7 GŁÓWNYCH FUNKCJI ASYSTENTA ADMINISTRACYJNEGO - PRACA - 2026

Te funkcje asystenta administracyjnego są zadania pomocy i dodatek do normalnych zajęć, że firma się rozwija. Dlatego są one niezbędne do skutecznego działania tego samego.

Działania te są zwykle zmienne w zależności od obszaru biznesowego firmy, w której pracują. Na przykład w wyspecjalizowanych kancelariach, takich jak kancelarie prawne, asystenci zwykle przechodzą specjalne szkolenie do wykonywania określonych czynności.

Istnieją jednak funkcje wspólne dla wszystkich obszarów, które zwykle dotyczą dystrybucji i zarządzania informacjami w biurze. Obejmuje to zarządzanie dokumentami, archiwami i organizowanie wydarzeń.

Ale te działania mogą stać się znacznie bardziej rozległe. W niektórych przypadkach asystenci administracyjni muszą również zająć się przetwarzaniem informacji księgowych, a nawet zagwarantowaniem działania zasobów technologicznych firmy.

7 głównych funkcji asystenta administracyjnego

1- Zarządzanie dokumentami

Jedną z głównych funkcji asystenta administracyjnego jest pomoc pracownikom biura w zarządzaniu dokumentami i plikami.

Zwykle to zadanie jest związane z przechowywaniem, organizacją i zarządzaniem plikami.

Jednak w niektórych przypadkach może być również konieczne pisanie, edytowanie i przeglądanie dokumentów.

W niektórych firmach są nawet proszeni o dyktowanie listów lub notatek i zapisywanie protokołów z odbywających się spotkań.

W niektórych przypadkach, na przykład w przypadku kancelarii prawniczej, do pełnienia tych funkcji wymagane jest specjalistyczne szkolenie: asystent administracyjny będzie musiał rozumieć terminologię i procedury prawne.

Z drugiej strony asystenci administracyjni pracujący w medycynie potrzebują różnych umiejętności. Muszą przejść niezbędne szkolenie w zakresie postępowania z pacjentami i czytania raportów medycznych.

2- Planowanie wydarzeń

Planowanie imprez biurowych jest również często obowiązkiem asystentów administracyjnych. Rozmiar tej odpowiedzialności może być różny w zależności od wielkości firmy.

Wydarzenie może być po prostu spotkaniem lub lunchem biznesowym, ale może to być również większa konferencja lub przyjęcie firmowe.

W obu przypadkach uczestnik musi zarządzać wszystkimi kryteriami związanymi z wydarzeniem.

Obejmuje to kontaktowanie się ze sprzedawcami, dokonywanie rezerwacji, wybór menu i wystroju. Ale obejmuje również kontaktowanie się, zapraszanie i potwierdzanie uczestników, mówców i wykładowców, jeśli jest to konieczne.

3- Osobista uwaga na użytkowników i gości

Obsługa klienta jest zwykle jednym z najczęstszych zadań asystentów administracyjnych. Odbiorcy, na których skupiona jest uwaga, zawsze zależą od wielkości firmy i jej orientacji biznesowej.

W przypadku małych firm, które obsługują bezpośrednio społeczeństwo, może być wymagany asystent administracyjny, aby spotkać się z klientami.

Kiedy tak się dzieje, ich praca ma na celu prowadzenie i obsługę podczas przechodzenia przez zakłady firmy.

W większych firmach asystent administracyjny będzie musiał towarzyszyć gościom o innym charakterze, takim jak partnerzy lub duzi dostawcy.

W tym przypadku ich misją będzie pokierowanie ich w realizacji ich programu i spotkaniach z kierownictwem lub innymi obszarami firmy.

4- Telefon i wirtualna uwaga

Kategoria obsługi klienta obejmuje pomoc telefoniczną i wirtualną. W przypadku pomocy telefonicznej uwzględniana jest orientacja klientów i partnerów oraz organizacja i administracja agendami.

Jeśli chodzi o wirtualną uwagę, zadania będą zależały od kanałów, które firma udostępni do obsługi klienta lub zarządzania informacją.

W niektórych przypadkach wiąże się to z obsługą poczty elektronicznej, odpowiadaniem na nie, przekazywaniem lub archiwizowaniem wiadomości w razie potrzeby.

W innych przypadkach, gdy wirtualne kanały komunikacji są bardziej zróżnicowane, można uwzględnić inne zadania, takie jak obsługa społeczeństwa za pośrednictwem systemów czatu, a nawet odpowiadanie na pytania za pośrednictwem firmowych sieci społecznościowych.

W dużych firmach zwykle jest personel, który zajmuje się obsługą tych kanałów komunikacji. Gdy firmy są małe, często zadanie to pozostawia się asystentom administracyjnym.

5- Zarządzanie programami

Zarządzanie programami jest często jednym z najważniejszych zadań asystentów administracyjnych.

Odpowiedzialność ta obejmuje przyjmowanie zapytań o spotkania i spotkania telefonicznie, osobiście lub online oraz organizowanie ich w porządku obrad według określonych kryteriów.

Obejmuje również planowanie spotkań w firmie i poza nią, obiadów roboczych i podróży służbowych.

W tych ostatnich przypadkach do obowiązków asystenta należy również zarezerwowanie lotów, hoteli, restauracji lub sal konferencyjnych, jeśli to konieczne.

6- Księgowość

Asystenci administracyjni są czasami odpowiedzialni za monitorowanie i rejestrowanie wydatków występujących w firmie. Te obowiązki mogą być proste, jak zapisywanie określonych wydatków w arkuszu kalkulacyjnym.

W niektórych przypadkach asystent musi przejść szkolenie w celu opracowania bardziej złożonych zadań. Na przykład, Twoje obowiązki mogą obejmować raportowanie rachunkowości kierownictwu.

Zwykle zależy to od wielkości firmy. Duża firma ma zwykle bardziej wyspecjalizowane role; w nich informacje księgowe są zarządzane przez osobę zatrudnioną w tym celu.

Jednak jedną z podstawowych umiejętności każdego asystenta administracyjnego jest opanowanie oprogramowania księgowego, takiego jak Microsoft Excel.

7- Zarządzanie technologiczne

Zarządzanie zasobami technologicznymi jest również częścią funkcji asystentów administracyjnych. W tym sensie Twoim obowiązkiem jest zapewnienie prawidłowego działania wszystkich narzędzi niezbędnych do działania firmy.

Obejmuje to między innymi wykonywanie kopii zapasowych informacji zawartych w sprzęcie komputerowym i aktualizację oprogramowania antywirusowego.

Z drugiej strony obejmuje zarządzanie sprzętem takim jak projektory i laptopy.

Oznacza to również przegląd i konserwację wyposażenia niezbędnego do normalnego rozwoju działań, za które jest odpowiedzialny.

Nie oznacza to, że asystent administracyjny musi mieć wiedzę techniczną. Jego praca polega w szczególności na zatrudnianiu personelu technicznego do okresowej konserwacji sprzętu, aby uniknąć niepowodzeń.

Bibliografia

1. Bucky, J. (2017). Obowiązki sekretarzy wykonawczych i asystentów administracyjnych. Odzyskane z: thebalance.com
2. Budowniczy kariery. (2016). Praca jako asystentka administracyjna - Doskonały wybór dla lekarzy ogólnych. Odzyskane z: carebuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Co robi asystent medyczny? Odzyskany z: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Obowiązki asystenta administracyjnego. Odzyskany z: study.com