskać materiały z innego działu lub obszaru w tej samej organizacji.

Usługa zewnętrzna

Aby uzyskać usługi zewnętrznego dostawcy, takie jak konserwacja instalacji.

Jak opracowano?

Podstawowe elementy składające się na zgłoszenie zapotrzebowania to:

- numer zamówienia umożliwiający identyfikację dokumentu. Musi być wcześniej wydrukowany.

- Dział zamówień.

- Data zamówienia i żądana data dostawy.

- Imię i nazwisko osoby, która przygotowuje zamówienie oraz podpis osoby, która przeprowadza odpowiednie upoważnienie.

- Żądane pozycje należy szczegółowo opisać, aby uniknąć niedokładnych danych. Kwota musi być dokładna; bardzo ważne jest umieszczenie wymaganej jednostki (kilogramy, litry, jednostki itp.).

- Podpis kierownika działu zakupów, który zatwierdza lub nie zatwierdza zakupu.

- Jeśli zażądano już ofert od dostawców, należy je dołączyć do zamówienia.

Proces zapotrzebowania na zakup

Proces zgłaszania zapotrzebowania jest używany przez organizacje do składania i śledzenia zamówień na dostawy. Może to być wszystko, od surowców po meble biurowe i nie tylko.

Gdy kierownik działu uzna, że ​​zaczyna brakować materiałów, wypełnia formularz zapotrzebowania na zakup, który zawiera pola wymienione powyżej.

Zgłoszenie zapotrzebowania to formularz, który dział firmy wysyła do działu zakupów, zawierający listę towarów, które chce zamówić od zewnętrznego dostawcy.

Ten proces umożliwia użytkownikom składanie zamówień, uzyskiwanie zgody przełożonego, a co najważniejsze, umożliwia dostawcom zewnętrznym składanie ofert cenowych.

Gdy menedżer zakupów otrzyma w tym procesie zgłoszenie zapotrzebowania, może przejrzeć wszystkie informacje przesłane przez użytkownika źródłowego. Menedżer po prostu wybiera, czy zamówienie zostanie zatwierdzone, czy nie.

Jeśli nie zostanie zatwierdzone, w okienku można umieścić powód decyzji, a dział wnioskujący zostanie poinformowany o tej decyzji. Jeśli jednak kierownik wyrazi zgodę, następnym krokiem będzie zażądanie wyceny od dostawców.

Znaczenie

Rozpocznij proces zakupu

Od czasu do czasu działy firmy będą potrzebować materiałów; zgłoszenie zapotrzebowania inicjuje proces zakupu. Dział zakupów będzie działał zgodnie z mocą dokumentu.

W przypadku problemów dokument posłuży jako dowód, że dział zamówił dostawy z określoną komunikacją.

To narzędzie kontrolne

W przypadku braku odpowiednich kontroli pracownicy mogą uczestniczyć w oszustwach, ponieważ mogą zażądać materiałów do użytku osobistego.

W przypadku zapotrzebowania na zakup istnieją środki zapobiegające oszustwom. Prośba musi przejść kilka rąk, aby zapewnić jej dokładność i konieczność.

Chroń firmę

Dzięki zamówieniom na miejscu unika się ryzyka oszustwa. Chronione są również aktywa firmy.

Centralizacja procesu zakupowego

Gdy organizacja wymaga, aby wszystkie zamówienia były realizowane centralnie przez dział zakupów, łatwo jest zarządzać całym procesem.

Kupujący również odnoszą korzyści, ponieważ mogą teraz łączyć zakupy i wykorzystywać siłę nabywczą organizacji do negocjowania lepszych warunków.

Przykłady

Przykład 1

Nr zapytania: 00455

Data: 15 maja 2018 r

Nazwisko wnioskodawcy: Annaliese Corvo

Stanowisko: opiekun szkolenia

Wydział: Szkolenie personelu

Powód prośby: Poniższe artykuły są wymagane do wykorzystania w szkoleniu „Zapewnienie jakości”, które odbędzie się w tygodniu od 16 do 20 lipca 2018 r.

- 01 etui na markery flipchart.

- 12 ołówków.

- 01 flipchart z 20 białymi kartkami: 1 metr szerokości x 1,5 metra długości.

- 12 zwykłych zeszytów jednowierszowych.

- 06 kolorowych markerów do białej tablicy.

- 12 gumek do wymazania.

- 12 niebieskich długopisów.

W załączeniu 2 oferty otrzymane od dostawców artykułów papierniczych.

Autoryzowany przez: Alberto Moreno

Stanowisko: kierownik ds. Zasobów ludzkich

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Przykład 2

Dział produkcji Confecciones Tely SA musi zamówić różne materiały i wypełnić formularz zapotrzebowania na zakup. Ten formularz powiadamia dział zakupów, że te materiały są potrzebne.

Dział zakupów może zatwierdzić lub odrzucić otrzymane zapotrzebowanie. Po zatwierdzeniu zostanie utworzone zamówienie zakupu.

Zamówienie zakupu jest wysyłane do sprzedawcy w celu zakupu produktów. Dostawca produkuje i dostarcza produkty wraz z fakturą.

Dział przyjęć odbiera produkty i dostarcza raport przyjęcia do działu księgowości.

Jeśli wszystkie dokumenty są zgodne, dział księgowości wydaje kasjerowi akceptację faktury, wskazując, że płatność może zostać dokonana na rzecz dostawcy.

Bibliografia

1. Słownik biznesowy (2018). Zgłoszenie zapotrzebowania. Zaczerpnięte z: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Co to jest zgłoszenie zapotrzebowania? Zaczerpnięte z: myaccountingcourse.com.
3. Forest Time. Różnica między zapotrzebowaniem a zamówieniem. Mała firma - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Co to jest zapotrzebowanie na zakup i dlaczego jest to ważne dla Twojej firmy. Prokurować. Zaczerpnięte z: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - zgłoszenie zapotrzebowania. Zaczerpnięte z: tutorialspoint.com.