KONTROLA ADMINISTRACYJNA: SYSTEMY KONTROLI, CELE, PRZYKŁADY - DUDAS - 2026

Kontrola administracyjna jest definiowana jako proces, w którym menedżerowie wpływania na innych członków organizacji do wdrożenia strategii. Jest wykonywany na podstawie informacji otrzymywanych przez menedżerów.

Zajmuje się koordynacją, alokacją zasobów, motywacją i pomiarem wyników. Praktyka kontroli zarządczej i projektowanie systemów kontroli zarządzania opiera się na szeregu dyscyplin naukowych.

Źródło: pixabay.com

Kontrola administracyjna obejmuje obszerne pomiary. Dlatego jest powiązany i wymaga wkładu z rachunkowości, zwłaszcza rachunkowości zarządczej. Po drugie, obejmuje decyzje dotyczące alokacji zasobów. Dlatego jest powiązany i wymaga wkładu ekonomii, zwłaszcza ekonomii menedżerskiej.

Po trzecie, obejmuje komunikację i motywację do pracy. Oznacza to, że jest powiązany i wymaga wkładu ze strony psychologii społecznej, zwłaszcza zachowań organizacyjnych.

Słabe kontrole w firmie stwarzają poważne zagrożenia, takie jak nieefektywne wykorzystanie zasobów, błędy przetwarzania, obniżona rentowność, brak zgodności z przepisami oraz kradzież lub sprzeniewierzenie aktywów przez pracowników.

Planowanie i kontrola

Istnieje ścisły związek między planowaniem a kontrolą. Planowanie to proces, w którym cele organizacji i metody ich osiągnięcia są ustalane. Kontrola to proces, który mierzy i kieruje rzeczywistą wydajność w stosunku do planowanych celów organizacji.

Po ustaleniu strategii i sporządzeniu planów głównym zadaniem kierownictwa jest podjęcie kroków w celu zapewnienia wykonania tych planów lub, jeśli wymagają tego warunki, ich modyfikacji.

Kontrola administracyjna jest jedną z funkcji kierowniczych, podobnie jak planowanie, organizacja, nadzór i kierowanie.

Jest to ważna funkcja, ponieważ pomaga weryfikować błędy i podejmować działania korygujące, aby zminimalizować odchylenia od standardów i osiągnąć założone cele organizacji w pożądany sposób.

Kontrolę administracyjną można zdefiniować jako funkcję systemu, która dostosowuje operacje w zakresie niezbędnym do osiągnięcia planu lub utrzymania odchyleń w celach systemu w dopuszczalnych granicach.

Systemy kontroli administracyjnej

Są to systemy, które gromadzą i wykorzystują informacje do oceny wydajności różnych zasobów biznesowych, takich jak zasoby ludzkie, fizyczne, finansowe i ogólnie organizacji, w wyniku przyjętych strategii zarządzania.

Dlatego są zbiorem formalnych procedur niezbędnych dla efektywności administracyjnej i ekonomicznej. Menedżerowie używają go do utrzymywania lub zmiany standardów w działalności organizacji.

Będąc integralną częścią całego systemu kontroli przedsiębiorstwa, jego celem jest zapewnienie pełnej i terminowej realizacji planów i polityk kierownictwa.

Mogą obejmować wszystko, od sposobu zamawiania materiałów eksploatacyjnych po planowanie wykorzystania zasobów, przydzielanie zadań lub zarządzanie zapasami.

System kontroli zarządczej to sposób, w jaki menedżerowie mogą dokumentować swoje strategie lub zasady organizacyjne. Jest to również sposób na ocenę wydajności wewnętrznych procesów korporacyjnych poprzez porównanie ich z zadeklarowanymi celami i politykami.

Narzędzie biznesowe

System kontroli zarządczej jest narzędziem biznesowym, które może wskazać, jak dobrze organizacja radzi sobie zgodnie ze swoimi celami.

Jednak kontrole administracyjne są tylko jednym z narzędzi używanych przez menedżerów do wdrażania pożądanych strategii.

