WEWNĘTRZNA KONTROLA KSIĘGOWA: ELEMENTY, CELE I PRZYKŁAD - DUDAS - 2026

Wewnętrzna kontrola księgowości obejmuje metod realizowanych przez spółkę w celu zapewnienia integralności informacji finansowych i księgowych, celów operacyjnych spotkać i rentowność oraz polityki zarządzania nadawania w całej organizacji. Nakładają się one na zwykłe procedury operacyjne firmy.

To nakładanie się ma na celu ochronę zasobów, zminimalizowanie błędów i zapewnienie, że operacje są wykonywane w zatwierdzony sposób. Nie ma identycznych systemów kontroli wewnętrznej, ale wiele filozofii kontroli dotyczących uczciwości finansowej i praktyk księgowych stało się standardowymi praktykami zarządzania.

Kontrola wewnętrzna ma swoją cenę, która polega na tym, że czynności kontrolne często spowalniają naturalny przepływ procesów w firmie, co może zmniejszyć jej ogólną wydajność. Kluczową koncepcją jest to, że nawet najbardziej wszechstronny system kontroli wewnętrznej nie wyeliminuje całkowicie ryzyka oszustwa lub błędu.

Zawsze będą jakieś incydenty, zwykle spowodowane nieprzewidzianymi okolicznościami lub zbyt zdecydowanym wysiłkiem osoby, która chce popełnić oszustwo.

Elementy wewnętrznej kontroli księgowej

Rozdział zadań

Rozdzielenie obowiązków wiąże się z podziałem odpowiedzialności za księgowość, depozyty, sprawozdawczość i audyt. Dodatkowe obowiązki są oddzielne, jest mniejsza szansa, że ​​pojedynczy pracownik popełni oszustwo.

W przypadku małych firm z zaledwie kilkoma księgowymi dzielenie obowiązków między dwiema lub więcej osobami lub wymaganie przeglądu krytycznych zadań przez współpracowników może służyć temu samemu celowi.

Kontrola dostępu

Kontrolowanie dostępu do różnych części systemu księgowego za pomocą haseł, blokad i elektronicznych dzienników dostępu może uniemożliwić nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do systemu, zapewniając jednocześnie możliwość audytu wykorzystania systemu w celu identyfikacji źródła błędów lub rozbieżności.

Audyty fizyczne

Audyty fizyczne obejmują ręczne liczenie gotówki i wszelkich aktywów rzeczowych zarejestrowanych w systemie księgowym; na przykład zapasy, materiały i narzędzia.

Fizyczny licznik może ujawnić dobrze ukryte rozbieżności w saldach kont, które są przeoczane w rejestrach elektronicznych.

Liczenie gotówki w punktach sprzedaży może odbywać się codziennie lub nawet kilka razy dziennie. Większe projekty, takie jak ręczne liczenie zapasów, należy wykonywać rzadziej, na przykład kwartalnie.

Standaryzowana dokumentacja

Standaryzacja dokumentów używanych do transakcji finansowych - takich jak faktury, wewnętrzne zapotrzebowania materiałowe, pokwitowania zapasów i raporty z wydatków na podróże - może pomóc w utrzymaniu spójności dokumentacji w czasie.

Korzystanie ze standardowych formatów dokumentów może ułatwić przeglądanie rekordów z przeszłości podczas poszukiwania źródła jakichkolwiek rozbieżności w systemie. Brak standaryzacji może spowodować przeoczenie lub błędną interpretację pozycji w takiej recenzji.

Salda próbne

Korzystanie z systemu podwójnego zapisu zwiększa niezawodność, zapewniając, że księgi są zawsze zrównoważone. Mimo to błędy mogą w dowolnym momencie wytrącić system z równowagi.

Obliczanie dziennych lub tygodniowych sald próbnych może dostarczyć okresowych informacji o stanie systemu. Dzięki temu rozbieżności można wykryć i zbadać tak szybko, jak to możliwe.

Okresowe uzgodnienia

Uzgodnienia księgowe mogą zapewnić, że salda systemu księgowego będą zgodne z saldami rachunków innych podmiotów, takich jak banki, dostawcy i klienci kredytowi.

