TECHNIKI KONTROLI ADMINISTRACYJNEJ: CHARAKTERYSTYKA I PRZYKŁADY - DUDAS - 2025

Do technik kontroli administracyjnej są metodologie do zbierania i wykorzystywania informacji w celu oceny skuteczności różnych środków organizacyjnych, takich jak ludzkie, fizyczne finansowego, a także organizację jako całość, w świetle strategii organizacyjnych realizowane.

Zarządzanie to zarówno sztuka, jak i nauka. Administracja i jej funkcje wciąż ewoluują, aby nadążać za duchem czasu. Funkcja kontroli administracyjnej również rozwija się wraz z upływem czasu, więc wciąż pojawiają się nowe techniki.

Źródło: pixabay.com

Kontrola jest podstawową funkcją administracyjną. Służy do regulowania działań organizacyjnych i porównuje rzeczywistą wydajność z oczekiwanymi standardami i celami organizacyjnymi.

Techniki kontroli zapewniają rodzaj i ilość informacji niezbędnych do pomiaru i monitorowania wydajności. Informacje z różnych kontroli muszą być dostosowane do konkretnego poziomu zarządzania, działu, jednostki lub operacji.

Aby zapewnić kompletne i spójne informacje, firmy często korzystają ze standardowych raportów, takich jak raporty finansowe, dotyczące stanu i projektów. Jednak każdy obszar w organizacji wykorzystuje własne, specyficzne techniki kontroli.

Lista technik (z przykładami)

-Tradycyjne techniki

Są to techniki, które są wykorzystywane w dziedzinie organizacji biznesu od dłuższego czasu i nadal są w użyciu.

Osobista obserwacja

Jest to najbardziej tradycyjna technika kontroli. Pozwala menedżerowi zebrać informacje z pierwszej ręki o wynikach pracowników.

Stwarza też presję psychologiczną na pracowników, aby lepiej wykonywali swoje zadania, a tym samym osiągali swoje cele, ponieważ mają oni świadomość, że są osobiście obserwowani w pracy.

Jest to jednak ćwiczenie czasochłonne i nie może być skutecznie wykorzystywane do wszystkich rodzajów prac.

Raporty statystyczne

Jest to ogólna analiza raportów i danych, które są wykorzystywane w postaci średnich, procentów, wskaźników, korelacji itp. W różnych aspektach. Przedstawiają informacje o wynikach organizacji w różnych obszarach.

Tego typu informacje są przydatne, gdy są prezentowane w różnych formach, takich jak wykresy, wykresy, tabele itp. Pozwala menedżerom na łatwiejsze ich odczytanie i ułatwia porównywanie wyników z ustalonymi standardami oraz z poprzednimi okresami.

Analiza progu rentowności

Służy do badania relacji między kosztami, wolumenem i zyskami. Określ ogólne ramy prawdopodobnych zysków i strat dla różnych poziomów działalności, analizując ogólną sytuację.

Wielkość sprzedaży, w której nie ma zysków ani strat, nazywana jest progiem rentowności. Można to obliczyć za pomocą następującego wzoru:

Próg rentowności = koszty stałe / (cena sprzedaży na jednostkę - koszty zmienne na jednostkę).

Dzięki tej analizie firma może kontrolować swoje koszty zmienne, a także określać poziom działalności, na którym może osiągnąć zakładany zysk.

Kontrola budżetu

W ramach tej techniki przygotowywane są różne budżety dla różnych operacji, które muszą być przeprowadzone w organizacji.

Budżety te pełnią rolę standardów porównujących je z rzeczywistymi wynikami, a tym samym podejmują niezbędne działania, aby osiągnąć cele organizacji.

Dlatego budżet można zdefiniować jako ilościowe zestawienie oczekiwanego wyniku, przygotowane na określony czas w przyszłości, aby osiągnąć określony cel. Jest to również oświadczenie odzwierciedlające politykę na dany okres.

Pomaga w ustaleniu koordynacji i współzależności między różnymi działami. Na przykład budżet zakupów nie może być przygotowany bez znajomości ilości potrzebnych materiałów. Ta informacja pochodzi z budżetu produkcji. Ta z kolei opiera się na budżecie sprzedaży.