Strategie są wdrażane nie tylko poprzez kontrole administracyjne, ale także poprzez strukturę organizacyjną, zarządzanie zasobami ludzkimi i kulturę organizacyjną.

składniki

System kontroli administracyjnej jest narzędziem pomagającym kierownictwu kierować organizację w kierunku jej celów strategicznych i przewagi konkurencyjnej. Ogólnie przyjmuje się, że składa się z trzech elementów:

- Ustanowienie standardów.

- Pomiar rzeczywistej wydajności w stosunku do tych standardów.

- Podejmowanie działań naprawczych w przypadku odstępstw od zasad i planów.

Trudności

Istnieją dwie powszechne trudności, które dotyczą systemów kontroli administracyjnej w przedsiębiorstwach.

- Umiejętność rozpoznawania obszarów, w których potrzebna jest większa kontrola.

- Umiejętność rozpoznania, kiedy istniejące kontrole są nieskuteczne lub wadliwe.

cele

Cele kontroli administracyjnej odnoszą się do wiarygodności informacji finansowych, terminowej informacji zwrotnej na temat osiągnięcia celów operacyjnych lub strategicznych oraz zgodności z prawem i regulacjami.

Wykrywanie błędów

Nieprawidłowości w zarządzaniu przedsiębiorstwem mogą zagrozić osiągnięciu ogólnych celów firmy, powodując utratę pozycji konkurencji i zagrożenie dla własnego przetrwania.

Dlatego ważne jest, aby szybko wykryć nieprawidłowości. W ten sam sposób można zidentyfikować różne obwody i obszary, które chociaż nie są dotknięte anomaliami lub poważnymi awariami, można je zoptymalizować pod kątem ogólnego dobra firmy.

Pokaż, że wszystko działa poprawnie

Kontrola administracyjna sprawdza, czy wszystko działa dobrze i czy zarówno proponowane cele, jak i poziomy ustalone na poziomie administracyjnym w odniesieniu do zysków, sprzedaży, bezpieczeństwa itp. Są spełnione bez znaczących modyfikacji.

W ten sposób firma jest bezpieczniejsza, a jej standardy i procesy podejmowania decyzji operacyjnych są solidniejsze.

Działaj w razie potrzeby

Wykrycie sytuacji nie jest zbyt użyteczne, jeśli nie są podejmowane konkretne działania w celu przekierowania negatywnej okoliczności, dzięki szczegółowym i konkretnym informacjom dostarczonym przez kontrolę administracyjną.

Komunikuj się i motywuj pracowników

Dokładna wiedza o stanie firmy, w tym o jej błędach, problemach i prawidłowo załatwionych aspektach, sprzyja lepszej komunikacji z pracownikami, motywując ich do zagwarantowania poprawienia niezbędnych aspektów lub przestrzegania właściwej linii.

Wdrażaj środki zapobiegawcze

Przedwczesne zdiagnozowanie konkretnych problemów wykrytych przez kontrolę administracyjną sprawia, że ​​działania korygujące stają się zbędne, zastępowane jedynie działaniami prewencyjnymi.

Korzyść

Największą zaletą kontroli menedżerskiej jest to, że tworzy cykl kierowania i kontroli dla przywództwa biznesowego. Podejmowanie decyzji jest usprawnione, ponieważ zaangażowanych jest mniej osób.

Pomaga menedżerom mierzyć rzeczywistą wydajność i służy jako przewodnik w osiąganiu celów.

Pomaga w decentralizacji

Współczesny trend w organizacjach biznesowych zmierza w kierunku decentralizacji, która wymaga systemu kontroli.

W decentralizacji władza decyzyjna jest rozproszona po całej organizacji.

Kierownictwo musi zachować kontrolę w swoich rękach, aby zobaczyć, czy władza jest właściwie wykorzystywana. Decentralizacja nie może się powieść bez odpowiednich kontroli administracyjnych.

Pomaga w koordynacji

Rośnie wielkość nowoczesnych firm. Zatrudnia się w nich duży kapitał i dużą liczbę ludzi.

Stwarza to problem właściwej kontroli, ponieważ istnieje wiele działów, które produkują i dystrybuują różne produkty. Do koordynowania ich działań potrzebny jest system kontroli.

