POZYTYWNE I NEGATYWNE OPINIE: JAK JE PRZEKAZAĆ W 9 KROKACH - PRACA - 2026

Udzielanie pozytywnych lub negatywnych opinii oznacza wykorzystywanie metod komunikacji do przekazywania i otrzymywania informacji o adekwatności lub niewłaściwości naszej pracy. W pierwszym podejściu do tej koncepcji możesz pomyśleć, że szefowie przekazują pracownikom firmy negatywne aspekty.

Pozytywne opinie pokazują, że coś zostało zrobione dobrze. Na przykład: „Praca została wykonana zwięźle i dobrze zrozumiana. Negatywna informacja zwrotna pojawia się, gdy coś zostało zrobione źle. Na przykład: „Praca nie jest dobrze zrozumiana, zawiera mylące informacje”.

Zarówno pozytywne, jak i negatywne działania służą poprawie wydajności osoby, której przekazywane są informacje zwrotne. Jednak koncepcja informacji zwrotnej na temat pracy jest znacznie szersza i może być pozytywna lub negatywna i skierowana do pracownika, szefa lub współpracownika.

Jak stwierdził Farr (1993), w środowisku pracy jest wiele informacji, które mówią nam, jak wykonujemy swoją pracę. Jednak konieczne jest zrozumienie tych informacji, aby osiągnąć nasze cele i zadania. Informacje zwrotne dotyczące pracy pozwolą Ci między innymi:

• Napraw błędy wydajności.
• Zmniejsz swoją niepewność co do przydatności swojej pracy.
• Dowiedz się, jak inni Cię postrzegają i oceniają.

Ponadto niektóre korzyści, które uzyskasz, udzielając konstruktywnych informacji zwrotnych w swoim środowisku pracy, to:

• Unikaj konfliktów ze współpracownikami, pracownikami lub szefami.
• Miej większą satysfakcję w miejscu pracy.
• Promuj pracę zespołową i bądź bardziej skuteczny.
• Uzyskanie poczucia kompetencji w pracy.

9 kroków, aby dać pozytywną lub negatywną informację zwrotną

Abyś mógł to skutecznie wprowadzić w życie, opisujemy 9 kroków, które musisz wziąć pod uwagę, aby rozwinąć tę metodę komunikacji:

1 - Przed udzieleniem informacji zwrotnej dobrze wybierz czas i miejsce

Powinieneś zacząć od zapytania drugiej osoby, czy jest dostępna w tym czasie. Jeśli jest zajęta, spróbuj rozpocząć rozmowę później.

W ten sposób osoba, której przekazujesz opinię, poświęci Ci uwagę potrzebną do skutecznego komunikowania się. Z drugiej strony, aby wybrać scenariusz, musisz wziąć pod uwagę rodzaj informacji, które zamierzasz podać:

Jeśli chodzi o pozytywne sprzężenie zwrotne, powinieneś zdecydować się zrobić to publicznie, aby dana osoba miała jeszcze większe społeczne uznanie dla słuszności swojej pracy.

W przypadku, gdy chcesz zakomunikować pewne negatywne aspekty, wybierz prywatne miejsce, aby pracownik nie zauważył, że czuje się zawstydzony przed kolegami.

2 - Nie czekaj zbyt długo, aby wyrazić swoją opinię

Jeśli jest jakiś aspekt, na temat którego chcesz przekazać opinię koledze, pracownikowi lub szefowi, nie czekaj zbyt długo. W przeciwnym razie osoba nie będzie dobrze pamiętać, co to jest.

Na przykład, jeśli powiesz komuś, że zachowanie, które miał 3 miesiące temu, nie było właściwe, ta osoba prawdopodobnie nie będzie kontekstualizować tego, co się stało, więc Twoja opinia nie przyniesie pożądanego efektu.

Jeśli jednak skomentujesz pozytywny lub negatywny aspekt czegoś, co zrobili w ciągu ostatnich kilku dni, mogą wziąć pod uwagę Twoją opinię i skorygować - jeśli to konieczne - ponieważ nadal nie odeszli zbytnio od swojego celu.

Ponadto ten punkt jest szczególnie ważny w odniesieniu do negatywnych opinii, ponieważ jeśli nie wydasz natychmiast swojej opinii, będziesz gromadzić skargi na osobę i pewnego dnia możesz zostać przytłoczony i przekazać wszystko, co przeszkadza ci z agresywną postawą.

Jest to powszechne w każdym typie relacji - przyjaciele, partnerzy, rodzice itp. - Jeśli nie powiesz drugiej osobie, co Cię niepokoi, prawie nie zmieni to jej zachowania.

3 - Okaż empatię

Postaw się na miejscu kogoś innego z empatią i zastanów się, jak chciałbyś, aby przekazał Ci informacje o Twojej pracy i wynikach.

Z pewnością chciałbyś, aby osoba, która ma zamiar skomentować jakiś aspekt Twojej pracy, była empatyczna, starając się nie uszkodzić twoich uczuć, jeśli chodzi o negatywne informacje.

Jeśli jego praca wpłynęła w jakikolwiek sposób na twoją, postaraj się też nie tracić opanowania i wyjaśnij, jak się czujesz.

4 - Słuchaj innych i bądź elastyczny

W tym procesie komunikacji powinieneś mieć zdolność aktywnego słuchania - a nie tylko mówienia. Obejmuje to umożliwienie drugiej osobie skomentowania trudności, jakie napotkali na swojej drodze w związku z tym zadaniem.

Zwróć uwagę na powody, które skłoniły drugą osobę do takiego działania. Może znając jego okoliczności, zrozumiesz, że działał w najlepszy możliwy sposób.

