BIURO W ŚWIECIE BIZNESU: FUNKCJE, WYPOSAŻENIE I MATERIAŁY - PRACA - 2025

Urząd w świecie biznesu stanowi część firmy, gdzie dane otrzymane i wystawione są przetwarzane w celu dostarczenia informacji wymaganych przez organizację dla normalnego rozwoju jej działalności lub czynności.

Ma to znaczenie, ponieważ każda firma produkująca towary lub usługi, niezależnie od branży, w której się specjalizuje, potrzebuje zespołu ludzi do zarządzania operacją i innymi funkcjami administracyjnymi. Większość z tych osób pracuje w biurach.

Liczba pracowników w biurze może być różna, ale wszystkie organizacje, niezależnie od typu i wielkości, wymagają od pracowników biurowych wykonywania codziennych zadań. Pracownicy biurowi zajmują się wieloma różnymi aspektami działalności.

Aspekty te obejmują rachunkowość, przetwarzanie tekstu i danych, telekomunikację i inną działalność. Są potrzebne we wszystkich sektorach gospodarki, od produkcji po transport.

Technologia wnosi podstawowy wkład w biuro: pozwala wykonać więcej pracy w krótszym czasie.

cechy

- Ważne usługi świadczone przez biuro obejmują zarówno obsługę administracyjną, jak i inne usługi dla innych działów organizacji, które nie mogą funkcjonować bez biura.

- Biuro jest tak samo ważne w organizacji, jak mózg w ludzkim ciele. Dlatego biuro jest mózgiem firmy. Gromadzi informacje z różnych źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, rejestruje je, porządkuje i analizuje, aby udostępnić je kierownictwu. W biurze dostępne są wszelkiego rodzaju informacje, zarówno przeszłe, jak i obecne.

- Biuro pełni również rolę pośrednika. Łączy świat zewnętrzny z różnymi działami i odwrotnie. Wszystkie zamówienia sprzedaży przyjmowane są za pośrednictwem biura. Łączy organizację z klientami, dostawcami, rządem i opinią publiczną. W nowoczesnych biurach bardzo ważne są public relations.

- Jest sercem wszystkich działań biznesowych; jest jak administracyjne centrum nerwowe. Informacje o zakupach, sprzedaży, finansach i komunikacji są przekazywane z biura.

- To jest centrum kontroli; jest to sposób, za pomocą którego podejmowane są działania w polityce firmy. Wraz z rozwojem firmy każdy lider ma możliwość podejmowania własnych decyzji i działań. W ten sposób każdy dział będzie miał własne biuro, aby kierownictwo mogło łatwiej nakreślić swoje plany i zasady.

Niektóre kluczowe działania realizowane w biurach to:

• Spotkania.
• Zwróć uwagę.
• Uzgodnij strategię firmy.
• Uzgodnij cele.
• Organizacja plików fizycznych i komputerowych.
• Obsługa klienta.
• Drukowanie i kopiowanie dokumentów.

Ekwipunek i zapasy

Sprzęt biurowy ewoluował, aby umożliwić większą automatyzację. Automatyzacja biura oznacza używanie maszyn do wykonywania powtarzalnych i żmudnych zadań, które ludzie wykonywali. Komputery pomagają również pracownikom wykonywać pracę szybciej i wydajniej.

Wśród sprzętu jaki możemy znaleźć w biurze są:

Telefon biznesowy i telefony stacjonarne

Są głównym środkiem komunikacji bezpośredniej z klientami i dostawcami.

Komputery

Przetwarzanie informacji, które są obecnie siłą napędową każdego biura. Są również niezbędne do komunikacji dzięki e-mailowi.

Sieć komputerowa i łącze internetowe

Jeśli informacja jest siłą napędową firmy, to sieci komputerowe są arteriami, które kierują te informacje we wszystkich obszarach działalności. Do połączenia sieci lokalnej z Internetem wymagane jest okablowanie Ethernet, routery i modem.

Drukarki wielofunkcyjne

Gdy informacja jest cyfrowa, chcemy ją wydrukować, a jeśli jest wydrukowana, chcemy ją zeskanować. Z drugiej strony chcemy go otrzymać lub wysłać faksem. Te zespoły robią to wszystko.

Niszczarki do papieru

Podczas generowania zadrukowanego papieru często trzeba go zniszczyć. Biuro jest odpowiedzialne za posiadane informacje.

Kserokopiarki

Niezbędne do wykonywania kopii dokumentów.

