FUNDUSZ OGÓLNY: FUNKCJE, ZASADY I ZARZĄDZANIE - DUDAS - 2026

Ogólnie kasa jest subledger w którym wszystkie transakcje paragonu i płatności są przechowywane, w tym depozytów bankowych i wypłat. Jest to główny magazyn informacji związanych z gotówką firmy.

Spółki dzielą ogólne środki pieniężne na dwa segmenty: dziennik wypłat gotówki, w którym rejestrowane są wszystkie płatności gotówkowe, takie jak koszty operacyjne i zobowiązania oraz dziennik wpływów pieniężnych, w którym rejestrowane są wszystkie wpływy pieniężne. takich jak sprzedaż gotówkowa i należności.

Źródło: pixabay.com

Firma używa pola ogólnego do śledzenia różnych wpływów i płatności gotówkowych, które przechodzą przez firmę.

Informacje z kasy głównej są okresowo zapisywane w księdze głównej. Jest rutynowo porównywany z zapisami bankowymi poprzez uzgodnienie bankowe, aby upewnić się, że informacje w księdze są poprawne.

Jeśli nie jest poprawne, dokonuje się wpisu korygującego w celu dostosowania ogólnego pola do informacji bankowych.

Funkcje kasy ogólnej

Działalność gospodarcza każdej firmy wiąże się z regularnym napływem i odpływem środków pieniężnych i ich ekwiwalentów. Fundusz ogólny pomaga kierownictwu firmy określić, ile pieniędzy firma ma w danym momencie.

Dzięki tym informacjom firma może przedstawić swoje zestawienie przepływów pieniężnych pożyczkodawcom, a tym samym zapewnić, że skutecznie sprosta wyzwaniu konkurencji.

Przepływy pieniężne koncentrują się na pieniądzach, które firma wydaje na działalność inwestycyjną, operacyjną i finansową.

W firmach, które obsługują dużą liczbę transakcji debetowych i kredytowych gotówką, pole ogólne zastępuje oddzielne konto gotówkowe w księdze firmy.

Firmy z mniejszą liczbą wpłat i wpływów gotówkowych mogą nie wymagać ogólnego kasjera i zdecydować się na używanie tylko jednego konta gotówkowego.

Zapis księgowy

Pole ogólne służy do rejestrowania wpływów i płatności gotówkowych. Działa jako książka pomocnicza.

Zapisy związane z przyjęciem gotówki i płatnością są najpierw księgowane w kasie głównej, a następnie księgowane na odpowiednich kontach księgi głównej.

Również ogólna gotówka jest substytutem konta gotówkowego w księdze. Jeśli skrzynka ogólna jest właściwie utrzymywana, nie ma potrzeby otwierania konta gotówkowego w księdze.

Istnieje wiele powodów, dla których firma może rejestrować transakcje za pomocą skrzynki ogólnej, a nie konta gotówkowego.

- Codzienne salda gotówkowe są łatwo dostępne.

- Błędy można łatwo wykryć poprzez weryfikację.

- Wpisy są aktualizowane, ponieważ saldo jest sprawdzane codziennie.

Zasady

W kontekście biznesowym przyjmuje się zasady bezpiecznej gotówki, szczególnie te związane ze sprawdzaniem ogólnej gotówki, aby zachęcić do dokładnego raportowania i zapobiegać kradzieży aktywów.

Przechowuj otrzymane pieniądze oddzielnie od pieniędzy na płatności

Otrzymane pieniądze nigdy nie powinny być wkładane w drobną gotówkę. Spowoduje to błędy i zamęt w zapisach księgowych.

Wszystkie pieniądze przychodzące do firmy muszą zostać niezwłocznie zdeponowane w banku i zapisane w ewidencji, zanim zostaną ponownie zapłacone. W przeciwnym razie może to być mylące podczas uzgadniania salda gotówkowego.

Przekaż pokwitowania za otrzymane pieniądze

Prawidłowe wystawienie paragonu pomaga chronić firmę przed włożeniem gotówki do kieszeni zamiast jej zdeponowania. Wpływy należy wstępnie numerować z duplikatem.

Otrzymuj pokwitowania za zapłacone pieniądze

Czasami uzyskanie paragonów może być niemożliwe. Na przykład podczas kupowania przedmiotów na rynku.

W takim przypadku koszt każdej transakcji należy odnotować od razu, aby nie zapomnieć o kwotach. Następnie można je przenieść na pokwitowanie gotówkowe, aby kierownik mógł je autoryzować.

Wpłać gotówkę do banku

Posiadanie pieniędzy w biurze jest kuszące. Często w ten sposób zaczyna się oszustwo.

Gotówkę należy szybko zdeponować w banku. Maksymalnie w ciągu trzech dni od otrzymania.

Procedura otrzymania gotówki

Aby chronić ludzi, którzy mają do czynienia z pieniędzmi, przy otwieraniu kas, kopert i innych źródeł pieniędzy powinny zawsze być obecne dwie osoby. Obie osoby muszą policzyć gotówkę i podpisać paragon.

Zminimalizuj transakcje gotówkowe

Pudełko powinno być używane do dokonywania płatności tylko wtedy, gdy inne metody są niemożliwe. Najlepiej byłoby skonfigurować konta dostawców, aby opłacać faktury czekiem lub przelewem.

Zaletą płatności czekami jest to, że dodatkowy zestaw rekordów jest tworzony w postaci wyciągu bankowego. Ponadto zapewnia, że ​​płatności dokonują tylko upoważnione osoby, co ogranicza możliwość kradzieży lub oszustwa.

Napędowy

Ogólna kasa fiskalna jest zwykle podzielona na arkusz pokwitowań i dziennik wypłat gotówki, gdy występuje duża liczba transakcji.

W małej firmie z mniejszym wolumenem transakcji gotówkowych wszystkie transakcje gotówkowe są rejestrowane w jednym ogólnym polu.

Proces informacyjny

Transakcje gotówkowe przechodzą przez różne fazy, zanim zakończą się raportem płynności. Ogólnie rzecz biorąc, wpływy i wypływy pieniędzy są rejestrowane poprzez obciążanie i uznawanie rachunku pieniężnego.

Na przykład, inkaso klienta jest rozliczane poprzez obciążenie rachunku gotówkowego i uznanie rachunku należności klienta. Informacje w polu ogólnym są wprowadzane w porządku chronologicznym, aby ułatwić wyszukiwanie transakcji.

Wpływy pieniężne są następnie wprowadzane do salda próbnego, co pomaga księgowym zweryfikować, czy suma kredytów równa się całkowitym obciążeniom.

Trzeci etap procesu sprawozdawczości finansowej prowadzi do ujawnienia środków pieniężnych w bilansie przedsiębiorstwa.

Dziennik transakcji

Pierwszy ogólny zapis gotówkowy to saldo początkowe na początku okresu obrachunkowego. Każdy wpis powinien zawierać datę, notatkę o wydatku lub paragonie oraz całkowitą kwotę transakcji.

Ogólne transakcje gotówkowe muszą być również przenoszone na odpowiednie konta lub tytuły w księdze głównej.

Na przykład płatności otrzymane w gotówce za wykonane usługi są wymienione w sekcji „Aktywa” księgi głównej.

Wydatki bieżące na materiały eksploatacyjne i inne materiały biznesowe są wymienione jako wydatki.

Firma musi uzgodnić ogólną gotówkę z miesięcznymi wyciągami bankowymi otrzymywanymi od instytucji finansowej i wziąć pod uwagę rozbieżności w środkach.

Bibliografia

1. Will Kenton (2019). Książka gotówkowa. Investopedia. Zaczerpnięte z: investopedia.com.
2. Rachunkowość zarządzania (2018). Co to jest książka kasowa? Zaczerpnięte z: accountformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Co to jest kasa i księga główna? Małe firmy - Chron.com. Zaczerpnięte z: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Książka gotówkowa. Narzędzia księgowe. Zaczerpnięte z: accounttools.com.
5. Markiz Codjia (2017). Znaczenie księgi kasowej w księgowości. Bizfluent. Zaczerpnięte z: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Najważniejsze wskazówki dotyczące kontrolowania gotówki. Zaczerpnięte z: humentum.org.