JAKI JEST SCHEMAT ORGANIZACYJNY HOTELU? (I JEGO FUNKCJE) - PRACA - 2025

Schemat organizacyjny hotelu przedstawia zadania, które hotel potrzebuje, aby wykonywać swoje procesy pracy, misję, wizję i wartości. Każdy hotel, czy to mały, średni czy duży, potrzebuje struktury organizacyjnej do wykonywania codziennych czynności.

Schemat organizacyjny służy do dzielenia zadań, określania pracy dla każdego działu i delegowania uprawnień w ramach i między działami. Jest przydatny dla osób pracujących w organizacji, ale także dla kandydatów, nowych pracowników, inwestorów, współpracowników i innych.

Powyższy schemat organizacyjny jest typowy dla hotelu 5-gwiazdkowego, chociaż hotel 4-gwiazdkowy może mieć taką samą lub więcej oddziałów. Liczba gwiazdek może zostać obniżona lub podwyższona niezależnie od liczby działów.

Na przykład hotel „NY King” mógłby zachować wszystkie działy i podwyższyć standard z 4 do 5 gwiazdek. Lub odwrotnie; obniż z 5 do 4 gwiazdek i zachowaj wszystkie działy.

Liczba apartamentów będzie się różnić w zależności od usług oferowanych przez hotel. Luksusowy hotel -5 gwiazdek - może posiadać usługi turystyczne dla klientów, siłownię, basen, korty tenisowe, SPA, dyskotekę … Kolejny mniejszy hotel nie będzie miał tych dodatkowych usług i nie będzie potrzebował tylu pracowników, zmniejszając liczbę działy.

Najczęstsze wyższe stanowiska w hotelu to: kierownik, kierownik marketingu, kierownik księgowości, kierownik personelu, kierownik inżynierii, kierownik zakupów, kierownik pokoju i kierownik restauracji.

Z tych pozycji generowane są inne, które są gorsze, chociaż nie mniej ważne, aby spełniać główną funkcję hotelu; pomieścić gości zapewniając najwyższą możliwą jakość w zależności od liczby gwiazdek każdego hotelu.

Kto jest odpowiedzialny za tworzenie schematu organizacyjnego hotelu?

Zwykle osobą odpowiedzialną za wykonanie schematu organizacyjnego w firmie jest dyrektor ds. Zasobów ludzkich.

Oprócz schematu organizacyjnego musisz mieć dobrze zdefiniowane stanowiska w „opisie stanowiska”, aby dobrze zdefiniować funkcje każdego pracownika. Będzie to niezbędne przy zatrudnianiu nowych pracowników i aby każdy pracownik wiedział, co ma robić.

Z drugiej strony są hotele, które zleciły outsourcing funkcji kadrowych, zwłaszcza mniejsze hotele, które nie należą do sieci hotelowych.

Typowe prace w hotelu i ich funkcje

1- Dyrektor Generalny / Dyrektor hotelu

Jest to stanowisko o największej odpowiedzialności:

• Odpowiada za administrację, kontrolę i rozwój hotelu, sprawdzając, czy wszystkie inne obszary działów działają w najlepszy możliwy sposób.
• Zdefiniuj zasady firmy i cele do osiągnięcia.
• Sprawdź, czy każdy dział spełnia wyznaczone cele, zapewniając doskonałą jakość usług.
• Zarządza zarządzaniem zasobami ludzkimi, marketingiem, bezpieczeństwem, jakością i koordynacją wszystkich niezbędnych aspektów prawidłowego funkcjonowania hotelu.

2- Kierownik sprzedaży

Oprócz uzupełnienia innych głównych działów, jego główną funkcją jest poświęcenie się sprzedaży i reklamie:

• Znajdź klientów.
• Przedstaw do firmy.
• Oferuj usługi.
• Bliskie umowy z klientami.
• Opracuj strategie reklamowe.
• Promuj usługi hotelowe.
• Szukaj potencjalnych klientów.
• Raportuj wyniki sprzedaży do działu księgowości i finansów.

