DZIAŁ ZAKUPÓW: CHARAKTERYSTYKA, FUNKCJE - DUDAS - 2026

Dział zakupów to dział firmy odpowiedzialny za wszelkie działania związane z zakupem surowców, części zamiennych, usług itp. Zgodnie z wymaganiami organizacji. Świadczy usługi, które są podstawą wielu organizacji przemysłowych, handlowych i wojskowych.

Zapewnia zamawianie i przechowywanie zapasów materiałów niezbędnych do prowadzenia działalności. Dział ten znajduje się w centrum skutecznego zarządzania łańcuchem dostaw i jest odpowiedzialny za minimalizowanie kosztów zamawianych produktów, kontrolowanie poziomów zapasów i nawiązywanie silnych relacji z dostawcami.

Dobry dział zakupów będzie wymagał jakości od dostawców i będzie śledził zamówienia od początku do odbioru. Pomóż innym działom zidentyfikować potrzeby, zarządzać procesem zapotrzebowania i uzyskać konkurencyjne ceny. Zwykle pełnią rolę kontrolerów, aby zapewnić zgodność z budżetami.

cechy

Działaj jako zaufani doradcy wyższego kierownictwa

Dział zakupów zajmuje się planowaniem korporacyjnym i budżetowaniem na wysokim poziomie. Umożliwia to zaprojektowanie kosztów inżynierii odwrotnej i zbadanie potencjalnie tańszych i / lub wyższej jakości alternatyw.

Stymuluj innowacje dostawców

Dział zakupów nie tylko żąda najniższej ceny, ale współpracuje z dostawcami w celu obniżenia podstawowych kosztów ich produktów i usług.

Są ściśle zaangażowani w „cykl życia innowacji”, od początkowego pomysłu do produkcji i ciągłego doskonalenia.

Zapewnij wgląd w kluczowe dane dostawców

Firmy mogą wykorzystywać te informacje do tworzenia analiz predykcyjnych, zapewniających głębszy wgląd w rynki.

Zarządzaj ryzykiem łańcucha dostaw i ograniczaj je

Kryzysy gospodarcze nauczyły wartości bycia świadomym stabilności dostawców. Dział zakupów ma znacznie wyraźniejszy obraz tego obszaru niż jakakolwiek inna część organizacji.

Promuj zwinną kadrę i rozwój talentów

Aby znaleźć odpowiednich kandydatów do działu zakupów, trzeba przekroczyć granice funkcjonalne i geograficzne.

W niektórych przypadkach rozwiązaniem jest outsourcing lub korzystanie z organizacji usług wspólnych.

cechy

Pozyskiwanie materiałów

W przypadku firmy produkcyjnej może to obejmować surowce, ale może również obejmować narzędzia, maszyny, a nawet niezbędne materiały biurowe dla zespołu sprzedaży i sekretarek.

W handlu detalicznym dział zakupów musi upewnić się, że na półkach lub w magazynach zawsze znajduje się wystarczająca ilość produktów, aby sklep był dobrze zaopatrzony.

Szczególnie ważne jest utrzymywanie zapasów magazynowych na rozsądnym poziomie. Przeinwestowanie dużych ilości pieniędzy w zapasy może prowadzić do problemów z zapasami i braku kapitału na inne rodzaje wydatków, takie jak badania i rozwój lub reklama.

Oceń ceny

Dział zakupów jest odpowiedzialny za ciągłą ocenę, czy otrzymujesz materiały w najlepszej możliwej cenie, aby zmaksymalizować rentowność.

Musisz porównać ceny, aby znaleźć najlepszych dostawców z najbardziej rozsądnymi cenami dla zamówień o określonej wielkości dla firmy.

Dział zakupów może komunikować się z alternatywnymi dostawcami, negocjować lepsze ceny przy większych zamówieniach lub pytać o możliwość uzyskania tańszych produktów z różnych innych źródeł.

