ZARZĄDZANIE PROJEKTEM: FAZY, CELE I PRZYKŁADY - DUDAS - 2026

Zarządzanie projektem jest do spełnienia wykonywania inicjacji, planowania, realizacji, kontroli i zamknięcia prac zespołu w celu zaspokojenia konkretnych przyczyn sukcesu i osiągnięcia konkretnych celów w wyznaczonym terminie. Dlatego jest to zastosowanie umiejętności, technik, wiedzy i narzędzi do zaprogramowania działań spełniających wymagania projektu.

Projekt to praca przejściowa mająca na celu wygenerowanie unikalnego rezultatu, usługi lub produktu, o określonym początku i końcu, podjęta w celu osiągnięcia znaczących celów i celów, ogólnie w celu osiągnięcia wartości dodanej lub korzystnej zmiany.

Źródło: pixabay.com

Czasowa jakość projektów jest sprzeczna z rutynowymi operacjami biznesowymi, które są prostymi iteracyjnymi, półtrwałymi lub stałymi działaniami w celu wytworzenia usług lub produktów.

Brak procesu zarządzania projektami może skutkować stratą czasu, straconymi pieniędzmi i niską wydajnością.

Potężne narzędzie

Zarządzanie projektami to potężne narzędzie biznesowe, które może przynieść wiele korzyści firmom różnej wielkości. Zapewnia powtarzalne procesy, wytyczne i techniki ułatwiające zarządzanie ludźmi i pracą zaangażowaną w projekty.

Może zwiększyć Twoje szanse na sukces i pomaga realizować projekty konsekwentnie, wydajnie, terminowo i zgodnie z budżetem.

Wdrażając podstawowe strategie zarządzania projektami, zostaną osiągnięte pożądane cele, a cele te zostaną osiągnięte w określonym przedziale czasowym i kosztowym.

Najważniejsze jest to, że wszyscy wygrywają, co może być najlepszą korzyścią ze wszystkich dla zarządzania projektami.

Fazy

Inicjacja

Faza inicjacyjna określa charakter i zakres projektu. Musisz zrozumieć środowisko biznesowe, a także upewnić się, że niezbędne mechanizmy kontroli są wbudowane w projekt.

Dokumenty inicjujące projekt to seria briefów, które służą do tworzenia regulaminów na czas trwania projektu. Obejmują one:

- Propozycja projektu: idea projektu, cel ogólny, czas trwania.

- Zakres projektu: kierowanie i monitorowanie projektu.

- Podział struktury pracy: skala pracy do wykonania, aż do codziennych zadań.

- Macierz alokacji odpowiedzialności: role i obowiązki dostosowane do wyników.

- Analiza potrzeb i wymagań biznesowych pod kątem mierzalnych celów.

- Przegląd bieżącej działalności.

- List projektowy, w tym koszty, zadania, rezultaty i harmonogramy.

Planowanie

Głównym celem jest odpowiednie zaplanowanie czasu, kosztów i zasobów do oszacowania wymaganej pracy, a tym samym efektywne zarządzanie ryzykiem podczas realizacji projektu. Polega na określeniu metodologii zarządzania projektami.

- Zidentyfikuj rezultaty i stwórz strukturę podziału pracy.

- Zidentyfikuj działania niezbędne do ukończenia tych rezultatów, a tym samym połącz je w logiczną sekwencję.

- Oszacuj zapotrzebowanie na zasoby dla działań.

- Oszacuj czas i koszt zajęć.

- Opracowanie harmonogramu i budżetu.

- Planowanie ryzyka.

- Uzyskaj formalną zgodę na rozpoczęcie pracy.

Wykonanie

Podczas realizacji musisz wiedzieć, jakie są planowane terminy do wykonania. Faza wykonania zapewnia, że ​​wyniki planu zarządzania projektem są odpowiednio wykonane.

Ta faza obejmuje właściwą alokację, koordynację i zarządzanie zasobami ludzkimi i innymi zasobami, takimi jak materiały i budżety. Rezultatem tej fazy są rezultaty projektu.

