SYSTEM INWENTARYZACJI: RODZAJE, METODY I PRZYKŁADY - DUDAS - 2025

System inwentaryzacji to system monitorowania, który raportuje ilość dostępnych surowców, dostaw lub gotowych produktów. Gwarantuje to, że odpowiednia ilość materiałów o odpowiedniej jakości jest dostępna we właściwym miejscu we właściwym czasie.

System ten jest aktualizowany za każdym razem, gdy produkt jest sprzedawany lub surowce są używane do produkcji produktu, aby wiedzieć, co jest dostępne na następny dzień. Pozwala również zamawiać produkty z wyprzedzeniem, aby mieć wszystko, czego potrzebujesz przez cały czas.

Źródło: pixabay.com

Kiedy ludzie myślą o systemie zapasów, często wiąże się go z branżą detaliczną. Jednak chociaż sklepy wymagają skutecznego systemu inwentaryzacji, aby skutecznie działać, jest on również używany w wielu innych rodzajach przedsiębiorstw, takich jak produkcja, usługi komunalne, służba zdrowia, administracja i edukacja.

W ramach łańcucha dostaw system zapasów obejmuje takie aspekty jak kontrola i nadzór nad zakupami (zarówno od dostawców, jak i klientów), utrzymanie stanów magazynowych, kontrola ilości sprzedawanych produktów i realizacji zamówień.

Znaczenie

Skuteczny system inwentaryzacji jest nieodzownym elementem każdej operacji detalicznej lub produkcyjnej. Jego głównym celem jest dokładne prowadzenie fizycznej inwentaryzacji produktów, zapasów i materiałów przechowywanych w magazynie.

Niektóre z najbardziej krytycznych elementów dobrze opracowanego systemu to opisy pozycji, system numeracji, standaryzacja jednostek miary i dokładne etykietowanie pozycji.

Po utworzeniu systemu zapasów można używać go do kontroli i konserwacji przechowywanych towarów, aby zapewnić, że zapasy nie zostaną utracone w wyniku zepsucia lub kradzieży.

Wiedza o tym, kiedy ponownie zamówić, ile zamówić, gdzie przechowywać zapasy itp., Może szybko stać się skomplikowanym procesem. W rezultacie wiele firm potrzebuje oprogramowania lub systemu do zarządzania zapasami o większych możliwościach niż proste bazy danych i ręczne formuły.

Jest to niezbędne do kontrolowania kosztów zakupów i realizacji celów obsługi klienta. Chociaż oprogramowanie do zarządzania zapasami jest użytecznym narzędziem do zarządzania, kluczem do dobrego systemu jest solidność tworzonych procedur.

Co to jest system kontroli zapasów?

System kontroli zapasów odnosi się do strategii stosowanych przez firmy w celu zapewnienia odpowiednich dostaw surowców do produkcji i gotowych produktów do sprzedaży, przy jednoczesnej minimalizacji kosztów zapasów.

Przechowywanie nadwyżek zapasów jest kosztowne, ponieważ przestrzeń i zasoby finansowe zainwestowane w produkty można często lepiej wykorzystać w innych obszarach.

Jednocześnie jednak posiadanie niskich zapasów może skutkować kosztownymi przerwami w produkcji lub opóźnieniami w realizacji zamówień. Systemy kontroli zapasów pomagają firmom znaleźć delikatną równowagę między zbyt małą a zbyt dużą ilością zapasów.

Po co to jest?

Systemy kontroli zapasów pomagają w śledzeniu zapasów i dostarczaniu danych potrzebnych do kontrolowania i zarządzania nimi.

Jest to rozwiązanie technologiczne, które integruje wszystkie aspekty czynności magazynowych organizacji, w tym wysyłkę, zakupy, odbiór, magazynowanie, obrót, śledzenie i reorganizację.

Dobry system kontroli zapasów zapewnia to wszystko, przyjmując całościowe podejście do zapasów i umożliwiając firmom stosowanie praktyk optymalizujących produktywność i efektywność w całym łańcuchu dostaw.

