AUDYT OPERACYJNY: CHARAKTERYSTYKA, CELE, PROCEDURA - DUDAS - 2025

Kontrola operacyjna jest systematyczny przegląd skuteczności, wydajności i oszczędności operacji organizacji pod nadzorem kierowniczym, raportowanie do właściwych ludzi na wyniki oceny, wraz z rekomendacjami usprawnień.

Audyt operacyjny to wybiegająca w przyszłość, systematyczna i niezależna ocena działań organizacyjnych. Ten rodzaj badania zasadniczo różni się od audytu wewnętrznego, którego celem jest zbadanie adekwatności kontroli i ocena rzetelności prezentacji sprawozdania finansowego.

Dane finansowe można wykorzystać w audycie operacyjnym, ale głównym źródłem dowodów są zasady operacyjne i osiągnięcia związane z celami organizacji.

Audyty operacyjne są zazwyczaj przeprowadzane przez pracowników audytu wewnętrznego, chociaż mogą być zatrudniani specjaliści do przeprowadzania przeglądów w ich obszarach specjalizacji.

Głównymi użytkownikami rekomendacji audytowych jest zespół zarządzający, a zwłaszcza menedżerowie przeglądanych obszarów.

cechy

Audyt operacyjny to badanie sposobu, w jaki organizacja prowadzi swoją działalność, w celu wskazania usprawnień zwiększających jej efektywność i efektywność.

Proces jest analogiczny do innych rodzajów audytów, takich jak audyt finansowy, ale w przypadku audytu operacyjnego przeprowadza się znacznie bardziej dogłębne badanie działalności.

Nie koncentruje się na jednym projekcie lub dziale, ponieważ każdy dział odgrywa rolę w całym procesie operacyjnym i jest powiązany z innymi.

Audyty operacyjne są obiektywne, wykonywane przez audytora wewnętrznego lub zewnętrznego. Dają nowe spojrzenie na dobre i mniej dobre aspekty praktyk i procesów organizacyjnych.

Rodzaje

Audyt operacyjny w firmach produkcyjnych

Firmy wytwarzające produkty przeprowadzają audyty operacyjne w celu zbadania procesu produkcyjnego.

Przebieg operacji jest badany. Czy pracownicy jak najlepiej wykorzystują swój czas? Czy produkty opuszczają proces z największą możliwą prędkością? Czy surowce są marnowane z powodu złego projektu lub niewłaściwego użycia?

Po przeprowadzeniu audytu firma może wprowadzić zmiany w celu zwiększenia wielkości produkcji, co pozwoli konkurować z bardziej efektywnymi konkurentami.

Audyt operacyjny w firmach usługowych

Wiele firm świadczy usługi swoim klientom, na przykład hotele, restauracje, warsztaty samochodowe lub warsztaty sprzętu AGD.

Firmy te mogą przeprowadzić audyt operacyjny, aby sprawdzić interakcje swoich pracowników z klientami. Umożliwi to zmierzenie czasu potrzebnego na sfinalizowanie transakcji lub przedstawienie prezentacji sprzedażowej potencjalnemu klientowi.

Fikcyjni kupujący, nieznani pracownikom, mogą być również wykorzystywani do mierzenia i ulepszania obsługi klienta. Audyty operacyjne mogą również badać zabezpieczenia, harmonogramy, wykorzystanie zewnętrznych dostawców oraz konfigurację i wygląd firmy.

cele

Celem audytu operacyjnego jest ustalenie, czy kontrole wewnętrzne przedsiębiorstwa, a także zasady i procedury są wystarczające, aby zapewnić optymalny poziom wydajności i skuteczności.

Ma to kluczowe znaczenie dla firm, ponieważ brak efektywności i wydajności generalnie oznacza wyższe koszty operacyjne lub niższą sprzedaż, co czasami oznacza niezdolność firmy do utrzymania się i konkurowania na rynku.

Firmy i inne organizacje zwracają się do procesu audytu operacyjnego, aby naprawdę uzyskać dobry obraz tego, czy firma dobrze sobie radzi i uzyskać nowe pomysły na ulepszenia.

Organizacje mogą oczekiwać osiągnięcia następujących głównych celów podczas przeprowadzania dowolnego audytu operacyjnego:

Wpłyń na pozytywne zmiany

Zrozum, w jaki sposób przyszłe procesy, zasady, procedury i inne rodzaje zarządzania zapewnią maksymalną skuteczność i wydajność.