Uprość nadzór

Uprość monitorowanie, wskazując istotne odchylenia. Zapewnia pracownikom kontrolę.

Dobry system sterowania bardzo szybko wykrywa słabe punkty. Pomaga to rozszerzyć zakres kontroli na wszystkich poziomach.

Zwiększ motywację

Techniki kontroli tworzą atmosferę porządku i dyscypliny w organizacji poprzez znajdowanie odchyleń i identyfikację czynników za nie odpowiedzialnych.

Zwiększa to motywację pracowników, ponieważ znają pracę, za którą są odpowiedzialni.

Niedogodności

Wadą kontroli administracyjnej jest to, że może zniechęcać do kreatywności i innowacji, czyniąc firmę bardziej znormalizowaną i mniej elastyczną.

Organizacje ze ścisłą kontrolą administracyjną są często mniej zdolne do dostosowania się do zmian na rynku, swojej branży lub otoczenia prawnego, mając ograniczony zakres możliwych pomysłów i planów

Trudność w ustaleniu standardów ilościowych

Kontrola administracyjna traci swoją skuteczność, gdy standardu wykonania nie można określić ilościowo.

Bardzo trudno jest ustalić ilościowy standard dla ludzkich zachowań, poziomu wydajności, satysfakcji z pracy, motywacji pracowników itp. W takich przypadkach decyzja należy do kierownika.

Nie ma kontroli nad czynnikami zewnętrznymi

Firma nie może kontrolować czynników zewnętrznych, takich jak polityka rządu, zmiany technologiczne, zmiana mody, zmiana polityki konkurencji itp.

Opór pracowników

Pracownicy oddolni mogą czuć się niedoceniani i niezadowoleni, ponieważ nie wolno im przedstawiać swoich pomysłów. Pracownicy czują, że kontrola ogranicza ich swobodę działania. Może to prowadzić do dużej rotacji personelu.

Pracownicy często opierają się kontroli. W rezultacie zmniejsza się jego skuteczność.

Kosztowna sprawa

Organizacje muszą poświęcić dużo czasu i pieniędzy, aby zainstalować system kontroli administracyjnej.

Korzyści muszą być większe niż związane z tym koszty, wtedy tylko kontrola będzie skuteczna, w przeciwnym razie doprowadzi do nieefektywności.

Znaczenie

Bez kontroli administracyjnej proces zarządzania jest niekompletny. W firmach potrzeba kontroli wynika z kilku czynników:

- Trudno jest ustalić całkowicie precyzyjne standardy działania w dużych organizacjach. Z drugiej strony menedżer potrzebuje wszelkiego rodzaju aktualnych informacji, które nie zawsze są dostępne. Kontrola jest wymagana, aby ocenić dokładność norm.

- Pracownikom powierza się duże sumy pieniędzy i cenne zasoby. Jednak w przypadku braku kontroli pracownicy mogą ulec pokusom. Skuteczny system kontroli pomaga zminimalizować nieuczciwe zachowania pracowników.

- W przypadku braku kontroli pracownicy mogą się zrelaksować, a ich wyniki mogą spaść poniżej normy.

Dzięki kontroli zapewnia się pozyskanie i efektywne wykorzystanie zasobów organizacji do osiągnięcia zamierzonych celów. Kontrola administracyjna oferuje następujące korzyści:

Weryfikacja zasad

Pozwala kierownictwu zweryfikować jakość różnych planów. W ten sposób może ujawnić, które plany należy przeprojektować lub które cele należy zmodyfikować.

Zmiany w środowisku mogą sprawić, że oryginalne plany będą niewykonalne lub niepełne. Kontrola pomaga przeglądać i aktualizować plany.

Odpowiedzialność kierownicza

Nawet jeśli menedżer przydziela pewne czynności i przekazuje uprawnienia swoim podwładnym, nadal jest odpowiedzialny za końcowe wykonanie.

Dlatego menedżer musi sprawdzać wyniki swoich podwładnych, aby upewnić się, że korzystają z delegowanych uprawnień w pożądany sposób.

Kontrola administracyjna pozwala menadżerom wypełniać swoje obowiązki i jednocześnie delegować uprawnienia.

Motywator

Inspiruj pracowników do ciężkiej pracy i lepszych wyników. Kiedy wiedzą, że ich wyniki są cenione, a ich nagrody są powiązane z tą oceną, postarają się dołożyć wszelkich starań.

Wydajność

Kontrola przyczynia się do efektywności operacji, koncentrując się na osiąganiu celów. Dlatego pozwala menedżerom wykrywać i korygować błędy, zanim staną się poważne, pomagając zminimalizować straty i straty.

Przykłady

Kontrola administracyjna to każdy proces, praktyka, polityka, narzędzie, pomiar lub system wdrożony w celu umożliwienia kierownictwu kierowania zasobami organizacji. Poniżej przedstawiono przykłady ilustrujące:

Kontrola wymagań

Formalnie udokumentuj plany jako wymagania i zarządzaj zmianami tych planów.

Kontrole finansowe

Kontrole finansowe, takie jak praktyka opracowywania, monitorowania i rozliczania budżetu.

Monitoring wydajności

Proces uzgadniania zestawu celów z pracownikami i oceny wyników w stosunku do tych celów.

Nadzór

Monitorowanie wydajności pracowników w celu poprawy produktywności, wydajności i jakości pracy.

Kontrola zmian

Proces składania, oceny, zatwierdzania, ustalania priorytetów, wdrażania, komunikowania i przeglądu zmian w organizacji.

Kontrola bezpieczeństwa

Wdrażaj zabezpieczenia i środki zaradcze, aby uniknąć zagrożeń dla ludzi, mienia i informacji.

Kontrole zgodności

Wdrażanie procesów, procedur, systemów, kontroli, pomiarów i raportów w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa, regulacjami, standardami i politykami wewnętrznymi.

Benchmarking

Jest to ciągły proces porównywania wyników firmy z obecną branżą, konkurencją lub najlepszymi praktykami.

Ciągłe doskonalenie

To powtarzalny proces mierzenia rzeczy, ulepszania ich i ponownego mierzenia.

QA

Upewnij się, że wyniki są zgodne ze specyfikacją. Na przykład zaimplementuj proces testowania produktów na linii produkcyjnej.

Gwarancja jakości

Jest to proces zapobiegania przyszłym awariom jakości. Na przykład praktyka badania pierwotnej przyczyny wszystkich błędów jakościowych w celu zidentyfikowania ulepszeń.

Automatyzacja

Popraw produktywność, wydajność i jakość, zastępując pracę automatyzacją.

Kontrola danych

Kontrola danych w takich obszarach, jak jakość danych, pochodzenie danych, bezpieczeństwo, integracja i zgodność.

Kontrola ekwipunku

Reguluj i rozliczaj zapasy, aby uniknąć niedoborów lub nadpodaży.

Kontrola aktywów

Kontrola aktywów, takich jak obiekty, infrastruktura, maszyny, oprogramowanie i własność intelektualna.

Na przykład system księgowania aktywów wdraża odpowiednie oddzielenie obaw dotyczących aktywów.

Bibliografia

1. Cały biznes (2019). Co to jest system kontroli administracyjnej i dlaczego są tak ważne? Zaczerpnięte z: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, wolna encyklopedia (2019). System kontroli zarządzania. Zaczerpnięte z: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, wolna encyklopedia (2019). Kontrola (zarządzanie). Zaczerpnięte z: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Funkcja kontrolna zarządzania. MIT Sloan. Zaczerpnięte z: sloanreview.mit.edu.
5. Słownik biznesowy (2019). Kontrola zarządzania. Zaczerpnięte z: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Przykłady kontroli zarządczej. Zaczerpnięte z: simplicable.com.
7. Baza wiedzy MBA (2019). Znaczenie kontroli zarządczej w organizacji. Zaczerpnięte z: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Zalety kontroli zarządczej w organizacji. Twoja biblioteka artykułów. Zaczerpnięte z: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Znaczenie i ograniczenia kontroli. Twoja biblioteka artykułów. Zaczerpnięte z: yourarticlelibrary.com.