Dokumentacja projektu

Aby utrzymać budżet, zakres, skuteczność, a także tempo, projekt musi mieć fizyczne dokumenty związane z każdym konkretnym zadaniem.

Mając odpowiednią dokumentację, łatwo jest sprawdzić, czy wymagania projektu są spełnione. Dokumentacja zawiera informacje o tym, co zostało już ukończone dla tego projektu.

Zrobione dobrze, dokumentacja może być podstawą sukcesu projektu.

Monitorowanie i kontrolowanie

Obejmuje procesy, które są przeprowadzane w celu obserwacji realizacji projektu, tak aby w odpowiednim czasie można było zidentyfikować potencjalne problemy i podjąć działania naprawcze, gdy jest to konieczne, aby kontrolować wykonanie projektu.

Wyniki projektu są obserwowane i mierzone w celu zidentyfikowania odchyleń w planie zarządzania projektem.

Zapewnia również informacje zwrotne między różnymi fazami projektu, w celu wdrożenia działań zapobiegawczych lub naprawczych w celu dostosowania się do planu zarządzania projektem.

Zamknięcie

Zawiera formalne zakończenie projektu i jego akceptację. Działania administracyjne obejmują dokumentację wyciągniętych wniosków. Polega na sfinalizowaniu wszystkich działań całego zestawu procesów w celu formalnego zamknięcia projektu.

Na tym etapie uwzględniono również przegląd porealizacyjny. Jest to ważna faza dla zespołu projektowego, aby uczyć się na doświadczeniach i stosować je w przyszłych projektach.

Powinieneś spojrzeć na rzeczy, które działały dobrze w projekcie i przeanalizować rzeczy, które nie zadziałały, aby wygenerować wyciągnięte wnioski.

cele

Celem zarządzania projektami jest wykonanie kompleksowego projektu, spełniającego cele klienta.

Pomyślnie opracuj fazy projektu

Projekt, niezależnie od jego wielkości, obejmuje na ogół pięć odrębnych faz o jednakowym znaczeniu: rozpoczęcie, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrola, zamknięcie.

Płynny i niezakłócony rozwój i wykonanie wszystkich powyższych faz gwarantuje powodzenie projektu.

Komunikuj się efektywnie

Należy zawsze pamiętać, że sukces lub porażka projektu zależy w dużej mierze od pracy zespołowej. Dlatego kluczem do sukcesu jest zawsze współpraca.

W tym celu bardzo ważne jest nawiązanie dobrej komunikacji. Z jednej strony informacje muszą być sformułowane w sposób jasny i kompletny, aby każdy mógł je w pełni zrozumieć. Z drugiej strony musisz umieć słuchać i otrzymywać konstruktywne informacje zwrotne.

Osiągnij główny cel projektu

Główny cel projektu musi zostać zrealizowany w przewidzianym czasie, z oczekiwaną jakością i założonym budżetem.

Optymalizacja niezbędnych przypisanych nakładów i ich zastosowania w celu spełnienia wstępnie zdefiniowanych celów projektu to kwestia, w której zawsze istnieje możliwość wprowadzenia ulepszeń.

Wszystkie procesy i procedury można zreformować i zaktualizować, aby poprawić trwałość projektu, a także poprowadzić zespół przez proces zmian strategicznych.

Stwórz projekt zgodny z celami klienta

Może to oznaczać, że wizja klienta musi zostać rozpatrzona i zreformowana lub negocjowana z nim w odniesieniu do celów projektu, aby przekształcić je w cele do wykonania.

Spełnianie oczekiwań klientów i dbanie o ich zadowolenie nie tylko prowadzi do udanej współpracy, która może pomóc wyeliminować niespodzianki podczas realizacji projektu, ale także zapewnia trwałość w przyszłości.

Korzyści

Główną zaletą zarządzania projektami jest to, że pomaga efektywnie zarządzać projektami. Pozwala to na szybsze rozwiązywanie problemów.