Asystent sprzedaży

Głównym celem tego stanowiska jest wspomaganie pracy przełożonego, szefa i / lub kierownika sprzedaży, kontrola, klasyfikacja i porządkowanie dokonanych sprzedaży, a także zbieranie faktur w celu przeprowadzenia odpowiedniego procesu w zleceniu administracyjnym.

Dział pokojów będzie odpowiedzialny za zbieranie zgłoszeń rezerwacji i obsługę klientów w tym celu, a także kontrolowanie czeków i płatności za nie.

Należy również dopilnować, aby pokoje były czyste, ściśle współpracując z recepcjonistami i gospodyniami.

Ich zadaniem jest ustalanie dostępności pokoi oraz przyjmowanie i potwierdzanie rezerwacji.

Kierownik lub menedżer rezerwacji jest odpowiedzialny za kierowanie dobrym działaniem działu, a agenci rezerwacji pełnią funkcje obsługi rezerwacji za pośrednictwem wszystkich dostępnych środków (media, rezerwacje grupowe, online, wycieczki, operatorzy, itp.), zarządzaj pieniędzmi z odpowiednich depozytów i gwarantuj dokonane rezerwacje.

Dyrektor ds. Sprzedaży

Jest to jedno z najważniejszych zawodów, ponieważ zarządzasz portfelem sprzedawców, którym musisz powiedzieć, co mają robić.

Jest odpowiedzialny za to, co robi każdy ze swoich pracowników, musi znać ruch wszystkich kont i jeśli jest z nimi jakiś problem, musi wziąć za to odpowiedzialność.

Musisz dostarczyć szczegółowy indeks wyciągów z kont, mieć inicjatywę, aby zdobyć ważne konta dla swojej firmy.

Zależy od nich sukces lub porażka firmy, jest to pozycja bardzo złożona, wymagająca skrajnego zaangażowania i odpowiedzialności.

3- Kierownik serwisu

Odpowiada za nadzór nad działem serwisu:

• Kontroluj koszty.
• Zdobądź lojalną klientelę.
• Promuj dobre relacje między pracownikami.
• Rozwiąż wątpliwości i wątpliwości dotyczące usług wszystkich klientów.
• Osiągaj cele sprzedażowe.
• Daj przykład, stosując się do standardów etycznych.
• Upewnij się, że oferowany jest wysoki poziom jakości, a firma przynosi zyski.

Administracja i finanse

Jest to ważne stanowisko, ponieważ sprawuje kontrolę nad sprawami administracyjnymi, musi uzgodnić z Dyrektorem Generalnym sposób podziału spraw i informować go o różnych etapach i wydarzeniach z nimi związanych.

Musisz zarządzać zasobami finansowymi, budżetami, wydatkami, wydatkami i inwestycjami we współpracy z dyrekcjami i oddziałami firmy.

Nadzoruje zarządzanie środkami finansowymi, koordynuje regulowane przez rząd trustów, nadzoruje procesy związane z administracją kadrową.

Szanuje i utrzymuje dostawy i nabywanie zasobów materialnych, aktywów i ogólnych usług korporacji.

Strategie biznesowe

Jak sama nazwa wskazuje, odpowiada za tworzenie strategii i planów wejścia na nowe rynki i wzmacnianie mocnych stron firmy, a także doskonalenie doświadczenia i wiedzy każdego członka stowarzyszenia lub organizacji.

Jego główna funkcja skupia się na bezpośredniej odpowiedzialności za sprzedaż firmy, zarządzanie marketingowe, promocję i dystrybucję, planowanie sprzedaży, organizowanie różnych dystrybucji.

Wyznaczaj cele do spełnienia w odniesieniu do sprzedaży według produktów i obszarów, twórz strategiczne plany poprawy sukcesu firmy, badaj klientów i lokalizacje, które mogą być bardziej odpowiednie do promocji.

Sprzyja atmosferze pracy zespołowej, promując ducha sprzedaży wśród kierowników.

Przeanalizuj możliwe przyczyny problemów i reklamacji klientów.

Zaprojektuj zasady ustalania cen i warunków sprzedaży.