Z drugiej strony utrzymuje właściwe zapasy we właściwych lokalizacjach, aby sprostać oczekiwaniom klientów.

Niezależnie od typu systemu kontroli zapasów, który wybierzesz, upewnij się, że obejmuje on system identyfikacji pozycji magazynowych i ich informacji, w tym etykiety z kodami kreskowymi.

Ważne jest również, aby zawierał narzędzia sprzętowe do skanowania etykiet z kodami kreskowymi, centralną bazę danych dla wszystkich zapasów, a także możliwość analizowania danych, generowania raportów i prognozowania popytu.

Strategie magazynowe

Odpowiednie strategie zarządzania zapasami różnią się w zależności od branży. Magazyn ropy naftowej może przechowywać duże ilości zapasów przez długi czas, co pozwala czekać na odzyskanie zapotrzebowania.

Chociaż przechowywanie oleju jest drogie i trudne, nie ma ryzyka, że ​​zapasy staną się złe lub przekroczą specyfikację.

Jednak w przypadku firm zajmujących się towarami łatwo psującymi się lub produktami, których popyt jest wyjątkowo wrażliwy na czas, gromadzenie zapasów nie jest możliwe. Błędna ocena terminu lub ilości zamówień może być bardzo kosztowna.

Rodzaje

- System ciągłej inwentaryzacji

Dzięki systemowi ciągłej inwentaryzacji rekordy zapasów są stale aktualizowane, licząc dodania i odejmowania w miarę przyjmowania, sprzedaży, przenoszenia z jednego miejsca do drugiego, wybierania do konsumpcji i odrzucania pozycji magazynowych.

Niektóre organizacje preferują ten typ systemu, ponieważ zapewnia on aktualne informacje o zapasach i lepiej obsługuje inwentaryzacje z natury.

System ciągłej inwentaryzacji jest również preferowany do śledzenia zapasów, ponieważ zapewnia dokładne wyniki, gdy jest właściwie zarządzany.

Ten typ systemu sprawdza się najlepiej, gdy wraz ze stanami magazynowymi korzysta się z bazy danych o stanach magazynowych i lokalizacjach regałów aktualizowanych w czasie rzeczywistym przez pracowników za pomocą skanerów kodów kreskowych.

Wyzwania do pokonania

Z tego typu systemem wiążą się pewne wyzwania. Po pierwsze, system ten nie może być obsługiwany ręcznie i wymaga specjalistycznego sprzętu i oprogramowania, co skutkuje wyższymi kosztami wdrożenia, szczególnie w przypadku firm posiadających wiele lokalizacji lub magazynów.

Wielokrotne aktualizacje i konserwacja są konieczne w przypadku systemu ciągłej inwentaryzacji, co również może być kosztowne.

Innym wyzwaniem związanym z używaniem tego typu systemu jest to, że w miarę upływu czasu rejestrowane zapasy mogą nie odzwierciedlać faktycznych zapasów, ponieważ nie są stosowane częste inwentaryzacje z natury.

W rezultacie na zapisy zapasów wpływają błędy, przedmioty skradzione lub przedmioty nieprawidłowo zeskanowane, co powoduje, że nie są one zgodne ze stanami magazynowymi.

-Regularny system inwentaryzacji

System okresowej inwentaryzacji nie śledzi zapasów w sposób ciągły, ale raczej pozwala organizacjom poznać początkowe i końcowe poziomy zapasów w określonym przedziale czasu.

Ten system śledzi zapasy na podstawie spisów fizycznych. Po zakończeniu spisu z natury saldo na koncie zakupu jest dodawane do konta magazynowego i korygowane w celu dopasowania do kosztu zapasów końcowych.

Firmy mogą obliczyć koszt zakończenia zapasów przy użyciu LIFO, FIFO lub innej metody księgowania zapasów, pamiętając, że rozpoczęcie zapasów oznacza zakończenie zapasów z poprzedniego okresu.

