SYSTEM CIĄGŁEJ INWENTARYZACJI: DZIAŁANIE, ZALETY - DUDAS - 2025

System ciągłej inwentaryzacji to metoda księgowania zapasów, która natychmiast rejestruje sprzedaż lub zakup zapasów za pomocą systemów komputerowych i oprogramowania do zarządzania aktywami przedsiębiorstwa.

Pokazuje dość szczegółowy widok zmian w stanie magazynowym z natychmiastowymi raportami o stanie zapasów i dokładnie odzwierciedla poziom dostępnych towarów.

Nieustanna inwentaryzacja jest preferowaną metodą śledzenia zapasów, ponieważ może stale generować dość dokładne wyniki, jeśli jest odpowiednio zarządzana.

Jako firma posiadanie większej ilości zapasów niż potrzebujesz jest kosztowne i może prowadzić do marnotrawstwa. Z drugiej strony posiadanie zbyt małej ilości oznacza ryzyko rozczarowania klientów i utraty przychodów ze sprzedaży na rzecz konkurencji.

Ponieważ oprogramowanie do ciągłej inwentaryzacji jest zawsze aktualne, masz natychmiastowy wgląd w stan zapasów, co pozwala szybciej reagować na zmiany popytu.

Jak przebiega procedura?

Dzięki systemowi ciągłej inwentaryzacji firma stale aktualizuje ewidencję zapasów, rozliczając ich uzupełnienia i odjęcia za takie czynności, jak:

- Zakupione pozycje ekwipunku.

- Towar sprzedawany z magazynu.

- Materiały pobrane z magazynu do wykorzystania w produkcji.

- Wyrzucone przedmioty.

System działa doskonale w połączeniu z komputerową bazą danych, aktualizowaną w czasie rzeczywistym przez pracowników magazynu za pomocą skanerów kodów kreskowych lub przez handlowców korzystających z terminali POS.

Inwentaryzacja okresowa a inwentaryzacja ciągła

Tradycyjnie, chcąc dowiedzieć się, ile towarów jest dostępnych w magazynie, należało wykonać zliczenie fizyczne i uzgodnić je z ręcznymi lub automatycznymi systemami partiami.

Firmy fizycznie zaksięgowały zapasy na koniec określonego okresu i wtedy dane dotyczące zapasów zostały zaktualizowane. Jest to znane jako system okresowej inwentaryzacji, ponieważ informacje są okresowo aktualizowane.

System ciągłej inwentaryzacji wykorzystuje oprogramowanie i procesy do zarządzania zapasami, które umożliwiają aktualizację ruchu zapasów w czasie rzeczywistym.

Pracownicy używają skanerów kodów kreskowych do rejestrowania sprzedaży, zakupów lub zwrotów na bieżąco.

Informacje te są wysyłane do bazy danych, która jest stale aktualizowana, aby rejestrować każdą zmianę. Nieustanna aktualizacja zapasów nadaje systemowi nazwę i odróżnia go od podejścia okresowego.

Wieczyste konta magazynowe

W ramach tego systemu nie jest konieczne prowadzenie konta zakupów, ponieważ konto magazynowe jest obciążane bezpośrednio przy każdym zakupie towaru.

Konta do zaksięgowania w tym systemie to:

- Kiedy towar jest kupowany, aby przechowywać go w ekwipunku:

- W przypadku poniesienia kosztów, takich jak transport, ubezpieczenie itp., Doliczone do kosztu towaru:

- Jeśli towar zostanie zwrócony dostawcy:

- Kiedy towar jest sprzedawany:

- Jeśli towar jest zwracany przez klientów:

- W przypadku stwierdzenia różnicy między kwotą konta zapasów a liczbą fizyczną:

Korzyść

Umożliwia precyzyjne uzupełnienie

Zmiany zapasów są rejestrowane w czasie rzeczywistym podczas kupowania i sprzedawania zapasów. Umożliwia to tworzenie raportów, które natychmiast identyfikują elementy zapasów, które są na wyczerpaniu.

Odkryj upadek i kradzież

W systemie okresowej inwentaryzacji stan zapasów jest korygowany na koniec okresu, potwierdzając stan inwentarza z natury. Ukrywa to wszelkie kradzieże, odrzucenia, a nawet błędy liczeniowe, gdy korekta ta jest przenoszona na konto kosztu sprzedanych towarów.

