7 NAJWYBITNIEJSZYCH FUNKCJI SEKRETARZA - PRACA - 2026

Do głównych funkcji sekretarza należy zarządzanie porządkiem obrad, obsługa opinii publicznej i postępowanie z poufnymi informacjami. Jest to osoba odpowiedzialna za wykonywanie zadań związanych z obsługą administracyjną w urzędzie.

Tę pozycję może pełnić mężczyzna lub kobieta, choć najczęściej jest to kobieta, która ją wykonuje.

Zwykle zajmują się poufnymi sprawami osób o określonej hierarchii w firmie, takich jak między innymi dyrektorzy, menedżerowie, prezesi. To czyni ich prawą ręką władzy wykonawczej, dla której pracują.

Jeśli firma jest mała, duże obciążenie sekretarki związane jest z podstawowymi zadaniami biurowymi.

Niektóre kraje na świecie poświęcają mu specjalny dzień w ciągu roku, aby podziękować i uczcić jego pracę. Na przykład w Kolumbii, Peru i Meksyku dzień sekretarza przypada 26 kwietnia, natomiast w Wenezueli 30 września.

7 głównych funkcji sekretarza

Zadaniem sekretarki jest udzielanie wsparcia i współpracy swojemu szefowi, aby mógł on w pełni wypełniać swoją rolę w organizacji, bez opóźnień i rozpraszaczy.

Chociaż charakter firmy wpływa na rodzaj pracy wymaganej od sekretarki, można powiedzieć, że jej główne funkcje to:

1- Zarządzanie programem

Do obowiązków sekretarza należy aktualizowanie programu osoby, dla której pracuje. Tam powinieneś odzwierciedlić wszystkie swoje zobowiązania zawodowe, a czasem osobiste.

Musisz także prowadzić rejestr danych wszystkich osób i instytucji, z którymi Twój pracodawca jest związany.

Program sekretarza często służy jako dziennik operacyjny dyrektora, dla którego pracuje.

2- Uwaga dla opinii publicznej

Uwaga na opinię publiczną jest jednym z najbardziej podstawowych zadań, które musi wykonać sekretarz. Musisz odbierać telefony i rejestrować ich przyczyny, a także wszystkie dane, które pozwolą Twojemu pracodawcy skutecznie zająć się sprawą.

Jest także osobą, która przyjmuje gości w biurze. Dlatego tak ważne jest, aby sekretarka zachowała wizerunek spójny z korporacyjnym wizerunkiem miejsca pracy.

Jego rolą jest nie tylko powitanie i uczynienie gości przyjaznymi, ale także daje pierwsze instrukcje i wytyczne dotyczące kultury organizacyjnej i wewnętrznych procesów firmy.

3- Zarządzanie dokumentami

Oprócz tego, że jest osobą, która odbiera i obsługuje korespondencję od swojego szefa, sekretarka pisze, czyta, odpowiada i archiwizuje większość listów, powiadomień, notatek i e-maili swojego pracodawcy.

W tym celu należy korzystać z określonych aplikacji, które umożliwiają przygotowanie takich dokumentów z większą zwinnością i szybkością.

Specyfika tych kompetencji będzie zależała od rodzaju pracy wymaganej w obszarze, w którym pracujesz.

Sekretarka zarządza bazą danych kontaktowych swojego szefa i archiwizuje korespondencję pisemną, a także protokoły posiedzeń i inne interesujące dokumenty w biurze.

To sekretarz zwykle zwraca uwagę na sprawy omawiane na ważnych posiedzeniach.

4- Zarządzanie poufnymi informacjami (wewnętrznymi i zewnętrznymi)

Wśród funkcji, które wyróżniają dobrą sekretarkę, jest odpowiednia i sprawna obsługa wszystkich niezwykle ważnych dla funkcjonowania firmy lub instytucji, informacji.

Na przykład musisz mieć kontrolę nad dokumentami prawnymi, które mogą być wymagane przez organy rządowe w dowolnym momencie.

Możesz także mieć dostęp do informacji ze środowiska lub od dowolnego podmiotu związanego z firmą. Informacje te muszą być zarządzane w sposób dyskretny, skuteczny i terminowy.

5- Organizacja biura

Sekretarz musi obsługiwać i konserwować sprzęt biurowy oraz meble: m.in. telefony, kserokopiarki, drukarki, projektory, meble, szafy na dokumenty.

To on kontroluje stan zapasów i wyposażenia biurowego. Utrzymuje również fizyczny i elektroniczny system plików w porządku, dzięki czemu informacje są łatwo dostępne w razie potrzeby.

Sekretarka musi mieć czyste i zorganizowane miejsce pracy, ponieważ jest to zwykle jedna z pierwszych rzeczy, które ludzie spoza firmy widzą, wchodząc do jej obiektów.

6- Przygotowanie prezentacji

Zwykle dyrektor musi przedstawiać swoje raporty w formie prezentacji, które podsumowują i klasyfikują informacje. W tym celu zwykle prosi o pomoc swoją sekretarkę.

Osoba znajdująca się w sekretariacie musi upewnić się, że informacje, które się tam pojawiają, prawidłowo odzwierciedlają dane, którymi chce się podzielić jej szef.

Należy również uważać, aby była to prezentacja wolna od błędów ortograficznych i spójna z identyfikacją graficzną firmy.

7- Nadzór administracyjny

Sekretarz jest również odpowiedzialny za przestrzeganie zasad i procedur niezbędnych do dbania o majątek firmy lub instytucji, w której pracuje.

W zależności od poziomu hierarchicznego jej szefa, sekretarz może zweryfikować dokładność danych, które odzwierciedlają szczegóły operacji budżetowych.

Sekretarz musi zadbać o kontrolę zarządczą i prawidłowe zarządzanie zasobami w biurze.

Wirtualna sekretarka

Wraz ze wzrostem liczby miejsc pracy online pojawia się liczba sekretarek lub wirtualnych asystentów.

Sekretarze ci wykonują większość zadań opisanych powyżej, ale zdalnie. W takich przypadkach sekretarki pobierają opłaty za swoje usługi za godzinę lub według projektu.

Bibliografia

1. Kultura pieniędzy (2015). 4 główne funkcje sekretarza. Odzyskany z: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Lista obowiązków sekretarza. Odzyskany z: work.chron.com
3. Pymex (2016). Funkcje i obowiązki sekretarza administracyjnego. Odzyskany z: pymex.pe
4. Wolontariusz teraz (s / f). Jaka jest rola sekretarza? Odzyskane z: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Jakie funkcje pełni sekretarz jako asystent kierownika? Odzyskany z: pyme.lavoztx.com