Istnieją również wady korzystania z systemu okresowej inwentaryzacji. Po pierwsze, podczas kończenia inwentaryzacji z natury normalne działania biznesowe są prawie zawieszone. W rezultacie pracownicy są w stanie wykonywać obliczenia fizyczne w pośpiechu ze względu na ograniczenia czasowe.

Błędy i oszustwa mogą być w tym systemie częstsze, ponieważ nie ma stałej kontroli nad stanem magazynowym. Trudniej jest również określić, gdzie występują rozbieżności w inwentarzach, ponieważ między liczeniami upływa dużo czasu.

Jak wdrożyć system inwentaryzacji w firmie?

-Develop system przechowywania

Organizuj produkty

Pierwszą rzeczą jest uporządkowanie przechowywanych produktów, aby można było łatwo uzyskać dostęp i policzyć każdy przedmiot w ekwipunku. Konieczne jest oznakowanie wszystkiego, aby można je było łatwo rozpoznać, a materiały umieścić w odpowiednim miejscu.

Skuteczność systemu inwentaryzacji zależy w dużej mierze od dokładności zliczania pozycji do inwentaryzacji. Nieprawidłowa liczba może powodować rozbieżności księgowe, prowadzić do nadmiernych zamówień i nadprodukcji.

Wymagania dotyczące przechowywania

Następną rzeczą jest obliczenie fizycznych wymiarów potrzebnych do przechowywania zapasów. Może to być cały magazyn lub mała szafa, w zależności od wielkości produktów lub materiałów oraz wielkości sprzedaży.

Należy również wziąć pod uwagę wszelkie specjalne warunki wymagane do przechowywania, takie jak kontrola temperatury lub wilgotności.

Zapasy muszą być rozmieszczone efektywnie, aby usprawnić zarządzanie. Każdy przedmiot powinien być tak umiejscowiony, aby ten o największych obrotach był jak najbardziej dostępny.

Należy również rozważyć pozbycie się przestarzałych przedmiotów, które są sprzedawane rzadko.

Rozważ system kodów kreskowych

Jeśli masz dużo zapasów, będziesz potrzebować jakiegoś sposobu na śledzenie przedmiotów. Najłatwiej to zrobić za pomocą systemu kodów kreskowych. Jeśli masz kilka rodzajów przedmiotów, możesz skorzystać z systemu wizualnego.

-Take inwentarz

Szkolić pracowników

Ludzie, którzy pracują nad inwentarzem, są najbardziej krytycznym aspektem systemu. Jeśli nie zostaną przeszkoleni lub nie będą pewni, kto powinien podjąć działania, ucierpi na tym skuteczność i dokładność zarządzania.

Pracownicy powinni zostać przeszkoleni we wszystkich aspektach systemu inwentaryzacji, takich jak to, co należy zrobić w każdym punkcie, kto powinien to zrobić i jak należy to udokumentować.

Wykonuj okresowe liczenia

Częstotliwość inwentaryzacji będzie miała istotny wpływ na dokładność systemu inwentaryzacji. Niektóre rodzaje operacji będą wymagały częstszych okresów inwentaryzacji niż inne.

Ważne jest, aby najpierw skupić się na najważniejszych przedmiotach. Na przykład możesz ustawić towary o wysokim priorytecie jako te, które stanowią 80% sprzedaży. Następnie można utworzyć kategorie o średnim i niskim priorytecie dla przedmiotów o mniejszej sprzedaży. Pozwoli to uniknąć marnowania czasu na liczenie przedmiotów o niskiej sprzedaży.

-Koncile inwentarze

Dopasuj dane

Zapasy muszą zostać skorygowane ze względu na kradzież, starzenie się, pogorszenie lub uszkodzenie. Zmniejszenie stanu zapasów wyjaśni różnicę między spisem z natury a stanem wykazanym w księgach.

Oddzielne funkcje

Zarządzanie zapasami wymaga zarówno fizycznego zarządzania zapasami, jak liczenie i przenoszenie zapasów, jak i zadań administracyjnych, takich jak składowanie odpowiedniej dokumentacji i księgowanie.

