15 NAJWAŻNIEJSZYCH FUNKCJI BIUROWYCH, KTÓRE OPANUJESZ - PRACA - 2025

Te funkcje biurowe dominuje są działania administracyjne prowadzone przez pracowników spółki, organizacji lub instytucji, a które są niezbędne dla funkcjonowania samo. Jeśli zostanie to zrobione skutecznie, wyniki będą zwykle znacznie lepsze niż w przypadku wykonania źle.

Praca biurowa odbywa się zwykle od poniedziałku do piątku i zaczyna się o 8 lub 9 rano i trwa do 16 lub 17, chociaż różni się w zależności od kraju lub regionu.

Większość prac biurowych wymaga podstawowych umiejętności, takich jak: płynna komunikacja ustna, umiejętność pisania, archiwizowania oraz pewne doświadczenie w obsłudze sprzętu biurowego, takiego jak komputery, kserokopiarki itp.

W zależności od poziomu zajmowanego stanowiska lub odpowiedzialności wymaga od osoby wykształcenia technicznego, wyższego lub czwartego stopnia.

Główne funkcje biura, które opanujesz

1- Planowanie

Jest to pierwsze i najważniejsze z zadań, ponieważ polega na określeniu, w jaki sposób metody i struktury organizacyjne mogą wnieść wkład do biznesplanu.

Istnieją narzędzia technologiczne, które pomagają później określić te metody w zadaniach rozdzielonych między członków zespołu, ale tylko dobre planowanie może zagwarantować, że wszystko w końcu przyczyni się do osiągnięcia celu biznesowego.

Planowanie ogólne wymaga jasnej wizji biznesowej i określonego poziomu hierarchii w firmie, ale każdy członek zespołu musi tak zaplanować swoją pracę, aby dotrzymać ustalonych celów i terminów.

2- Transkrypcja i / lub pisanie raportu

Zadaniem, które codziennie zajmuje czas tych, którzy pracują w biurze, jest pisanie na dowolnym nośniku raportów, które wspierają lub wyszczególniają ich funkcje lub służą do wyjaśnienia pozostałym współpracownikom szczegółów (tło, postęp, wyniki, zalety i minusy itp.) danego projektu.

Dokumenty te służą również jako zapis działalności organizacji, do której należy to biuro, na potrzeby przyszłych audytów lub przeglądów.

3- Uczestnicz w spotkaniach

Są to spotkania członków zespołu roboczego, podczas których wymieniane są pomysły na temat bieżących projektów, przedstawiane są nowe propozycje, prezentacje, raporty czy raporty.

Zwykle ich celem jest ukierunkowanie wszystkich obecnych na osiągnięcie wspólnego celu, przypisanie każdemu ról, zadań i terminów. Służą również do rozwiązywania problemów, które mogły się pojawić podczas wykonywania zadań.

Zwykle mają bardzo określoną częstotliwość, czas trwania i dynamikę. Podobnie to, co jest w nich omawiane, jest zwykle rejestrowane w minutach lub minutach do zgłoszenia.

Niektóre organizacje spotykają się codziennie, inne kilka dni w tygodniu, inne co dwa tygodnie, a jeszcze inne co miesiąc. Częstotliwość spotkań zależy od firmy i jej potrzeb.

4- Zaplanuj spotkania

Chodzi o takie skoordynowanie programu wszystkich osób, które muszą być na spotkaniu, w taki sposób, aby zbiegły się w określonym miejscu i czasie.

Może to być trudne zadanie, więc poleganie na technologii może być dobrym pomysłem. Istnieją aplikacje, takie jak ScheduleOnce, które umożliwiają automatyczne planowanie spotkań, pozwalając zaproszonym osobom zobaczyć dostępne terminy i wybrać dogodny dla nich czas.

5- Sprawdź firmową pocztę e-mail

To zadanie może zająć dużo czasu. Raport Adobe opublikowany w 2016 roku, będący wynikiem ankiety przeprowadzonej samodzielnie przez ponad tysiąc pracowników, ujawnia, że ​​spędzamy średnio 20,5 godziny tygodniowo, sprawdzając naszą służbową pocztę e-mail.

Klasyfikacja, czytanie i odpowiadanie na e-maile jest bardzo powszechną formą komunikacji i umożliwia wymianę plików i wrażeń związanych z projektem lub procesem organizacyjnym.

Chociaż firmy nieustannie szukają wydajniejszych sposobów zarządzania wiadomościami e-mail, istnieją również aplikacje, takie jak inteligentne etykiety Gmaila, które służą do tego.

Innym sposobem usprawnienia tego zadania jest uwzględnienie standardowych szablonów wiadomości e-mail lub tekstów, które można wysyłać z minimalnymi modyfikacjami do różnych odbiorców iw różnym czasie.

6- Zarządzanie finansami

W tym zadaniu należy zagwarantować, że pieniądz spełnia swój cykl życia przy zakupie i sprzedaży produktów i usług; mieć wszystkie faktury przedłożone, zaksięgowane, opłacone i wysłane. Oczywiście są biura, które tylko to robią.

