SEKRETARZ WYKONAWCZY: PROFIL, NIEZBĘDNE UMIEJĘTNOŚCI I FUNKCJE - DUDAS - 2026

Sekretarz wykonawczy jest praca czy zawód, który służy do zapewnienia maksymalnego wsparcia do wysokich rangą pracowników w firmie lub organizacji. To on będzie organizował i utrzymywał harmonogram kadry kierowniczej oraz pomagał im w wykonywaniu różnorodnych zadań administracyjnych.

Celem jest przyczynienie się do ogólnej wydajności firmy poprzez zapewnienie, że wszystkie powierzone Ci zadania administracyjne będą wykonywane terminowo i efektywnie. Sekretarz to osoba, która zapewnia obsługę administracyjną. Mogą wykonywać zadania, takie jak pisanie i archiwizacja, odbieranie telefonów i wysyłanie wiadomości.

Źródło: pixabay.com

Z drugiej strony sekretarz wykonawczy lub asystent administracyjny również wykonuje niektóre z tych czynności, a także koordynuje biuro, prowadzi badania produktów, wchodzi w interakcje z dostawcami, zamawia produkty i tworzy bazę danych. .

Sekretarze wykonawczy zazwyczaj otrzymują wyższe pensje niż sekretarki, ponieważ pełnią wysokie funkcje i przyspieszają produktywność biura.

Wymagany profil

- Licencjat z zarządzania biznesem lub dziedzin pokrewnych.

- Udokumentowane doświadczenie na stanowisku sekretarza wykonawczego lub na podobnej roli administracyjnej.

- Musi posiadać kompetencje w zakresie kompleksowej obsługi pakietu Microsoft Office oraz oprogramowania back-office, np. Systemów ERP.

- Dogłębna znajomość administracji biurowej i podstawowych procedur księgowych oraz odpowiedniego słownictwa technicznego używanego w branży.

- Znajomość podstawowych metod badawczych i technik raportowania.

- Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem.

- Znakomite umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne.

- Integralność i poufność.

Sekretarze wykonawczy muszą być szybkimi profesjonalistami ze świetnymi umiejętnościami zarządzania czasem i wielozadaniowością. To dzięki ich pracowitości i kompetencjom w pracy menedżerowie mogą skupić się na swoich obowiązkach kierowniczych, nie martwiąc się o inne zadania.

Wielu menedżerów w dużym stopniu polega na swoim sekretarzu wykonawczym, który koordynuje codzienne zadania i dotrzymuje ich harmonogramu. Takt i asertywność są wymagane jako szafarze czasu menedżera.

Wymagane umiejętności

Sekretarze wykonawczy muszą biegle posługiwać się podstawowymi umiejętnościami, takimi jak pisanie, gramatyka, ortografia i interpunkcja, a także mieć doświadczenie w korzystaniu ze sprzętu biurowego i popularnych aplikacji, takich jak edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne i grafika.

Muszą też mieć doskonałe umiejętności zarządzania czasem i umiejętność skutecznego wykonywania różnych obowiązków.

Z drugiej strony sekretarz wykonawczy potrzebuje również innych cech, takich jak rozsądek, dyplomacja, dyskrecja i umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów.

Potrzebują silnych umiejętności komunikacyjnych, aby wchodzić w interakcje z opinią publiczną, pisać raporty i recenzować publikacje.

Aktywnie słuchaj

Musisz wiedzieć, jak zwracać pełną uwagę na to, co mówią inni, poświęcając czas na zrozumienie poruszanych kwestii, zadając odpowiednie pytania i nie przerywając w nieodpowiednich momentach.

Czytanie ze zrozumieniem

Pełne zrozumienie zdań i akapitów pisanych w dokumentach związanych z pracą.

Zarządzanie czasem

Dowiedz się, jak efektywnie zarządzać czasem własnym i innych.

Wiesz, jak mówić

Rozmawiaj wyraźnie z innymi osobami, aby skutecznie przekazywać informacje.

Pisanie

Miej skuteczną komunikację na piśmie, stosownie do potrzeb odbiorców.

Krytyczne myślenie

Stosowanie logiki i rozumowania, aby móc zidentyfikować mocne i słabe strony rozwiązań, wniosków lub alternatywnych podejść do pojawiających się problemów.

Proaktywne uczenie się

Zrozum konsekwencje nowych informacji dla bieżącego i przyszłego rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.