Miej możliwość naprawienia błędu, jeśli uważasz, że się mylisz. Ostatecznie opinie, które przekazujesz, są oparte na Twojej osobistej opinii, nie jest to absolutna prawda.

5 - Nie używaj ogólnych i nieokreślonych komentarzy

Ważne jest, aby w swoich komentarzach podawać konkretne informacje, zamiast przekazywać informacje niejasne i ogólne. To nie to samo powiedzieć: „dobra robota” niż „Twój ostatni raport zawiera bardzo dokładne informacje o postępach firmy”.

Drugi komentarz sprawi, że druga osoba poczuje się bardziej doceniona i będzie lepiej rozumiała swoją skuteczność w pracy.

Im bardziej szczegółowe i konkretne informacje podasz, tym lepsze będą konsekwencje dla działania drugiej osoby - tak jak dokładniejszy jest kompas, tym łatwiej będzie nam sterować statkiem.

6 - Użyj „Techniki kanapkowej”

Technika ta polega na zapewnieniu:

1. - pozytywną krytykę dotyczącą aspektów, które są wykonywane prawidłowo lub wysiłków podejmowanych w celu osiągnięcia celu.
2. - Negatywna opinia dotycząca tego, co Twoim zdaniem należy poprawić, aby wykonywać efektywną pracę.
3. - Pozytywna recenzja dotycząca ogólnej adekwatności.

W ten sposób unikniesz początkowego dyskomfortu związanego z rozpoczynaniem od negatywnego komentarza, dzięki czemu osoba będzie bardziej otwarta na Twoją opinię. Ponadto udaje Ci się zostawić w ustach dobry smak, a rozmowa zwieńczona jest kolejnym pozytywnym aspektem.

Osoba otrzymująca informację zwrotną nie poczuje się kwestionowana, ale zaakceptuje ją w bardziej pozytywny sposób i będzie skłonna zmienić negatywny aspekt, o którym wspomniałeś.
Przykładem tej techniki byłoby powiedzenie współpracownikowi:

„Twoja ostatnia prezentacja handlowa dostarczyła mi bardzo cennych informacji. Trochę długo, ale bardzo ciekawie ”.

7 - Korzystaj z informacji zwrotnej, koncentrując się na zachowaniu, a nie na osobie

Bardzo ważne jest, aby wybrać słowa, których będziesz dobrze używać, aby nie krytykować danej osoby, ale raczej zachowanie, które popełniła w danym momencie.

Abyś lepiej zrozumiał, powiedzenie „projekt nie został dostarczony na czas” to nie to samo, co stwierdzenie „zawsze realizujesz projekty z opóźnieniem”. W drugim przypadku osoba może czuć, że jest klasyfikowana jako nieodpowiedzialna i spowoduje to niewygodną i nieprzyjemną sytuację.

Skoncentruj się również na zachowaniach izolowanych, aby nie były one uogólniane. Zobaczmy przykład w odniesieniu do tego aspektu: Lepiej powiedzieć: „dziś rano spóźniłeś się 15 minut, chciałbym wiedzieć, czy miałeś jakieś problemy” niż: „jesteś bardzo spóźniony”.

Jak widać, w pierwszym przykładzie skupia się on na zachowaniu spóźniania się - oprócz okazywania wobec tego empatycznej postawy.

W drugim zdaniu wręcz przeciwnie, jest to agresywne katalogowanie osoby na podstawie pewnych faktów, które czasami stanowią wyjątek, a nie normę.

8 - W negatywnej opinii podaj opcje, w jaki sposób można by lepiej wykonać zadanie

Jeśli twoja opinia jest negatywna, dodaj komentarze mające na celu poprawę pracy. Pomoże to drugiej osobie dowiedzieć się, jak powinna wykonywać swoją pracę w produktywny sposób.

Na przykład, jeśli nie podobał Ci się sposób, w jaki pracownik obsługiwał klienta, możesz powiedzieć coś w stylu: „Dziś rano zauważyłem, że klient był niezadowolony z Twojego wyjaśnienia dotyczącego płatności poprzez finansowanie. Innym razem możesz zaoferować mu broszurę wyjaśniającą, aby lepiej ją zrozumiał ”.

9 - Zachęcaj innych do wyrażania opinii na temat Twojej pracy

Zwłaszcza jeśli jest to Twój pracownik, powinieneś zachęcać do tej dynamicznej i wymiany informacji, abyś Ty również mógł skorzystać z zalet posiadania natychmiastowych i konkretnych informacji o swojej pracy.

Znajomość opinii pracowników wokół Ciebie pomoże Ci zarządzać własną łodzią, o czym wspomnieliśmy na początku tego artykułu.

Mamy nadzieję, że wszystkie te wskazówki pomogą Ci poprawić komunikację ze współpracownikami i osiągnąć większą satysfakcję z pracy.

Bibliografia

1. Ana I. García Álvarez i Anastasio Ovejero Bernal. Pomiar opinii o pracy w organizacjach: adaptacja kwestionariusza badania opinii o pracy. Psicothema, 1998. Vol. 10, No. 2, str. 241-257.
2. Carlos Eduardo Román Maldonado. Informacje zwrotne lub informacje zwrotne w szkolnictwie wyższym online. „Wirtualny magazyn Universidad Católica del Norte”. Nr 26, (luty - maj 2009, Kolumbia).
3. Ignacio Boss. Dlaczego warto przekazywać opinie? Jak to zrobić skutecznie? (2001) Uniwersytet CEMA.
4. MI Ferrero i M. Martín. Znaczenie konstruktywnej informacji zwrotnej w ocenie zbiorowych wykonań muzycznych.
5. Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Czy ukrywasz się przed swoim szefem? Opracowanie taksonomii i narzędzia do oceny zachowań dobrych i złych w zarządzaniu sprzężeniem zwrotnym. Journal of Management (2003).