Działalność ta obejmuje również aktualizowanie kont finansowych i dokumentów prawnych, tak aby nie było problemów z ramami prawnymi dotyczącymi danej organizacji.

7- Logistyka

Funkcja ta zapewnia, że ​​wszystkie towary związane z pracą firmy są transportowane do iz magazynów i klientów. Obejmuje również współpracę z dostawcami w celu pozyskania surowców do produkcji nowych produktów.

Celem tej funkcji jest zagwarantowanie, że firma posiada wszystko, co jest niezbędne do utrzymania ciągłości produkcji towarów lub usług, które komercjalizuje.

8- Zwróć uwagę

W biurze również wymagane jest odebranie telefonu, gdyż jest to środek komunikacji z klientami, dostawcami oraz między samymi współpracownikami.

Choć wydaje się to proste, wymaga pewnego protokołu, bo może być głosem, który ktoś spoza firmy kojarzy z jej wizerunkiem. Dlatego ważne jest, aby przestrzegane były zasady uprzejmości, utrzymany został ton instytucjonalny, głośność głosu i używane słownictwo były umiarkowane.

Inną ważną informacją, która jest czasami pomijana podczas wykonywania tej funkcji, jest zapisanie jak największej ilości danych o osobie po drugiej stronie telefonu; Pozwoli to zasilić firmową bazę kontaktów i umożliwić poprawne śledzenie sprawy omawianej podczas rozmowy telefonicznej.

9- Organizacja plików

Większość zadań wykonywanych w biurze generuje jakiś dokument: faktury, notatki, protokoły, protokoły, raporty sprzedaży itp.

W wersji cyfrowej lub papierowej jest to ilość informacji, która wymaga od osoby odpowiedzialnej za ich katalogowanie, archiwizowanie i zabezpieczanie zgodnie z ich znaczeniem dla firmy.

Właśnie ten ostatni punkt, dotyczący ochrony informacji, jest problemem, który stał się problemem dla wielu organizacji, dlatego pojawia się coraz więcej narzędzi, protokołów i procedur, które zapewniają bezpieczeństwo plików i transmisji danych. wrażliwe dane w organizacji.

W niektórych przypadkach używane są zewnętrzne dyski twarde, podczas gdy w innych istnieją specjalne serwery dla tych przypadków lub platformy przechowywania w „chmurze”, takie jak Microsoft OneDrive, Google Drive lub Apple iCloud.

10- Dystrybucja poczty firmowej

Zadaniem, które choć nie wymaga bardzo wysokiego przygotowania akademickiego, ale wymaga dobrej organizacji, odpowiedzialności i poczucia pilności, jest dystrybucja korespondencji w biurze.

Szkic projektu, karta kredytowa wysłana przez bank, faktury od dostawcy lub list odpowiedzi od podmiotu rządowego to tylko niektóre z dokumentów, na które może czekać każdy pracownik i na których wiele innych procesów w ramach firmy.

11- Obsługa klienta

Ta funkcja polega na fizycznej obsłudze klientów w przypadku pytań lub skarg dotyczących produktów lub usług oferowanych przez firmę.

12- Drukowanie i kopiowanie dokumentów

Polega ona na wydrukowaniu dokumentów, które należy zachować fizycznie lub sporządzeniu kopii tych, które muszą być przechowywane w dwóch egzemplarzach lub dostarczone pracownikom firmy.

13- Wywiady z kandydatami

Jest to jedno z zadań procesu doboru personelu. Mogą być realizowane indywidualnie lub w grupach, czyli skupiając się na jednym kandydacie lub kilku.

14- Zakup materiałów eksploatacyjnych i biurowych

Materiały biurowe są niezbędne dla jego wydajności. Materiały papiernicze, tusz do drukarki, opakowanie lub papier powinny być zawsze dostępne, dlatego powinien być ktoś odpowiedzialny za zarządzanie nimi.

15- Funkcje administracyjne

Procedury administracyjne są niezbędne, aby firma mogła utrzymać stabilność i osiągnąć sukces biznesowy. Świadomość kwestii prawnych, papierkowej roboty i innych schematów biurokratycznych to tylko niektóre z tych funkcji.

Bibliografia

1. Audra Bianca (s / f). Wskazówki dotyczące organizacji i planowania biura. Odzyskany z: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 zadań biurowych, które możesz i powinieneś zautomatyzować. Odzyskany z: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Ile godzin swojego życia zmarnowałeś na służbową pocztę e-mail? Wypróbuj nasz przygnębiający kalkulator. Odzyskany z: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista ofert pracy w biurze. Odzyskany z: work.chron.com.
5. Co robi asystent w biurze. Odzyskany z learn.org.
6. Co dokładnie robią ludzie na stanowiskach biurowych. Odzyskany z: reddit.com.