Koordynacja

Dostosowanie działań w stosunku do działań innych.

Przejrzeć

Przegląd i ocena wyników własnych, innych osób lub organizacji w celu wprowadzenia ulepszeń lub podjęcia działań naprawczych.

cechy

Sekretarz wykonawczy może być odpowiedzialny za drobną kasę i księgowość, ale może również zarządzać budżetem. Możesz publikować artykuły na stronie internetowej, ale możesz też projektować i zarządzać witryną.

Możesz wprowadzić dane do arkusza kalkulacyjnego, który zaprojektowałeś i wykorzystałeś do swoich funkcji raportowania.

Sekretarz wykonawczy może nadzorować personel administracyjny. Często podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu i może popierać jednego lub więcej kierowników wyższego szczebla.

Obowiązki

Uwaga dla kadry kierowniczej

- Utrzymywanie porządku obrad kadry kierowniczej i pomoc w planowaniu nominacji, posiedzeń zarządu, konferencji itp.

- Uczestnicz w spotkaniach, aby przygotować protokoły i protokoły, a następnie skompiluj je, dokonaj transkrypcji i rozpowszechnij.

- Dokonaj wszelkich uzgodnień dotyczących podróży dla kadry kierowniczej: zakupu biletów, rezerwacji hotelu, dostarczenia kosztów podróży, zarządzania i przeglądu odpowiedniej dokumentacji itp.

- Przeprowadzanie zleconych dochodzeń, zbieranie danych i przygotowywanie dokumentów lub raportów do rozważenia i prezentacji przez kierownictwo, komisje i rady dyrektorów, zgodnie z przydzieleniem.

- Postępuj z poufnymi dokumentami, upewniając się, że są chronione i bezpieczne.

Interakcja wewnętrzna i zewnętrzna

- Odbieraj i filtruj połączenia telefoniczne, przekierowując je do odpowiedniej osoby w dogodnym momencie.

- Zarządzaj całą korespondencją przychodzącą lub wychodzącą (e-maile, listy, faksy, paczki itp.), Nadawaj jej priorytety i dystrybuuj ją, czytając i analizując przychodzące notatki, prezentacje i raporty w celu określenia ich wagi i zaplanowania ich dystrybucji.

- Przygotuj odpowiedzi na korespondencję zawierającą rutynowe zapytania.

- Monitoruj wykorzystanie materiałów biurowych i negocjuj warunki z dostawcami, aby zapewnić bardziej opłacalne zamówienia.

- Spotykać się z osobami fizycznymi, grupami interesu i innymi osobami w imieniu kierownictwa, komitetów i zarządów.

- Powitaj gości i określ, czy należy im przyznać dostęp do określonych osób.

Wsparcie administracyjne

- Przechowuj zapisy elektroniczne i papierowe w aktach, upewniając się, że informacje są uporządkowane i łatwo dostępne do szybkiego wyszukiwania.

- Sporządzanie faktur, raportów, listów, sprawozdań finansowych i innych dokumentów, korzystając z oprogramowania do edycji tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych i / lub prezentacji, zapewniając również odpowiednią pomoc w księgowości.

- Wykonywanie ogólnych zadań biurowych, takich jak obsługa systemów administracyjnych oraz wykonywanie podstawowych zadań księgowych.

- Koordynacja i bezpośrednie usługi biurowe, takie jak ewidencja i budżetowanie, w celu wsparcia kierownictwa.

- Ustanawia i nadzoruje polityki i procedury administracyjne, zarówno dla pracowników biura, jak i dla organizacji.

- Przejrzyj praktyki operacyjne i procedury, aby określić, czy można wprowadzić ulepszenia w takich obszarach, jak przepływ pracy, procedury raportowania lub wydatki.

- Nadzorować i szkolić inny personel administracyjny.

Bibliografia

1. Wykonalne (2018). Opis stanowiska sekretarza wykonawczego. Zaczerpnięte z: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Różnica między sekretarzem a sekretarzem wykonawczym. Praca - Chron. Zaczerpnięte z: work.chron.com.
3. Planowanie kariery (2018). Sekretarz wykonawczy i asystent administracyjny. Zaczerpnięte z: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Opis stanowiska sekretarza wykonawczego. Zaczerpnięte z: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Obowiązki sekretarza wykonawczego. Zaczerpnięte z: bestsampleresume.com