DOKUMENTACJA ADMINISTRACYJNA: KTO UCZESTNICZY, TREŚĆ I PRZYKŁADY - DUDAS - 2025

Akt administracyjny to dokument, w którym zdarzenia, które wystąpiły u pracownika lub grupy pracowników, są rejestrowane na piśmie i jako dokumentacja dowodowa. Zwykle są to zapisy dotyczące nieregularnych sytuacji w pracy lub nieprzestrzegania przepisów, za które grożą sankcje.

Nieprawidłowości zarejestrowane w aktach administracyjnych muszą mieścić się w granicach przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa pracy; to znaczy, muszą znaleźć odzwierciedlenie w umowie o pracę, a także w federalnym prawie pracy i wewnętrznych przepisach pracy.

Jaka jest wartość dokumentacji administracyjnej?

Dokumentowanie odpowiednich incydentów w pracy w aktach administracyjnych jest wysoce zalecaną praktyką, ponieważ można je wykorzystać „a posteriori” na dwa sposoby:

- Aby udowodnić fakty przed komisjami rozjemczymi i arbitrażowymi w przypadku sporu pracowniczego.

- Akredytacja profilu najstarszych pracowników w przypadku zwolnienia, ponieważ profil ten jest oceniany niezależnie od przyczyny rozwiązania umowy o pracę.

Kim są uczestnicy aktu administracyjnego?

Konieczne jest ustalenie celu, w jakim ma powstać akt administracyjny, aby móc określić, kto musi być uczestnikiem, który musi wykazać i podpisać dokument.

Celami tymi mogą być:

- Wyszczególnij naruszenie obowiązku pracy.

- Wyszczególnij karę pracy.

- Podaj szczegóły zwolnienia.

Zwykle uczestnikami są, logicznie rzecz biorąc, pracownicy i świadkowie, ale także przedstawiciel firmy, który jest zwykle wskazany do zwołania spotkania, które zapoczątkowuje kolejny akt administracyjny. Konieczne jest szczegółowe udokumentowanie, kim byli obecni, aby zagwarantować ważność aktu administracyjnego.

Jaka zawartość jest wymagana w aktach administracyjnych?

Oto podstawowe dane, które działy zasobów ludzkich muszą rejestrować w ewidencji administracyjnej:

- Siedziba firmy lub miejsce, w którym mają miejsce zdarzenia będące przedmiotem aktu administracyjnego.

- Data i godzina.

- Uczestnicy lub występujące strony.

- Wyjaśnienie powodu.

- Oświadczenia (pracownicy i świadkowie).

- Szczegóły dokumentacji potwierdzającej oświadczenia świadków i inne stawiające się strony.

- Zamknięcie protokołu z podaniem czasu i podpisu uczestników.

- W przypadku aktów administracyjnych dotyczących sankcji wobec pracowników, należy je przechowywać w aktach pracownika objętego sankcjami.

Przykłady

Pierwszy przykład

«W Mexico City, o godzinie 8:00, 8 grudnia 2017 r., W biurach działu zasobów ludzkich firmy Madnus SA pod adresem Calle los Rosales # 10, México, DF, Pan Pedro Pérez, dyrektor generalny, spotkanie; María Romero, asystent ds. Administracyjnych; Rosa Cali, menedżer ds. Zasobów ludzkich; i Sergio Arcade, sekretarz Związku, w celu zbadania wydarzeń, które miały miejsce 7 grudnia tego roku o godzinie 10:00 w związku z pracownikiem Javierem Sánchezem, operatorem.

Pani María Romero oświadcza, że: 7 grudnia pracownik Javier Sánchez pojawił się na terenie firmy z godzinnym opóźnieniem iw ewidentnym stanie upojenia alkoholowego, wypowiadając obelgi, których wolał nie powtarzać przed obecnymi. Następnie, po zwymiotowaniu na stole w recepcji, Javier Sánchez został nieprzytomny na podłodze.

Pan Javier Sánchez stwierdza, że: 7 grudnia spóźnił się do pracy, pomimo złego samopoczucia, był zdeterminowany, aby wykonywać swoją pracę, gdy poczuł się jeszcze gorzej, zaczął wymiotować i stracił przytomność na ziemię. Pan Sánchez upiera się przy zaprzeczaniu, że był pijany lub używał obelg.

Po poinformowaniu uczestników o celu spotkania i sporządzeniu niniejszego protokołu z następującą sankcją (szczegół sankcji zgodnie z Wewnętrznym Regulaminem Pracy Spółki) dla Javiera Sáncheza i wcześniejszymi oświadczeniami, rozwiązują niniejszy akt administracyjny, który jest podpisany przez uczestników w niej o zgodności ».

Drugi przykład

«O godz. 11:45 w dniu 12 maja 2017 r. Na Calle de la Colina 8, w siedzibie firmy Rocali SA, w obecności JA Martínez jako strażnika / portiera, M. Serrano jako szef HR i Marina Carmona jako sekretarz / administracja do przeprowadzenia zniesienia niniejszego aktu administracyjnego za zdarzenia, które miały miejsce 12 maja 2017 r. O godzinie 09:00 na terenie firmy Rocali SA , w ramach działu HR. Fakty, na które składają się:

Marina Carmona twierdzi, że 12 maja 2017 r. Po przybyciu na teren firmy Rocali SA została zatrzymana przy wejściu do lokalu przez ochroniarza JA Martínez, aby powiedzieć jej, że nie może przejść, ponieważ nie jest już częścią pracowników firmy, którym Marina Carmona potwierdziła, że ​​nie ma żadnych wiadomości o takim rozwiązaniu umowy.

Po kilku chwilach zmagań Marina Carmona była w stanie dotrzeć do obiektów firmy Rocali, SA, szybko i bardzo poruszona, przybyła do biura M. Serrano z żądaniem podania przyczyny zwolnienia.

Wkrótce potem uczestniczył w niej kierownik HR, M. Serrano, który stwierdził, że nie ma wiedzy o zwolnieniu, ale przystąpił do jej weryfikacji.

Po sprawdzeniu bazy danych M. Serrano wrócił do swojego biura, aby poinformować Marinę Carmonę, że to błąd, ponieważ zwolniono innego pracownika o imieniu Marina García. Przeprosił obficie za niefortunny popełniony błąd i wskazał, że gdyby tego zażądał, sporządzi zaświadczenie administracyjne, aby nie miał problemów z późnym przybyciem do pracy.

Pismo to jest przedstawiane na prośbę zainteresowanych.
Marina Carmona.
M. Serrano.
JA Martinez ».

Bibliografia

1. Załóż MŚP. Dokumentacja administracyjna. emprendepyme.net
2. BBD Sall Consultores. (2015) Wartość dowodowa minut. bbdconsultores.wordpress.com
3. Angelico Pineda (2016) Dlaczego dokumentacja administracyjna jest ważna? elempresario.mx
4. Rune. (2017) Czy wiesz, jakie są rejestry administracyjne lub pracownicze? runahr.com
5. Wikipedia. Dokumentacja administracyjna.