KOMUNIKACJA PISEMNA: CECHY, RODZAJE, ELEMENTY - LITERATURA - 2025

Komunikacja pisemna to wszelkiego rodzaju interakcje, które wykorzystują napisany kod. Chociaż opiera się na tym samym systemie językowym oralności, jego właściwości są różne. Tak więc, w przeciwieństwie do innych, forma pisemna jest całkowicie konwencjonalna. Musi to przebiegać według określonych wzorców zgodnie z regułami ustalonymi przez język.

Z drugiej strony komunikacja pisemna jest najpowszechniejszą formą komunikacji formalnej między ludźmi i pełni różnego rodzaju funkcje społeczne. Wśród jego zastosowań bardzo często służy do dokumentowania różnego rodzaju wydarzeń oraz do przeprowadzania interakcji międzyludzkich.

Ponadto inną z jego najważniejszych cech jest to, że nie wymaga obecności nadawcy i odbiorcy w tej samej przestrzeni i czasie. Dlatego wiadomość jest odbierana leniwie, a interakcja autora (nadawcy) i czytelnika (odbiorcy) jest bardzo ograniczona.

Z drugiej strony komunikacja pisemna jest zasadniczo działaniem twórczym, które wymaga świadomego wysiłku. Ten wysiłek pochodzi z bodźców wytwarzanych przez umysł.

W tym różni się od ustnej, gdzie są odbierane z zewnątrz przez receptory czuciowe. Z drugiej strony pisanie wywodzi się z wewnętrznej aktywności intelektualnej.

cechy

Opóźniony odbiór wiadomości

Jedna z cech komunikacji pisemnej wiąże się z czynnikiem czasu. W sytuacji komunikacji twarzą w twarz zaszyfrowane wiadomości nadawcy są natychmiast odbierane przez odbiorcę.

Ale w komunikacji pisemnej zawsze występuje opóźnienie. Ogólnie rzecz biorąc, nie ma określonego limitu czasowego dla tego opóźnienia.

Ograniczone cykle

Cykl komunikacji składa się z czterech podstawowych elementów komunikacyjnych: nadawcy, wiadomości wraz z kanałem komunikacyjnym, odbiorcy oraz odpowiedzi lub reakcji. Ponieważ odbiór wiadomości jest opóźniony, cykl komunikacji pisemnej jest bardziej ograniczony.

Jednak ze względu na nowe postępy w komunikacji i informacji wiele kanałów pozwala na zakończenie ostatniego etapu cyklu (informacja zwrotna lub odpowiedź) w prawie tym samym czasie, co w komunikacji twarzą w twarz. Przykładem takich usług są komunikatory internetowe.

Mało miejsca na nadmiarowość

Zapis pisemny ogranicza możliwość zwolnienia. W komunikacji ustnej gesty i elementy parawerbalne - takie jak intonacja - wspierają język werbalny.

Tak nie jest w przypadku komunikacji pisemnej. Z tego powodu poziom popytu jest wyższy, co wymusza na emitencie bardziej precyzyjne użycie słów.

W rzeczywistości komunikacja pisemna ma dużą wartość społeczną. Ocena ta maleje wraz z powtarzaniem słów i użyciem tych samych wzorców składniowych. Tutaj dominuje oryginalność, a nawet formalna innowacyjność.

Planowanie z wyprzedzeniem

Generalnie komunikacja pisemna nie jest aktem improwizowanym. Pisanie często spełnia szereg warunków lub wymagań. Spośród nich, jeśli dąży się do skutecznej komunikacji, trzeba mieć jasność co do treści przekazu jako całości i jego wewnętrznej artykulacji.

Aby to zrobić, emitent musi mieć schemat organizacji tekstu. W miarę rozwoju tekstu wszystkie elementy przekazu są łączone, aż do uzyskania odpowiednich pomysłów o znaczeniu.

Rodzaje

Jeśli chodzi o rodzaje komunikacji pisemnej, istnieje wiele różnorodnych dziedzin ludzkiego działania. W ten sposób za każdym razem niektóre (telegramy) znikają, a pojawiają się inne (na przykład e-mail). Tylko niektóre z nich zostaną opisane poniżej.

Notatki

Notatka jest popularnym środkiem wewnętrznej komunikacji pisemnej między członkami organizacji. Jest to krótki formularz listowy z minimalnymi formami uprzejmości i natychmiastowym dostępem do konkretnego tematu wiadomości.

W przypadku tego rodzaju komunikacji zazwyczaj istnieją z góry ustalone formaty. Główna zasada, której należy przestrzegać, to prawidłowe sformułowanie oraz osobisty i hierarchiczny szacunek. Sposób pisania musi być bezpośredni i pozbawiony jakichkolwiek zażyłości.

Raporty

Raporty to inny rodzaj komunikacji pisemnej. Mogą być wykorzystywane do celów komercyjnych, edukacyjnych, prawnych lub naukowych.

W zależności od charakteru i celu raportu mogą już istnieć ustalone wcześniej formaty. Jednak ogólnie rzecz biorąc, raport powinien zawierać krótkie wprowadzenie, kluczowe cele i wyniki.