Zrozum ryzyko

Rodzaje ryzyka związanego z prowadzoną działalnością i ryzyko operacyjne są różne, od zatrzymania działalności, zaniedbań lub błędów pracowników, awarii systemów informatycznych, awarii produktów, kwestii BHP, utraty kluczowych pracowników, oszustw, straty dostawców i spory sądowe.

Zidentyfikuj możliwości ulepszeń

W wyniku zrozumienia ryzyk audytorzy mogą określić, gdzie wprowadzić ulepszenia i jak je złagodzić, poprawiając szanse.

Ogólne kategorie ryzyka, w których powinna nastąpić poprawa, to ryzyko operacyjne, ryzyko finansowe, ryzyko środowiskowe i ryzyko reputacji.

Zgłoś się do kierownictwa wyższego szczebla

Wyniki audytu powinny pojawić się w przejrzystym i szczegółowym raporcie, zawierającym obiektywne analizy, oceny, zalecenia i stosowne uwagi dotyczące przeglądanych działań.

Proces

Rozpoczęcie audytu

- Nawiąż pierwszy kontakt z audytowanym i wyznaczonymi liderami w celu wyjaśnienia procesu audytu i zebrania podstawowych informacji o firmie w celu określenia hotspotów.

- Ocena potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron, biorąc pod uwagę poziom wyników audytowanego, wyniki poprzednich audytów oraz dojrzałość audytowanego systemu zarządzania.

Przygotowanie zajęć

- Określ zakres i potencjalne ryzyko, a następnie ustal procedury i zidentyfikuj zasoby.

- Przygotuj plan audytu, przypisz prace i zorganizuj niezbędne plany działania i dokumenty.

- Zorganizuj spotkanie, aby potwierdzić, że wszystkie strony zgadzają się z proponowanym planem.

Gromadzenie i weryfikacja informacji

- Przejrzyj dokumenty w trakcie całego procesu. Zespół powinien spotykać się regularnie, aby wymieniać informacje, oceniać postępy i w razie potrzeby ponownie przydzielać prace.

- Przegląd źródeł informacji, audyt dowodów i ocenę ich zgodnie z kryteriami audytu.

Generowanie wyników

- Ustalenia będą lub nie będą zgodne z kryteriami audytu. W przypadku niezgodnego ustalenia należy zarejestrować dowody potwierdzające.

- Przejrzyj informacje z audytowanym, aby ustalić, czy dowody są prawidłowe.

Spotkanie zamykające

- Przed spotkaniem zamykającym zespół audytowy powinien uzgodnić wnioski, przygotować zalecenia i omówić działania następcze.

- Zorganizuj spotkanie zamykające, aby przedstawić ustalenia i wnioski. Oceń opinie interesariuszy.

Przygotowanie i dystrybucja raportów

- Lider zespołu przekazuje wyniki w postaci pełnego, dokładnego, zwięzłego i jasnego raportu z audytu.

- Napisz raport z audytu, spotykając się z kierownictwem do czasu ustalenia, w jaki sposób kierownictwo rozwiąże stwierdzone problemy.

- Raport należy przejrzeć i zatwierdzić zgodnie z ustalonymi procedurami. Przekaż raport odpowiednim odbiorcom.

Zakończ audyt

Zadanie jest zakończone po wykonaniu wszystkich zaplanowanych czynności kontrolnych. Z drugiej strony dokumenty są przechowywane lub niszczone zgodnie z procedurami ustalonymi na początku audytu.

Bibliografia

1. Wikipedia, wolna encyklopedia (2018). Audyt operacyjny. Zaczerpnięte z: en.wikipedia.org.
2. Steven Bragg (2017). Audyt operacyjny. Narzędzia księgowe. Zaczerpnięte z: accounttools.com.
3. Wanda Thibodeaux (2018). Co to jest proces audytu operacyjnego? Mała firma - Chron. Zaczerpnięte z: smallbusiness.chron.com.
4. Smartsheet Inc. (2018). Co to są audyty operacyjne? Zaczerpnięte z: smartsheet.com.
5. Księgowość Wiki (2018). Audyt operacyjny. Zaczerpnięte z: wikiaccounting.com.
6. Tom Streissguth (2018). Co to jest audyt operacyjny? Bizfluent. Zaczerpnięte z: bizfluent.com.