Twórz plany, aby zwiększyć postępy szkoleniowe osób w Twoim dziale.

Odpowiada za przyjmowanie, filtrowanie i dystrybucję różnych procedur i ulepszeń dotyczących jakości usług.

Kontroler i księgowość

Dział odpowiedzialny za analizę i kontrolę operacji finansowo-księgowych.

Służy również do przygotowywania rocznych budżetów, prognoz dochodów, sprawozdań finansowych, tworzenia raportów o sytuacji finansowej, uczestniczenia w audytach kontrolera itp.

Zakupy

Jest to bardzo ważne stanowisko dla prawidłowego rozwoju pracy w firmie, ponieważ odpowiada za łańcuch dostaw i zakupy wszystkich towarów niezbędnych do efektywnego funkcjonowania zakładu.

Mogą to być zakupy na użytek przedsiębiorstwa w celu odsprzedaży i / lub surowca do produkcji własnych produktów.

Opłata ta obejmuje również zakup usług związanych z transportem lub marketingiem.

Są odpowiedzialni za wykorzystanie informacji i systemów komputerowych do zarządzania organizacją.

Planują i kierują wszelkimi działaniami związanymi z informatyką i technologią w firmie, dla której pracują.

Określają cele biznesowe dla projektowania planów osiągnięcia wcześniej określonych celów.

4- Zastępca kierownika

Odpowiada za wypełnianie wszystkich obowiązków menadżera pod nieobecność tego ostatniego.

Generalnie nie podejmuje ważnych decyzji bez uprzedniej konsultacji z kierownikiem, ale decyduje o sprawach rutynowych i zwykłych, które mogą wyniknąć w normalnym funkcjonowaniu hotelu.

Musisz być przeszkolony i posiadać wszystkie informacje i wiedzę niezbędną do objęcia tak ważnego stanowiska, znać wszystkie funkcje, personel, jego zadania, zastępstwa itp.

Ponadto znajomość norm prawnych to coś, czego nie może zabraknąć, aby uniknąć kłopotów z prawem.

Musisz szybko rozwiązać problem i mieć plan B na wszystko, na wypadek gdyby sprawy nie potoczyły się zgodnie z oczekiwaniami.

Kierownik Dzielnicy

Jego praca polega na planowaniu, nadzorowaniu i kontrolowaniu realizacji wszystkich polityk operacyjnych związanych z jego obszarem:

• Planuj i nadzoruj działanie grup i zjazdów.
• Przeanalizuj miesięczne statystyki.
• Ustal standardy i normy świadczenia usług w Twojej okolicy.
• Otrzymuj skargi dotyczące Twojej okolicy.
• Koordynuje z kierownikiem utrzymania ruchu prawidłowe wykonywanie jego zadań.

Kierownik recepcji

Organizuj i kontroluj zadania działu recepcyjnego:

• Stwórz harmonogram personelu podległego.
• Zarządzaj skargami.
• W razie potrzeby komunikuje się z innymi działami.
• Dbają o obsługę klienta i rozwiązują wszelkie pytania lub wątpliwości.
• Jest głównym odpowiedzialnym za kontakt z klientem.

Gospodyni domowa

Ten dział jest tym, który ma największą liczbę pracowników i odpowiada za sprzątanie całego obiektu: zarówno części wspólnych hotelu, jak i korytarzy, biur, pokoi itp.

Ta pozycja jest niezwykle ważna, ponieważ czystość jest wizytówką hotelu, od tego zależy w dużej mierze sukces lub porażka.

Musisz przejść szkolenie, pracownicy muszą być przyjaźni i ciepło nieść gościom.

Kierownik ds. Żywności i napojów

Jest odpowiedzialny za nadzór nad przygotowaniem i dekoracją każdego z dań i napojów, które są przygotowywane w hotelowej kuchni, zgodnie z przepisami i standardami ustalonymi wcześniej przez hotel.

Dbać o prawidłowe wykonywanie funkcji pozostałych pracowników, dobre obchodzenie się z zaopatrzeniem, unikać marnowania materiału, przygotowywać menu, nadzorować obszar deserów, alkoholi, ogólnego inwentarza itp.