Budżet powinien być elastyczny, aby konieczne zmiany w nim można było łatwo wprowadzić później, zgodnie z wymaganiami panującego środowiska.

Rodzaje budżetów

- Budżet sprzedaży: jest to oświadczenie o tym, co organizacja spodziewa się sprzedać pod względem ilości i wartości.

- Budżet produkcji: jest to oświadczenie o tym, co organizacja planuje produkować w okresie budżetowym. Jest wykonywany z budżetu sprzedaży.

- Budżet materiałów: to zestawienie szacowanej ilości i kosztu materiałów potrzebnych do produkcji.

- Budżet gotówkowy: są to prognozowane wpływy i wypływy środków pieniężnych w okresie budżetowym. Odpowiada prognozowanemu przepływowi środków pieniężnych.

- Budżet kapitałowy: to szacunkowe wydatki na główne aktywa długoterminowe, takie jak nowa fabryka lub duży sprzęt.

- Budżet na badania i rozwój: są to szacowane wydatki na rozwój lub udoskonalanie produktów i procesów.

-Nowoczesne techniki

Techniki te zapewniają nowy sposób myślenia i dają nowe sposoby kontrolowania różnych aspektów organizacji.

Zwrot z inwestycji (ROI)

Zapewnia podstawy do określenia, czy kapitał zainwestowany w biznes został skutecznie wykorzystany do wygenerowania rozsądnego zwrotu.

ROI działa jako skuteczne urządzenie monitorujące do pomiaru ogólnej wydajności organizacji lub jej poszczególnych działów lub działów. Pomaga również kierownikom działów wykryć problemy, które negatywnie wpływają na zwrot z inwestycji.

Formuła zastosowana do obliczenia jest następująca: zwrot z inwestycji = (dochód netto / inwestycja ogółem) x 100.

Do obliczenia zwrotu z inwestycji można wykorzystać dochód netto przed lub po opodatkowaniu. Całkowita wartość inwestycji obejmuje inwestycje w środki trwałe oraz kapitał obrotowy zainwestowany w działalność.

Analiza wskaźników

Jest to technika wykorzystywana do analizy sprawozdań finansowych spółki handlowej poprzez obliczanie różnych wskaźników.

Wskaźniki najczęściej używane przez organizacje można podzielić na następujące kategorie:

Wskaźniki płynności

Mają one na celu zrozumienie krótkoterminowej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i jego zdolności do regulowania krótkoterminowych zobowiązań. Zawiera aktualny wskaźnik i szybki wskaźnik:

- Wskaźnik bieżący = aktywa bieżące / zobowiązania bieżące.

- Szybki wskaźnik = gotówka + należności z faktur / zobowiązania bieżące.

Wskaźniki wypłacalności

Są one obliczane w celu określenia długoterminowej wypłacalności przedsiębiorstwa i jego zdolności do spłaty długoterminowych długów. Obejmuje wskaźnik zadłużenia, wskaźnik majątku, wskaźnik pokrycia odsetek itp.

- Wskaźnik zadłużenia = dług wobec wierzycieli / fundusz udziałowców.

- Wskaźnik własności = fundusz udziałowców / aktywa ogółem.

Wskaźniki rentowności

Pomagają w analizie rentowności firmy. Na przykład wskaźnik zysku brutto, wskaźnik zysku netto, wskaźnik handlu itp.

- Wskaźnik zysku brutto = zysk brutto / sprzedaż netto × 100.

- Wskaźnik zysku netto = zysk netto / sprzedaż netto x 100.

Wskaźniki obrotów

Pomagają dowiedzieć się, czy zasoby są wykorzystywane efektywnie, aby zwiększyć efektywność działań biznesowych. Na przykład wskaźnik rotacji zapasów, wskaźnik rotacji dłużników, wskaźnik rotacji środków trwałych itp. Wyższy obrót oznacza lepsze wykorzystanie zasobów.

- Wskaźnik rotacji zapasów = Koszt sprzedanego towaru / Średnie zapasy.

- Wskaźnik rotacji dłużników = sprzedaż kredytów netto / średnie należności.