Projektory wideo i ekrany

Służy do prezentacji w sali konferencyjnej.

Sprzęt dla handlowców

Automaty do sprzedaży i kasy fiskalne.

Meble

W ramach mebli gabinetowych możemy znaleźć:

• Krzesła
• Biurka
• Kabiny
• Szafy
• Dywany
• Stoły konferencyjne

Materiały biurowe i artykuły biurowe

Niektóre z materiałów i dostaw niezbędnych do funkcjonowania biura to:

- Arkusze białego papieru: używane do wydruków i kserokopii, do pisania krótkich notatek i do prezentacji na flipcharcie.

- Papier w rolce: papier termiczny do faksów, taśma do etykiet, papier do punktów sprzedaży.

- Formularze gotowe: faktury, zeznania podatkowe, odcinki wypłat, kalendarze biurkowe.

- Etykiety i papier samoprzylepny: etykiety do folderów, etykiety cenowe i karteczki samoprzylepne.

- Materiały eksploatacyjne do drukowania: wkłady atramentowe i tonery.

- Przenośne nośniki danych: pamięci USB i karty pamięci.

- Zapięcia mechaniczne: spinacze biurowe i motylkowe, zszywki.

- Łączniki chemiczne: taśma przezroczysta, klej.

- Środki czystości: mopy, kosze, kosze do recyklingu, miotły, mydło, odświeżacze powietrza, środki dezynfekujące, ręczniki papierowe i papier toaletowy.

- Małe maszyny: dziurkacze do papieru, zszywacze, zszywacze, stemple gumowe, numeratory i temperówki.

- Fizyczne przechowywanie: teczki, koperty, pudełka, półki i organizery na biurko.

- Materiały piśmiennicze i korekcyjne: ołówki, długopisy, markery, taśma korekcyjna, korektor w płynie i gumki do ścierania.

Przykłady pracy w biurze

Pisarze / redaktorzy stron internetowych i gazet

Pisarze i redaktorzy, niezależnie od tego, czy są w zespole, czy pracują w domu, pracują w biurze. Pisarze tworzą treść do publikacji drukowanych, stron internetowych i blogów. Redaktorzy poprawiają napisaną treść.

Recepcjonistki

Recepcjonistka jest zajęta w biurze przyjmowaniem klientów i sprzedawców, pisaniem e-maili, odbieraniem telefonów, odbieraniem wiadomości, wysyłaniem e-maili, rozmową telefoniczną z określonymi pracownikami i archiwizacją.

Przedstawiciel obsługi klienta musi mieć wiedzę na temat firmy, dla której pracuje, a także jej produktów i usług, aby móc pomagać klientom. Musisz odbierać telefony i e-maile, przyjmować zamówienia i zwracać pieniądze.

Księgowi

Księgowi lub księgowi pracują w środowisku biurowym. Do jego obowiązków należy m.in. przygotowywanie podatków, opłacanie rachunków, przyjmowanie płatności.

Menedżerowie

Kierownicy biura kierują pracą biura. Ich obowiązki mogą obejmować zatrudnianie, zwalnianie lub planowanie pracy personelu, delegowanie obowiązków, szkolenie nowych pracowników, tworzenie i egzekwowanie zasad biura, nadzorowanie zespołu roboczego, rozwiązywanie problemów i konserwacja systemów komputerowych.

Wezwij centra obsługi telefonicznej

Osoby pracujące w call center są zobowiązane do odbierania telefonów od klientów firmy, w której pracują. Musisz odpowiadać na pytania, otrzymywać reklamacje i przetwarzać zamówienia.

Bibliografia

1. Rob Waugh (2017). Co dalej z technologią biurową? Telegraf. Small Business Connect. Zaczerpnięte z: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Biznes patrząc na komputery i biuro - DZIŚ BIURO, SIŁA PRACY BIZNESU, TRENDY W BIZNESIE, ŚWIAT FINANSÓW. Zaczerpnięte z: careers.stateuniversity.com.
3. Lucy Kellaway (2013). Jak komputer na zawsze zmienił biuro. Wiadomości BBC. Zaczerpnięte z bbc.com.
4. Wikipedia, wolna encyklopedia (2018). Zarządzanie biurem. Zaczerpnięte z: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Podstawy pakietu Office. Zaczerpnięte z: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Niezbędny sprzęt biurowy do rozpoczęcia działalności. Działanie i technologia wagi. Zaczerpnięte z: thebalance.com.