Te dwie funkcje powinny być obsługiwane przez różne działy, co zmniejsza ryzyko kradzieży.

-Popraw zarządzanie zapasami

Zoptymalizuj poziomy zapasów

Poziomy zapasów muszą być utrzymywane na odpowiednim poziomie, aby zmaksymalizować zyski i zmniejszyć straty.

Utrzymywanie zbyt dużej ilości zapasów zwiększa ryzyko starzenia się, uszkodzenia i zepsucia, a brak wystarczającej ilości oznacza utratę możliwości sprzedaży.

Wdrażaj oprogramowanie

Chociaż korzystanie z arkusza kalkulacyjnego może działać w małej firmie, duże firmy będą potrzebować oprogramowania do zarządzania zapasami.

System można zintegrować z innym oprogramowaniem biznesowym w celu stworzenia zintegrowanego systemu i automatyzacji operacji.

Metody i narzędzia kontroli zapasów

Kontrola zapasów ABC

Nie jest pożądane, aby mieć taki sam stopień kontroli nad wszystkimi pozycjami zapasów, ponieważ każda z nich zmienia się w zależności od jej rocznej wartości zużycia.

Dlatego ta metoda kontroli zapasów służy do określania ważności każdej pozycji w zapasie zgodnie z jej roczną wartością zużycia. Są klasyfikowane jako A, B i C.

Przedmioty o dużej wartości są klasyfikowane jako „A”. Na ogół stanowią 15–25% pozycji zapasów, co stanowi 75–80% rocznej wartości spożycia. Należy zachować ścisłą kontrolę nad tymi elementami.

Kategoria „B” obejmuje produkty o niższej wartości dla konsumentów. Składa się z 20–30% pozycji zapasów, co stanowi 10–15% wartości rocznego zużycia. Należy zachować rozsądną kontrolę nad tymi elementami.

Mniej ważne pozycje w ekwipunku są klasyfikowane jako „C”. Składa się z 45% -65% pozycji zapasów, które stanowią 5% -15% rocznej wartości spożycia. Ze względu na niską wartość tych pozycji utrzymuje się nad nimi niewielką kontrolę.

Metoda trzech tac

Opiera się na koncepcji systemu Kanban, stosowanego przez japońskich producentów, który reguluje dostawę towarów za pomocą karty wyświetlającej zestaw specyfikacji.

Centra produkcyjne wyświetlają tę kartę, gdy chcą pobrać zapasy z tac zaopatrzeniowych.

Wszystkie trzy tace, jedna na hali produkcyjnej, jedna w magazynie i trzecia w zakładzie dostawcy, są dobrze wyposażone w kartę Kanban do śledzenia ruchu zapasów.

Po wykorzystaniu zapasów z tacy umieszczonej na podłodze zakładu, jest on uzupełniany z tacy magazynowej. Następnie taca magazynowa jest wysyłana do dostawcy w celu wypełnienia z zarezerwowanych zapasów. Dostawca natychmiast wyprodukuje więcej zapasów, aby wypełnić pusty pojemnik.

W samą porę

Jest to metoda, w której materiały są pozyskiwane na kilka godzin przed użyciem. Firmy przyjmują to w celu zmniejszenia niepotrzebnego obciążenia zapasów, w przypadku gdy zapotrzebowanie jest mniejsze niż planowane.

Celem tej metody jest zwiększenie rotacji zapasów i zmniejszenie kosztów utrzymania magazynu.

Dzięki temu eliminuje konieczność posiadania dużych zapasów. Aby czerpać korzyści z tej metody, musi istnieć odpowiedni czas między dostawą materiału a cyklem produkcyjnym.

System komputerowy

To narzędzie integruje w jednym systemie wszystkie funkcje związane z zarządzaniem zapasami. Oprogramowanie tego typu umożliwia firmie kontrolę stanów magazynowych poprzez automatyczną aktualizację stanów magazynowych, rejestrowanie wypłat i przeglądanie sald.