Rachunkowość zobowiązań

Jest to system księgowy, w którym ogólny udział różnych sekcji, działów i działów organizacji jest skonfigurowany jako „centra odpowiedzialności”.

Szef każdego ośrodka jest odpowiedzialny za osiągnięcie celu wyznaczonego dla jego ośrodka. Ośrodki odpowiedzialności mogą być następujących typów.

Centrum kosztów

Odnosi się do działu organizacji, której kierownik odpowiada za koszty poniesione w centrum, ale nie za przychody.

Na przykład dział produkcji organizacji można sklasyfikować jako centrum kosztów.

Centrum przychodów

Odnosi się do działu odpowiedzialnego za generowanie przychodów. Na przykład dział marketingu.

Źródło zysku

Odnosi się do działu, którego kierownik jest odpowiedzialny zarówno za koszty, jak i przychody. Na przykład dział napraw i konserwacji.

Centrum inwestycyjne

Odpowiadasz za zyski, a także za inwestycje dokonane w formie aktywów. Aby ocenić wyniki centrum inwestycyjnego, oblicza się zwrot z inwestycji i porównuje go z podobnymi danymi z poprzednich lat dla samego centrum i innych podobnych przedsiębiorstw.

Audyt zarządczy

Odnosi się do systematycznej oceny ogólnej wydajności zarządzania organizacją. Celem jest przegląd wydajności i skuteczności administracji oraz poprawa jej wyników w przyszłych okresach.

Oceń ogólną wydajność zarządzania organizacją. Jego podstawowym celem jest identyfikacja słabości w wykonywaniu funkcji zarządczych. Gwarantuje również aktualizację istniejących polityk zarządzania.

Zapewnia wymagane modyfikacje istniejących polityk i technik zarządzania, stosownie do zmian w środowisku.

Ciągłe monitorowanie wyników zarządzania pomaga doskonalić system kontroli.

Pert i CPM

PERT (Scheduled Review and Evaluation Technique) i CPM (Critical Path Method) to ważne techniki sieciowe, przydatne do planowania i kontroli.

Techniki te pomagają w wykonywaniu różnych funkcji zarządzania, takich jak planowanie, tworzenie harmonogramów i wdrażanie projektów ograniczonych czasowo, które obejmują szereg złożonych, zróżnicowanych i wzajemnie powiązanych działań.

Służą do obliczania całkowitego oczekiwanego czasu wymaganego do ukończenia projektu i mogą identyfikować wąskie gardła, które mają krytyczny wpływ na datę zakończenia projektu.

W konsekwencji techniki te są ze sobą ściśle powiązane i uwzględniają takie czynniki, jak planowanie czasu i alokacja zasobów dla tych działań.

System informacji zarządczej

Dostarcza dokładnych, aktualnych i aktualnych informacji potrzebnych do podejmowania różnych decyzji zarządczych. Dlatego jest ważnym narzędziem komunikacji, a także bardzo przydatną techniką sterowania.

Narzędzie to dostarcza menadżerom informacji, tak aby mogli podjąć odpowiednie działania naprawcze w przypadku odstępstw od standardów.

Bibliografia

1. Toppr (2019). Techniki kontroli menedżerskiej. Zaczerpnięte z: toppr.com.
2. Kalpana (2019). Techniki kontroli menedżerskiej: techniki tradycyjne i nowoczesne. Pomysły na zarządzanie biznesem. Zaczerpnięte z: businessmanagementideas.com.
3. Wikipedia, wolna encyklopedia (2019). System kontroli zarządzania. Zaczerpnięte z: en.wikipedia.org.
4. Priyali Sharma (2019). 14 najlepszych technik kontroli - zarządzanie przedsiębiorstwem. Twoja biblioteka artykułów. Zaczerpnięte z: yourarticlelibrary.com.
5. Gaurav Akrani (2011). Techniki kontrolowania - 10 rodzajów technik kontrolowania. Życie miasta Kalyan. Zaczerpnięte z: kalyan-city.blogspot.com.
6. Notatki z klifów (2019). Techniki kontroli organizacyjnej. Zaczerpnięte z: cliffsnotes.com.