Na przykład uzgodnienie bankowe obejmuje porównanie sald gotówkowych oraz zapisów depozytów i wpływów między systemem księgowym a wyciągami bankowymi.

Różnice między tymi typami kont dodatkowych mogą ujawnić błędy lub rozbieżności w samych rachunkach. Mogą również wykazać, że błędy mogą pochodzić od innych podmiotów.

Urząd do zatwierdzenia

Wymaganie od określonych menedżerów autoryzacji określonych typów transakcji może dodać warstwę odpowiedzialności do zapisów księgowych. Oznacza to, że transakcje zostały przejrzane, przeanalizowane i zatwierdzone przez odpowiednie organy.

Wymaganie zgody w celu dokonania dużych wydatków i płatności uniemożliwia pozbawionym skrupułów pracownikom dokonywanie dużych oszukańczych transakcji z wykorzystaniem środków firmy.

cele

Chroń majątek firmy

Dobrze zaprojektowane kontrole wewnętrzne chronią aktywa przed utratą. Strata może być przypadkową stratą, która wynika z uczciwych błędów popełnionych przez ludzi. Może to być również celowa strata wynikająca z celowych nieuczciwych działań.

Gwarantujemy rzetelność i integralność informacji finansowych

Kontrole wewnętrzne zapewniają, że kierownictwo ma dokładne, aktualne i kompletne informacje - w tym zapisy księgowe - umożliwiające planowanie, kontrolowanie i raportowanie operacji biznesowych.

Zapewnij zgodność z prawem

Kontrole wewnętrzne pomagają zapewnić, że firma przestrzega wielu krajowych, stanowych i lokalnych praw i przepisów, które mają wpływ na działalność biznesową.

Promuj wydajne i efektywne operacje

Kontrole wewnętrzne zapewniają środowisko, w którym menedżerowie i pracownicy mogą maksymalizować wydajność i efektywność działań.

Zgodność z celami i zadaniami

System kontroli wewnętrznej zapewnia kierownictwu mechanizm monitorowania osiągania celów operacyjnych.

Przykład

Aktywa płynne zawsze wymagają większej ochrony niż aktywa niepłynne, ponieważ łatwiej je ukraść; na przykład przyjmowanie gotówki.

Gotówka jest najbardziej płynnym aktywem i może zostać łatwo ukradziona przez każdego obsługującego ją pracownika. Aby chronić pieniądze firmy, wdrażane są specjalne kontrole wewnętrzne.

Wewnętrzna kontrola podziału obowiązków jest często stosowana w przypadku gotówki. Kontrola ta wymaga, aby osoba otrzymująca gotówkę od klienta i osoba, która rejestruje odbiór gotówki w systemie księgowym, nigdy nie byli tym samym pracownikiem.

W rzeczywistości niektóre systemy kontroli wewnętrznej idą o krok dalej i wymagają od jednego pracownika pobrania gotówki, innego deponowania jej w banku, a jeszcze innego zarejestrowania jej w systemie księgowym.

Dzięki podziałowi obowiązków każdego pracownika żadna pojedyncza osoba nie może odebrać gotówki, zdeponować jej i odnotować sprzedaży w księgowości. Zapobiega to oszustwom, ponieważ w ten sposób osoba nie może włożyć do kieszeni części zebranej gotówki i zarejestrować mniejszej kwoty paragonu w systemie księgowym.

Bibliografia

1. Steven Bragg (2018). Kontrola wewnętrzna. Narzędzia księgowe. Zaczerpnięte z: accounttools.com.
2. Investopedia (2018). Kontrole wewnętrzne. Zaczerpnięte z: investopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Kontrole wewnętrzne w rachunkowości: definicja, rodzaje i przykłady. Badanie. Zaczerpnięte z: study.com.
4. University of Washington (2018). Kontrole wewnętrzne. Zaczerpnięte z: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Jakie jest siedem procedur kontroli wewnętrznej w księgowości? Mały biznes - Chron. Zaczerpnięte z: smallbusiness.chron.com.
6. Mój kurs rachunkowości (2018). Co to jest kontrola wewnętrzna? Zaczerpnięte z: myaccountingcourse.com.