System wieczny porówna wartość zapasów w systemie z liczbą na koniec okresu i pozwoli Ci zbadać wszelkie rozbieżności.

Tworzy dokładniejsze śródroczne sprawozdania finansowe

Ponieważ w systemie zapasów okresowych wartości zapasów nie zmieniają się w ciągu okresu, zarówno konto zapasów w bilansie, jak i rachunek kosztu sprzedanych towarów w rachunku zysków i strat są niepoprawne w całym okresie. Kropka.

Wieczysty system zapewnia poprawność tych kwot i zapewnia dokładniejszy zestaw sprawozdań finansowych przez cały okres.

Dokładniejsze zarządzanie stanami magazynowymi

Poziomy zapasów są zawsze prawidłowe i można uzyskać do nich dostęp online w dowolnym momencie. Możesz poprawnie obliczyć wskaźnik obrotów, aby wiedzieć, czy sprzedaż spada lub czy produkty nie sprzedają się już szybko.

Integracja z innymi systemami biznesowymi

Informacje o zapasach w czasie rzeczywistym są niezbędne dla zespołów finansowo-księgowych. Integracja systemu inwentaryzacji z systemami finansowymi pomaga zapewnić dokładne raportowanie podatkowe i regulacyjne.

Sprzedawcy mogą zapewnić klientom lepszą obsługę, wpływając bezpośrednio na ich reputację. Integracja z systemami merchandisingowymi daje zespołowi aktualny obraz tego, co sprzedaje, a co nie.

Niedogodności

Wysoki koszt realizacji

Aby korzystać z systemu ciągłej inwentaryzacji, firma musi najpierw zainstalować specjalistyczny sprzęt i oprogramowanie. Wymaga dużej inwestycji początkowej, dużej ilości zasobów i czasu na poprawne wdrożenie systemu.

Po zainstalowaniu niezbędnego sprzętu i oprogramowania ich regularna konserwacja i aktualizacje będą nadal obowiązkowe, co będzie kosztować firmy jeszcze więcej.

Większa złożoność

Wymaga od firm oferowania szkoleń dla każdego z pracowników ze względu na złożoność systemu.

Pracownicy będą potrzebować szkolenia w zakresie korzystania z unikalnego oprogramowania firmy, a także szkolenia w zakresie korzystania ze specjalnego sprzętu, takiego jak skanery.

Zarejestrowane zapasy mogą nie odzwierciedlać rzeczywistych stanów

Zaksięgowanie transakcji natychmiast po ich wykonaniu może być niekorzystne, ponieważ zaksięgowane zapasy mogą nie odzwierciedlać rzeczywistych zapasów w czasie.

Dzieje się tak, ponieważ w systemie ciągłej inwentaryzacji inwentaryzacje z natury nie są często używane.

Przy większej liczbie osób dokonujących transakcji w systemie firma przyjmuje na siebie większe ryzyko popełnienia błędów wynikających z błędu ludzkiego.

Dłuższy czas konsumpcji

Dzięki systemowi okresowej inwentaryzacji firmy przeznaczają określony czas na ewidencję zapasów.

Mogą być rejestrowane co tydzień, co miesiąc lub nawet co roku. To sprawia, że ​​system okresowej inwentaryzacji jest mniej czasochłonny niż system ciągłej inwentaryzacji.

W systemie wieczystym każda transakcja musi być natychmiast zarejestrowana. Audytorzy powinni przeglądać transakcje, aby upewnić się, że są poprawne i że nadal należy przeprowadzić inwentaryzację fizyczną, aby znaleźć rozbieżności w liczbach.

Bibliografia

1. Steven Bragg (2017). System ciągłej inwentaryzacji. Kursy i książki rachunkowości CPE. Zaczerpnięte z: accounttools.com.
2. Investopedia (2018). Nieustanna inwentaryzacja. Zaczerpnięte z: investopedia.com.
3. Rachunkowość dla zarządzania (2017). System ciągłej inwentaryzacji. Zaczerpnięte z: accountformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Dlaczego warto korzystać z systemu ciągłej inwentaryzacji? Zaczerpnięte z: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Zalety systemu Perpetual Inventory. Małe firmy - Chron.com. Zaczerpnięte z: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Wady systemu ciągłej inwentaryzacji. Małe firmy - Chron.com. Zaczerpnięte z: smallbusiness.chron.com.