STAŁY SYSTEM INWENTARYZACJI: CHARAKTERYSTYKA I PRZYKŁAD - DUDAS - 2026

System ciągłej inwentaryzacji to metoda księgowania zapasów, która rejestruje sprzedaż lub zakup zapasów natychmiast za pomocą komputerowych systemów punktów sprzedaży lub systemów wprowadzania zamówień oraz oprogramowania do zarządzania aktywami przedsiębiorstwa.

Stałe zapasy zapewniają bardzo szczegółowy widok zmian stanu zapasów, z natychmiastowym raportem o stanie zapasów w magazynie, dzięki czemu dokładnie odzwierciedla poziom dostępnych towarów.

Źródło: pixabay.com

Ten system inwentaryzacji jest lepszy od starszego systemu okresowego inwentaryzacji, ponieważ umożliwia natychmiastowe śledzenie sprzedaży i poziomów zapasów poszczególnych pozycji, pomagając uniknąć zapasów.

Wieczyste zapasy nie muszą być ręcznie korygowane przez księgowych firmy, z wyjątkiem przypadków, w których spis z natury nie jest zgodny z powodu utraty, uszkodzenia lub kradzieży.

Stała inwentaryzacja jest preferowaną metodą śledzenia zapasów, ponieważ odpowiednio zarządzana może na bieżąco generować rozsądnie dokładne wyniki.

cechy

Stałe zapasy to systemy zapasów, w których informacje o ilości i dostępności zapasów są stale aktualizowane w zależności od działalności.

Osiąga się to poprzez połączenie systemu magazynowego z systemem wprowadzania zamówień, takim jak bezprzewodowe skanery kodów kreskowych, aw sklepach z systemem terminala w punkcie sprzedaży. Dlatego spis książek byłby dokładnie taki sam lub prawie równy faktycznemu inwentarzowi.

Jest to mniej efektywne, gdy zmiany są księgowane na kartach inwentarzowych, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że zapisy nie zostaną dokonane, zostaną wprowadzone nieprawidłowo lub nie zostaną dokonane w terminie.

W systemie ciągłej inwentaryzacji firma stale aktualizuje swoje zapisy inwentaryzacyjne, aby uwzględnić dodawanie i odejmowanie zapasów dla takich czynności, jak:

- Otrzymane pozycje z magazynu.

- Sprzedawane produkty w magazynie.

- Przedmioty przeniesione z jednego miejsca do drugiego.

- Materiały do ​​wykorzystania w procesie produkcyjnym.

- Wyrzucone przedmioty.

Formuła systemu ciągłej inwentaryzacji jest bardzo prosta: inwentaryzacja początkowa (zwykle pobierana z fizycznego spisu) + wpływy - wysyłki = inwentaryzacja kończąca się.

Różnice inwentaryzacyjne

System ciągłej inwentaryzacji ma tę zaletę, że dostarcza aktualnych informacji o stanie zapasów i wymaga zredukowanego poziomu inwentaryzacji z natury.

Jednak poziomy zapasów obliczane przez ten system mogą stopniowo różnić się od rzeczywistych poziomów zapasów.

Wynika to z niezarejestrowanych transakcji lub kradzieży, więc salda księgowe należy okresowo porównywać z rzeczywistymi dostępnymi kwotami, stosując liczenie cykliczne i korygując saldo księgowe, jeśli to konieczne.

Koszt sprzedanego towaru

W systemie permanentnym istnieje ciągła aktualizacja rachunku kosztu sprzedanego towaru po każdej sprzedaży. Oznacza to, że łatwo jest uzyskać dokładny koszt sprzedanego towaru przed końcem okresu rozliczeniowego.

Zakupy

Zakupy magazynowe są księgowane na koncie zapasów surowców lub na koncie towarów, w zależności od charakteru zakupu, przy czym istnieje również osobny zapis rekordu, który jest utrzymywany dla każdej pozycji magazynowej.

Śledzenie transakcji

Dochodzenia są znacznie łatwiejsze do śledzenia w systemie ciągłej inwentaryzacji. W tym systemie wszystkie transakcje są szczegółowo dostępne na poziomie indywidualnym.

Dostęp do raportów inwentaryzacyjnych można uzyskać w dowolnym momencie online. Ułatwia to zarządzanie poziomami zapasów i gotówką wymaganą do zakupu dodatkowych zapasów.

Ponieważ system okresowej inwentaryzacji jest aktualizowany tylko sporadycznie, menedżerowie nigdy nie mają aktualnych i dokładnych informacji finansowych, na których mogliby oprzeć swoje decyzje dotyczące zakupów lub produkcji.

Zalety i wady

Korzyść

Główną zaletą jest dostarczanie menadżerom odpowiednich statystyk dotyczących statusu firmy, w odpowiednim czasie.

Kwota kosztu sprzedanego towaru i saldo konta zapasów są dostępne w dowolnym momencie. Informacje te są bardzo ważne dla doskonalenia polityki zakupowej i sporządzania krótkoterminowych sprawozdań finansowych.

Chociaż błędy zapasów mogą wynikać z utraty, zniszczenia, kradzieży, nieprawidłowego śledzenia zapasów lub błędów skanowania, korzystanie z tego systemu ma wiele zalet:

- Utrzymać większą kontrolę nad fizycznymi zapasami poprzez porównanie rzeczywistego salda z zapisami księgowymi.

- Wykrywaj bezzwłocznie każdy problem, zanim stanie się on gigantyczny, taki jak kradzież, uszkodzenie lub wycieki zapasów.

- Zapobiegaj brakom zapasów. Brak towaru oznacza brak towaru.

- Zapewnienie kierownictwu dokładniejszego zrozumienia preferencji klientów.

- Pozwól zarządzaniu na scentralizowanie systemu zarządzania zapasami dla wielu lokalizacji.

- Zapewnij większą dokładność, ponieważ każda pozycja zapasów jest rejestrowana oddzielnie w księdze głównej.

- Zmniejsz liczbę inwentaryzacji z natury, nie wymagając przerywania rutynowych czynności biznesowych podczas obliczania z natury.

Niedogodności

- W przypadku księgowania ręcznego korzystanie z systemu ciągłej inwentaryzacji jest czasochłonne. Może to również prowadzić do wielu błędów w każdym okresie rozliczeniowym. Problem ten można rozwiązać jedynie poprzez zastosowanie skomputeryzowanego systemu księgowego.

- Korzystanie z komputerów i oprogramowania księgowego może być dość kosztowne dla małych firm.

- Prowadzenie kont zapasów w systemie stałym jest kosztowne i czasochłonne.

- Stałe systemy inwentaryzacji mogą być podatne na błędy wynikające z przeszacowań lub niedoszacowań. Może to nastąpić w wyniku kradzieży, zniszczenia, błędów skanowania lub nieśledzonych ruchów zapasów, co prowadzi do błędów uzupełniania.

Przykład

Przykładem systemu ciągłej inwentaryzacji jest nowoczesny dział wysyłki i odbioru towarów. Każde otrzymane pudełko jest skanowane do systemu księgowego i tym samym automatycznie dodawane do salda zapasów.

Produkty wysyłane do klientów są oznaczane kodem kreskowym i skanowane po opuszczeniu doku wysyłkowego. To automatycznie usuwa je z systemu księgowego i powoduje zmniejszenie zapasów.

Jak widać, ten nowoczesny system jest aktualizowany w czasie rzeczywistym. Nie jest konieczne przetwarzanie transakcji partiami, jak w systemie okresowej inwentaryzacji. W konsekwencji wszystkie raporty będą zawsze aktualne do wglądu dla kadry zarządzającej.

Bibliografia

1. Steven Bragg (2018). System ciągłej inwentaryzacji. Narzędzia księgowe. Zaczerpnięte z: accounttools.com.
2. Steven Bragg (2019). Różnica między okresowymi i wiecznymi systemami inwentaryzacji. Narzędzia księgowe. Zaczerpnięte z: accounttools.com.
3. James Chen (2018). Wieczyste zapasy. Zaczerpnięte z: investopedia.com.
4. Wikipedia, wolna encyklopedia (2019). Nieustanna inwentaryzacja. Zaczerpnięte z: en.wikipedia.org.
5. Mój kurs rachunkowości (2019). Co to jest system ciągłej inwentaryzacji? Zaczerpnięte z: myaccountingcourse.com.