Większa efektywność świadczenia usług

Zarządzanie projektami zapewnia mapę drogową, którą można łatwo zastosować i która prowadzi do ukończenia projektu. Kiedy już wiesz, gdzie unikać dziur w wybojach, zrozumiałe jest, że będziesz pracować mądrzej i wydajniej.

Satysfakcja konsumenta

Dopóki projekt zostanie ukończony na czas i w ramach budżetu, klient wychodzi szczęśliwy. A zadowolony klient to ktoś, kogo znów zobaczymy.

Inteligentne zarządzanie projektami zapewnia narzędzia, które pozwalają na kontynuację relacji klient / menedżer.

Większa efektywność świadczenia usług

Te same strategie, które umożliwiły pomyślne ukończenie jednego projektu, sprawdzą się wielokrotnie w innych projektach.

Poprawia wzrost i rozwój w zespole

Pozytywne wyniki nie tylko budują szacunek, ale często inspirują zespół projektowy do dalszego poszukiwania sposobów na wydajniejszą pracę.

Zwiększona elastyczność

Być może jedną z największych zalet zarządzania projektami jest to, że zapewnia elastyczność. Bezpieczne zarządzanie projektem pozwala narysować strategię, którą chcesz zrealizować, aby projekt został ukończony.

Jednak piękno takiej organizacji polega na tym, że jeśli odkryje się mądrzejszą ścieżkę, można ją obrać. Dla wielu małych i średnich firm samo to jest warte swojej ceny.

Zwiększona ocena ryzyka

Kiedy wszyscy gracze ustawią się w szeregu, a strategia jest na miejscu, przeskoczą potencjalne ryzyko uderzenia.

Zarządzanie projektami zapewnia ostrzeżenie we właściwym czasie - przed rozpoczęciem pracy nad zakończeniem projektu.

Przykłady

amerykańskie linie lotnicze

Fuzja American Airlines i US Airways spowodowała nakładanie się technologii i programów. Wiedzieli, że arkusze kalkulacyjne nie wystarczą do zarządzania złożonymi projektami i zasobami.

Aby uzyskać wgląd w szersze priorytety działów i globalne, zaczęli używać zarządzania projektami do wprowadzania personelu, zarządzania zasobami i planowania wydajności.

W rezultacie linia lotnicza przestała wykorzystywać swoje prace w zakresie technologii informatycznych z 10% do 20%. Oznacza to pozytywny wpływ netto na bilans w wysokości kilku milionów dolarów.

Teraz mają dostęp do lepszych i bardziej wiarygodnych danych, aby podejmować kluczowe decyzje dotyczące projektów i zasobów.

Royal Bank

Royal Bank of Scotland musiał wdrożyć spójne i wiarygodne dane w celu podejmowania decyzji finansowych i dotyczących zasobów. Dlatego wybrali zarządzanie projektami, aby osiągnąć tę spójność. Dlatego wycofali 35 starszych systemów, ponad 50 narzędzi opracowanych przez użytkowników i setki arkuszy kalkulacyjnych.

Mając dane w różnych formatach i setki projektów zarządzanych przez różne systemy, chcieli kontrolować swoje dane, aby lepiej widzieć całkowitą bazę klientów.

W ciągu dwunastu miesięcy byli w stanie zrealizować swoje uzasadnienie biznesowe i osiągnąć zwrot z inwestycji. Po drodze poprawili przejrzystość i obniżyli koszty w każdej jednostce biznesowej.

Bibliografia

1. Wikipedia, wolna encyklopedia (2019). Zarządzanie projektami. Zaczerpnięte z: en.wikipedia.org.
2. Project Management Institute (2019). Co to jest zarządzanie projektami? Zaczerpnięte z: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Jakie są cele zarządzania projektami? Zaczerpnięte z: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Zalety zarządzania projektami. Zaczerpnięte z: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). 10 najważniejszych korzyści z zarządzania projektami. Zarządzanie projektami Bright Hub. Zaczerpnięte z: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 przykładów udanego zarządzania projektami w świecie rzeczywistym. Blog Planview. Zaczerpnięte z: blog.planview.com.