Korzyści można zmaksymalizować, integrując system kontroli zapasów z innymi systemami, takimi jak księgowość i sprzedaż, które pomagają lepiej kontrolować poziomy zapasów.

Stała ilość zamówienia

W tej metodzie maksymalne i minimalne poziomy zapasów są ustalone. Ustalona maksymalna ilość zapasów może być automatycznie uzupełniana, gdy poziom zapasów osiągnie minimalny poziom zapasów lub ustalony punkt ponownego zamówienia.

Firma musi ustalić maksymalną i minimalną pojemność magazynową, zgodnie z powierzchnią magazynową i trendami sprzedaży.

Ta metoda pomaga zmniejszyć liczbę błędów ponownego zamawiania i efektywnie zarządzać pojemnością pamięci.

Przykłady

NetSuite ERP

Ten system jest przeznaczony do kontroli zapasów, niezależnie od ilości lub lokalizacji. Pozwala sprostać oczekiwaniom obsługi klienta lub dostarczyć zlecenia do magazynu.

Dzięki wbudowanym narzędziom i funkcjom można śledzić zapasy w wielu lokalizacjach, a także monitorować zamówienia i zapasy bezpieczeństwa.

Zaprojektowane dla średnich i dużych firm, rozwiązanie zapewnia dużą ilość zapasów, aby sprostać wymaganiom zamówień w dowolnym momencie.

Zoho Inventory

To, co od razu docenisz w tym systemie zarządzania zapasami, to fakt, że jest on częścią pakietu aplikacji biznesowych Zoho, jednej z najczęściej używanych marek oprogramowania dla przedsiębiorstw.

Ogromną zaletą Zoho Inventory nad innymi systemami jest jego kompatybilność z innymi aplikacjami zwiększającymi produktywność Zoho, co umożliwia stabilną migrację danych między produktami Zoho.

Oznacza to, że możesz zarządzać zapasami, sprzedażą, zasobami ludzkimi i zarządzać relacjami z klientami za pomocą jednej platformy.

QuickBooks

Chociaż program QuickBooks jest znany jako doskonałe oprogramowanie księgowe, jego narzędzie do zarządzania zapasami jest w stanie nadążyć za najlepszymi narzędziami do zarządzania zapasami na rynku.

Biorąc pod uwagę, że firmy zajmują się sprzedażą towarów lub usług, sensowne jest, aby oprogramowanie księgowe mogło zarządzać wszystkimi tymi pozycjami.

Po pierwsze, QuickBooks dba o aktualizację ilości zapasów, które są kupowane lub sprzedawane. Szybki przegląd tej funkcji powinien umożliwić łatwe określenie, co się sprzedaje, a następnie określenie, co należy zmienić.

Podczas gdy Ty zajmujesz się innymi zadaniami, program QuickBooks działa w tle, wprowadzając wartości zapasów do bilansu.

Bibliografia

1. Nicole Pontius (2019). 4 rodzaje systemów kontroli zapasów: wieczny vs. Okresowa kontrola zapasów i wspierające je systemy zarządzania zapasami. Camcode. Zaczerpnięte z: camcode.com.
2. Biznesowe żargony (2019). System kontroli zapasów. Zaczerpnięte z: businessjargons.com.
3. Michael R. Lewis (2019). Jak opracować system zapasów. Wiki How. Zaczerpnięte z: wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). Czym są systemy magazynowe? Bizfluent. Zaczerpnięte z: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Co to jest zarządzanie zapasami? Zaczerpnięte z: tradegecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Zarządzanie zapasami. Investopedia. Zaczerpnięte z: investopedia.com.
7. Referencja dla biznesu (2019). Systemy kontroli zapasów. Zaczerpnięte z: referenceforbusiness.com.
8. Finanse online (2019). 10 najlepszych systemów zarządzania zapasami na 2019 r. Źródło: financesonline.com.