Wstępna akceptacja dostawcy

Dział zakupów ocenia dostawców pod względem ceny, jakości, opinii klientów oraz czasu realizacji zamówień, tworząc listę zatwierdzonych dostawców.

Śledź swoje zamówienia

Zamówienia dokumentowane są formularzami zamówień. Określają one ważne informacje o zamówionych materiałach, a także o zamówionej ilości.

Formularze te służą do zapewnienia, że ​​zamówione produkty dotarły oraz do śledzenia czasu realizacji zamówienia.

Praca w biurze

Dział zakupów zajmuje się całą dokumentacją związaną z zakupem i dostawą materiałów.

Oznacza to ścisłą współpracę z działem księgowości w celu zapewnienia wystarczającej ilości pieniędzy na zakup towarów, płynnego przepływu gotówki i terminowej realizacji wszystkich płatności.

Zgodność z zasadami

Przed dokonaniem zakupu dział zakupów musi upewnić się, że spełnia formalności związane z pozyskaniem i zatwierdzeniem budżetu oraz musi upewnić się, że zakup materiałów odbywa się zgodnie z ogólną polityką organizacji.

Znaczenie

Niższe koszty

Dział zakupów odgrywa ważną rolę w maksymalizacji zysków biznesowych. Porównuj ceny i negocjuj z dostawcami, aby firma uzyskała możliwie najlepszą cenę na niezbędne produkty.

Możesz także zapewnić oszczędności, korzystając z gwarancji i rabatów, o których zwykle zapomina się niespecjalistów.

Pomaga oszczędzać, zapewniając większą przejrzystość wydatków firmy. Pozwoli Ci to negocjować lepsze kontrakty i zwolnić przepływ gotówki.

Zapobiegaj niewystarczającym materiałom

Dział zakupów musi określić, które produkty mają kluczowe znaczenie dla firmy i podjąć odpowiednie środki w celu ochrony łańcucha dostaw.

Aby mieć pewność, że niewystarczająca ilość materiałów nie wpłynie na produktywność, dział zakupów stosuje takie techniki, jak pozyskiwanie wielokrotne.

Posiadanie wielu źródeł oznacza korzystanie z wielu dostawców oferujących te same produkty. Jeśli wystąpi problem z jednym dostawcą, zamówienia można zwiększyć do innego, aby zrekompensować awarię.

Poprawa jakości

Dział zakupów pomaga podnosić jakość poprzez wyznaczanie celów wydajnościowych. Następnie śledzi rzeczywistą skuteczność w stosunku do tych celów.

Istotne jest, aby mierzyć cechy jakościowe za pomocą wskaźników atrybutów, takich jak trwałość, wygląd produktu lub terminowość dostawy.

Ściśle współpracują z dostawcami, aby rozwijać ich procesy i pomagać im podnosić jakość.

Zarządzaj relacjami

Wyzwaniem dla działu zakupów jest zainteresowanie dostawcy współpracą z firmą. Spraw, aby dostawca zainwestował w długoterminowe relacje.

Dział musi również zarządzać relacjami w firmie. Musisz współpracować z wewnętrznymi interesariuszami, takimi jak marketing, finanse, logistyka i dystrybucja, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni.

Szukaj innowacji

Ponieważ dział zakupów jest zawsze w kontakcie z różnymi firmami zewnętrznymi, jest w idealnym miejscu do nabycia innowacyjnych produktów, które mogą zapewnić przedsiębiorstwu przewagę konkurencyjną pod względem ceny, jakości lub wygody.

Bibliografia

1. Pisanie Alexis (2018). Jakie funkcje pełni dział zakupów w organizacji? Mała firma - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, wolna encyklopedia (2018). Zarządzanie zakupami. Zaczerpnięte z: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Role działu zakupów w biznesie. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 sposobów, w jakie dział zakupów może usprawnić Twój biznes. Zaczerpnięte z: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Pięć cech organizacji zaopatrzeniowych „światowej klasy”. Forbes. Zaczerpnięte z: forbes.com.