W niektórych przypadkach dołączono wykresy i tabele, aby ułatwić zrozumienie wyników. Podobnie wiele raportów zawiera listę zaleceń.

Broszury

Broszury to publikacje, w których firmy prezentują swoje produkty i usługi. Są również wysyłane, aby pomóc przedstawicielom handlowym podczas wizyt u klientów.

Firmy produkują broszury w wielu kształtach i rozmiarach. Niektóre broszury mają rozmiar literowy, inne są składane na pół lub na trzy części.

Z drugiej strony charakteryzują się dużą kolorystyką i dużą ilością zdjęć w głównych produktach lub usługach. Tekstów jest niewiele i jest dużo spacji, aby broszura była czytelna.

E-maile

E-maile są obecnie bardzo powszechną formą komunikacji. Służą do wysyłania dokumentów, organizowania spotkań, potwierdzania spotkań, kontaktowania się z kandydatami do pracy. Ponadto służą do załatwiania spraw osobistych.

Pomimo swojej względnej nieformalności, e-maile muszą przestrzegać pewnych konwencjonalnych zasad. W tym celu jego format przewiduje spacje dla nadawcy, odbiorcy, tematu i miejsca, w którym należy wpisać wiadomość.

Nawet jeśli są używane do celów niekomercyjnych, istnieją pewne konwencje, których należy przestrzegać, aby uniknąć negatywnych reakcji. Wśród nich możemy wymienić poprawne pisanie nazw i tytułów, poprawne stosowanie znaków interpunkcyjnych oraz poprawną konformację zdań i akapitów.

Propozycje

Propozycje to dokumenty opisujące przyszłe projekty. Są to zwykle tylko jedna lub dwie strony. Obejmują one powiązane koszty każdego konkretnego zadania projektu.

Można uwzględnić inne koszty niezwiązane bezpośrednio z projektem, takie jak między innymi koszty druku, wysyłki i wysyłki.

Litery

Listy to jedna z najstarszych form komunikacji pisemnej. Temat listów może być osobisty lub biznesowy. Przed pojawieniem się formularzy elektronicznych były to bardzo popularne środki komunikacji. Podobnie jak w przypadku e-maili, stosowano komercyjnie trzeźwe formy uprzejmości i zwięzłych wiadomości.

Jednak osobiste listy wykazywały mniej konwencjonalizmu w ich pisaniu. Bezpłatne zabiegi były minimalne. Opracowanie motywu odbyło się dla wygody nadawcy i odbiorcy wiadomości. Liczba stron była ograniczona pojemnością obu. Stopniowo zostały one zastąpione wiadomościami elektronicznymi.

Telegramy

Telegram jest krótką, uproszczoną wersją listu. Tutaj formuły grzecznościowe są ograniczone do minimum i czasami pomijane. Treść wiadomości jest napisana z pominięciem jak największej liczby słów i z zachowaniem minimum niezbędnego do nadania jej sensu.

Formy uprzejmości były również na ogół standardowe i skrócone (Pan dla pana, pani, dla pani i tym podobne). Podobnie jak w pismach, jego wykorzystanie maleje wraz z rozwojem mediów elektronicznych.

Faksy

Był to pionierski sposób elektronicznego przesyłania wiadomości pisemnych. Chociaż zarówno jego pisanie, jak i czytanie zostały wykonane na papierze pisemnym, jego transmisja odbywała się drogą elektroniczną. Jego wykorzystanie spadło ze względu na rosnące wykorzystanie mediów elektronicznych.

Elementy komunikacji pisemnej

Ogólnie rzecz biorąc, za trzy główne elementy komunikacji pisemnej uważa się strukturę (formę treści), styl (pisanie) i treść (temat).

Pod względem struktury pomaga czytelnikom zrozumieć temat. Dlatego zaleca się jasne określenie celów} przed rozpoczęciem pisania.

Jeśli chodzi o styl, jest to w pierwszej kolejności związane z emitentem. Jednak ważne jest również uwzględnienie potencjalnych odbiorców materiałów pisemnych. Czasami wymagane jest użycie krótkich zdań lub akapitów z prostym słownictwem. Czasami przekaz musi być nieco dłuższy i bardziej rozbudowany.

Wreszcie, jeśli chodzi o temat, może być bardzo zróżnicowany. Przedmiotem pisemnej komunikacji mogą być wszystkie obszary interakcji międzyludzkiej. Obejmuje to wszystko, od naukowego po osobiste, poprzez prawa i procedury.

Korzyść

Trwałość w czasie

Komunikacja pisemna jest trwałym środkiem informacji. Dlatego jest przydatny, gdy wymagane jest prowadzenie dokumentacji. Podobnie jest bardzo ważne przy prawidłowym delegowaniu obowiązków oraz przy ustalaniu zasad i procedur. Z drugiej strony pozwala na powtarzalne zapytania o wiadomości.

Mechanizm kontrolny

Dzięki możliwości trwałości w czasie, komunikacja pisemna jest idealnym narzędziem kontrolnym. Między innymi arkusze kontroli lub wyników, prawa, umowy to dokumenty najczęściej przetwarzane w tym sposobie komunikacji.

Ochrona

Komunikacja pisemna ma wysoki poziom ochrony. Dzięki temu jest bezpieczny i trwały. Postęp technologiczny umożliwił inne sposoby przechowywania informacji. Jednak do chwili obecnej oryginalny dokument pisemny pozostaje ostatecznym dowodem jego istnienia i oryginalności.

Wyższy poziom odblasku

Ludzie, którzy używają tego medium, skutecznie zastanawiają się przed napisaniem. Czynność pisania wiadomości zawsze poprzedzona jest przemyśleniem i określeniem tego, co chcesz wyrazić. Nawet samo pisanie jest procesem refleksyjnym. Dlatego ten tryb komunikacyjny jest idealny do przekazywania dokładności i precyzji.

Mniejsza szansa na zniekształcenie i interpretację

W komunikatach przesyłanych za pomocą komunikacji pisemnej istnieje mniejsze prawdopodobieństwo zniekształcenia. W tym systemie komunikacji informacje są trwale zapisywane i można je w każdej chwili zweryfikować. W ten sposób istnieje mniejsze prawdopodobieństwo zniekształcenia lub zmiany informacji.

Z drugiej strony istnieje mniejsze prawdopodobieństwo błędnej interpretacji komunikatów. W razie wątpliwości wiadomość można odczytać tyle razy, ile potrzeba, aż do pełnego zrozumienia.

Podobnie, szybkość czytania lub ponownego czytania może być dostosowana do poziomu zrozumienia wiadomości przez odbiorcę. W ten sposób można zagwarantować, że jeśli zarówno nadawca, jak i odbiorca obsługują te same kody, wiadomość dotrze zgodnie z życzeniem.

Niedogodności

Koszty

Komunikacja pisemna nie jest ekonomiczna. Istnieją koszty związane z materiałem (między innymi papier i tusz) oraz robocizną użytą do napisania i dostarczenia pism. Koszty te mogą wzrosnąć w zależności od fizycznej odległości między nadawcą a odbiorcą.

Umiejętność efektywnego zrozumienia

Korzystanie z komunikacji pisemnej wymaga dużych umiejętności i kompetencji w posługiwaniu się językiem i słownictwem. Brak umiejętności pisania i niska jakość tekstów negatywnie wpływają na przekaz i zagrażają jego efektywnemu zrozumieniu.

Sprzężenie zwrotne

Informacja zwrotna na temat wiadomości w komunikacji pisemnej nie jest natychmiastowa. W przypadku tego typu komunikacji proces kodowania i dekodowania jest powolny.

W zależności od użytego kodu zrozumienie może zająć więcej czasu niż jest to pożądane. W każdym razie informacja zwrotna jest dla wygody odbiorcy wiadomości, a nie nadawcy.

Trudność w wyrażaniu emocjonalności

Będąc medium refleksyjnym, trudniej jest wyrazić emocjonalność w komunikacji pisemnej. W rzeczywistości poeci i artyści, którzy używają tego medium do wyrażania piękna i emocji, używają technik trudnych w obsłudze. Czasami odnoszą sukcesy, ale w innych nie spełniają celu, jakim jest przekazanie emocjonalności artysty.

Ten rodzaj komunikacji jest znany jako zimny, bezosobowy i kontrastuje z innymi formami komunikacji, które mogą obejmować cechy werbalne i gesty. Z tego powodu jest częściej używany w przekazywaniu informacji, w których ważna jest dokładność faktów.

Opóźnione lub niepewne potwierdzenie

Pisemny sposób komunikacji utrudnia natychmiastowe potwierdzenie otrzymania wiadomości. W niektórych przypadkach nie jest nawet możliwe ustalenie, czy wiadomość dotarła do zamierzonego odbiorcy.

Brak elastyczności

Brak elastyczności to kolejna wada komunikacji pisemnej. Po wystawieniu oryginalnej wiadomości nie ma możliwości szybkiej korekty treści.

Wszelkie potrzebne zmiany muszą zostać zatwierdzone przez odbiorcę wiadomości. Podobnie każda dokonana nawet częściowa korekta wpływa na cały przekaz.

Bibliografia

1. Inc. (s / f). Komunikacja pisemna. Zrobiono z inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Komunikacja biznesowa. New Delhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. and Pelayo, N. (2001). Język i komunikacja. Caracas: The National.
4. Bolaños, B. (1996). Komunikacja pisemna. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (26 września 2017). Rodzaje pisemnej komunikacji biznesowej. Zaczerpnięte z bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 07 luty). Trzy główne elementy komunikacji pisemnej. Zaczerpnięte z sckool.org.
7. MSG. (s / f). Komunikacja pisemna - znaczenie, zalety i wady. Zaczerpnięte z managementstudyguide.com.
8. Komunikacja biznesowa. (s / f). Zalety i wady komunikacji pisemnej. Zaczerpnięte z thebusinesscommunication.com.
9. Komunikacja biznesowa. (s / f). Wady komunikacji pisemnej w biznesie. Zaczerpnięte z bizcommunicationcoach.com.