Musisz dokonać niezbędnych zakupów i kontrolować magazyny.

Miej kontrolę nad całym personelem.

Kapitan obsługi klienta

Odpowiedzialny wobec managera za prawidłowe działanie usług oferowanych przez restaurację lub kawiarnię.

• Przyjmij klienta.
• Towarzyszy mu do stołu.
• Uzyskaj sugestie.
• Zamknij kolację.
• Sprawdź, czy wszyscy wykonują swoją pracę.
• Sprawdź materiały eksploatacyjne.
• W razie potrzeby pomóż kelnerom.

Odpowiada za kontrolę personelu, tworzenie menu, monitorowanie racjonalnego wykorzystania surowców i innych towarów, kontrolę wydajności i jakości potraw, ustalanie czasu pracy pozostałych podległych mu pracowników.

Kierownik ds. Usług ogólnych

Odpowiada za opracowywanie rocznego programu konserwacji i zapobiegania maszynom i urządzeniom.

Podejmij wszelkie niezbędne kroki w celu utrzymania i polepszenia stanu architektonicznego nieruchomości.

Administracja podstawowymi usługami, obsługa obszarów, które się na nią składają, ochrona mienia i jego mieszkańców, prowadzenie komisji bezpieczeństwa i higieny.

Kierownik utrzymania ruchu

• Musisz naprawić wszystkie problemy w rekordowym czasie, aby nie przerywać produkcji.
• Musisz organizować i koordynować zlecenia prac konserwacyjnych dla całego personelu.
• Koordynuj dostawę i odbiór materiałów niezbędnych do wykonania prac konserwacyjnych.
• Sprawdź kolejność i jakość wykonanych prac.
• Autoryzuj usuwanie materiałów przechowywanych w magazynie.
• W razie potrzeby musi zapewnić szkolenie w zakresie sprzętu, materiałów i narzędzi znajdujących się w obiektach.

Szef ochrony

Odpowiada za zapobieganie zagrożeniom zawodowym.

• Analizuj możliwe sytuacje ryzyka.
• Sporządź plany bezpieczeństwa.
• Sprawdź zespół.
• Systemy monitorujące.
• Zapewnia bezpieczeństwo klientom i pracownikom.
• Przygotuj raporty o wszystkim, co zostało zrobione i wydarzyło się.
• Kontrola parkowania.

Garden Manager

Odpowiada za wszystko, co dotyczy ogrodu i jego utrzymania.

Kierownik administracyjny

Jego zadaniem jest planowanie i kierowanie zarządzaniem administracyjnym przedsiębiorstwem.

• Zarządzaj relacjami z dostawcami.
• Dyscyplinarna kontrola personelu.
• Twórz strategie produkcyjne itp.

Szef działu zasobów ludzkich

Odpowiada za wszystko, co wiąże się z kontrolą zasobów ludzkich i pracuje w bezpośrednim kontakcie z Dyrekcją Generalną i innymi menadżerami.

• Musisz utrzymywać korzystne środowisko pracy.
• Zorganizuj podsystemy HR.
• Pośredniczy w konfliktach między pracownikami.
• Zapewnij dobro relacji pracownik-firma.

Kierownik magazynu

Kontroluje wejścia i wyjścia wszystkich materiałów, sprzętu, produktów, narzędzi i ogólnie całego majątku będącego własnością firmy.

Przeprowadza również audyty i inwentaryzacje w celu prawidłowej i skutecznej kontroli.

Asystent księgowości

Jego praca związana jest z zadaniami księgowymi, wśród wielu z jego wielu funkcji można znaleźć:

• Zarządzanie zapasami.
• Usługi płatne.
• Zwrot podatku.

Asystent ds. Administracyjnych

Jego główne funkcje to:

• Przetwarzaj korespondencję, odbieraj dokumenty, odpowiadaj na telefony, wizyty, archiwizuj dokumenty, przetwarzaj pliki, aktualizuj program itp.

Inny schemat to: